Czy słyszeliście o firmach zarządzających podróżami służbowymi (TMC – Travel Management Companies)? Czy jesteście w stanie wymienić nazwy platform internetowych do organizacji podróży służbowych. Na polskim rynku mamy wiele wyspecjalizowanych biur podróży, które skoncentrowane są na pośredniczeniu w rezerwacjach wyjazdów służbowych. Jednak dziś biura te nie są już jedynym i najlepszym sposobem na rezerwację podróży służbowych. Wiele organizacji decyduje się obecnie na dodatkowe rozwiązania i wdrażają specjalistycznego oprogramowanie do samodzielnej organizacji i zarządzania podróżami.
Wybierając odpowiedni model organizowania podróży służbowych, organizacje muszą brać pod uwagę nie tylko jakość samej oferty turystycznej (wysokość rabatów, szerokość oferty, dostępność) ale również koszty związane z korzystaniem z danego modelu. Inaczej wyglądają koszty korzystania z biura podróży, a inaczej koszty związane z samodzielną rezerwacją przez OTA. Jeszcze inaczej należy podchodzić do opłat naliczanych przez TMC, które oferują swoje OBT (online booking tool).
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o kosztach związanych z organizacją podróży służbowych, o opłatach za zarządzanie podróżami, i o tym, jak je obniżyć.
Rodzaje opłat związanych organizacją podróży służbowych
Menedżerowie ds. podróży (Travel Managers) mają wiele możliwości wyboru rozwiązania do rezerwacji podróży dla swojej firmy. Mogą zdecydować się na korzystanie z tradycyjnego TMC, samodzielnej rezerwacji na stronach konsumenckich, lokalnych biurach podróży lub narzędzia do rezerwacji online (OBT). Każda z tych opcji oferuje różne zalety i wady, a także różne poziomy i struktury opłat, które są dodatkowym kosztem organizowania podróży służbowych.
Aby lepiej zrozumieć opłaty naliczane przez dostawców usług należy najpierw dokonać podstawowego ich podziału. Oto krótki przegląd:
Opłaty wdrożeniowe
Koszty wdrożenia są zazwyczaj związane z platformami internetowymi OBT. Jednak nie wszystkie firmy oferujące oprogramowanie do zarządzania podróżami służbowymi pobierają opłaty. Zasadniczo firmy pobierają opłatę za wdrożenie na etapie onboardingu, gdy zaczyna się pracę z nowym pakietem oprogramowania. Opłata obejmuje koszt wdrożenia oprogramowania i przeszkolenia pracowników w zakresie jego obsługi. Opłatą wdrożeniowym mogą czasami towarzyszyć również opłaty licencyjne.
Opłaty transakcyjne (serwisowe)
Opłaty transakcyjne są zwykle naliczane jako procent każdej transakcji (rezerwacji) lub w formie stałej kwoty doliczanej do każdej transakcji (rezerwacji). W takim przypadku każde działanie związane z podróżą, które TMC lub biuro podróży podejmuje w Twoim imieniu (takie jak rezerwacja, zmiana lub anulowanie) wiąże się z odpowiednią opłatą. Na polski rynku podróży służbowych opłaty transakcyjne za dokonanie rezerwacji noclegu mogą dochodzić do 20 PLN + VAT, w przypadku biletu lotniczego może być znacznie wyższa, bo nawet 50 PLN + VAT.
Opłaty abonamentowe
Opłaty abonamentowe to forma opłat pobierana przez firmy dostarczające/udostępniające oprogramowanie do samodzielnej rezerwacji i zarządzania podróżami służbowymi. Platformy rezerwacyjne typu KDS NEO, SAP CONCUR, LOLA, TRIPACTION… Opłaty te naliczane są zazwyczaj za każdego użytkownika/ pracownika posiadającego dostęp do aplikacji, i zaczynają się na poziomie około 10 EUR za miesiąc.
Opłaty za zarządzanie podróżami służbowymi
Opłaty za zarządzanie mają na celu pokrycie kosztów usług TMC. Obejmują one szeroko rozumiane zarządzanie polityką podróży klienta. W zakres tych usług wchodzą np. raportowanie, analizowanie, doradzanie, optymalizowanie, negocjacje indywidulanych rabatów z hotelami i liniami lotniczymi, etc. Opłata za zarządzanie jest często pobierana jako cykliczna opłata miesięczna, zwykle w przypadku stałej umowy współpracy. Opłaty za zarządzanie pobierane są zazwyczaj przez TMC, ponieważ zwykłe biura podróży nie oferują usług związanych z zarządzaniem i optymalizacją polityki podróży, skupiając się tylko na pośredniczeniu w dokonywaniu rezerwacji.
Opłaty za usługi conciergie i dostępność 24/7
Niektóre TMC i biura podróży pobierają dodatkową opłatę za usługi concierge. Podczas gdy zwykłe usługi rezerwacji podróży służbowych mogą obejmować rezerwacje pociągów, lotów lub hoteli, usługi concierge obejmują obsługę VIP (Zarząd) czy też wsparcie w organizacji podróży prywatnych. Niektóre TMC i biura podróży oferują możliwość całodobowej rezerwacji przez telefon. W takim przypadku mogą doliczyć dodatkową opłatę za rezerwacje telefoniczne.
Rezerwuj regularnie przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zawsze zwrot do 3% wartości swoich rezerwacji.
Sposoby rezerwacji podróży służbowych i opłaty z nimi związane
Podróże służbowe organizowane via TMC - Travel Management Company
TMC to wysoko wyspecjalizowane biura podróży służbowych, które oferują różnorodne usługi, od bieżącej obsługi rezerwacji po zarządzanie firmową polityką podróży. Mogą pomóc firmom w funkcjach związanych z raportowaniem i rozliczaniem wydatków, zarządzaniem ryzykiem podróż, itd. Jednak nie zawsze są one najskuteczniejszym sposobem rezerwacji podróży. Niektóre TMC oferują przestarzałe platformy oprogramowania, słabą obsługę klienta, długoterminowe umowy ze sztywnymi warunkami oraz brak autonomii w rezerwacji.
Tradycyjne TMC korzystają z kilku różnych modeli opłat. Według ekspertów Travelsupport.pl większość TMC w Polsce pobiera głównie opłaty transakcyjne. Jednak w Europie wiele TMC przechodzi teraz na modele opłat za zarządzanie lub abonamenty, ponieważ zapewniają one większą przewidywalność dla TMC.
Polskie TMC nie są gotowe na przejście na model opłat za zarządzanie lub abonament, ponieważ w większości (z kilkoma wyjątkami) praktycznie nie oferują specjalistycznych usług zarządzania polityką podróży służbowych. Z drugiej strony klienci (polskie firmy) preferują jeszcze strukturę opłat, transakcyjnych (doliczanych do każdej rezerwacji) ponieważ umożliwia ona łatwiejszą alokację kosztów bezpośrednio do centrów kosztowych i w dużej mierze pozwala uniknąć konieczności ustalania kosztów centralnych.
Standardowe biuro podróży
Większość polskich firmy korzysta z lokalnych biur podróży, a nie firm zarządzających podróżami służbowymi (TMC). Takie podejście zapewnia bardziej osobisty charakter obsługi, ale ma również też kilka wad. Lokalne biura podróży zazwyczaj nie pomagają firmom w zorganizowanym zarządzaniu księgowością i śledzeniu wydatków. Nie będą też pomocne w tworzeniu i egzekwowaniu zasad podróży służbowych. Nie wspierają swoich klientów w negocjacjach indywidulanych rabatów z dostawcami (hotelami i liniami lotniczymi). Biura podróży tradycyjnie zarabiają głównie na opłatach transakcyjnych doliczanych do każdej rezerwacji i/lub prowizji pobieranej w formie % od wartości zrealizowanego zamówienia (5-10%).
Bezpośrednio na stronach hoteli, linii lotniczych i kolejowych
Organizacje zwracające uwagę na budżet mogą chcieć całkowicie wyeliminować pośredników i zdecydować się na samodzielną rezerwację podróży za pośrednictwem konsumenckich witryn internetowych (np. Booking.com, Hotels.com czy też Lot.com, Qatar.com). Chociaż wydaje się, że samodzielne rezerwowanie podróży przez strony konsumenckie nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi opłatami, to w rzeczywistości może wiązać się z dodatkowymi kosztami, szczególnie jeśli robi się to nieumiejętnie.
Po pierwsze, TMC i biuro podróży mogą pomóc firmom w wyszukiwaniu i porównywaniu najlepszych ofert i rabatów korporacyjnych. Strony konsumenckie nie zawsze dają dostęp do takich ofert.
Po drugie, jeśli firmy dokonują dużej liczby rezerwacji w witrynach konsumenckich, będą miały trudności ze śledzeniem wydatków na podróże i otrzymywaniem faktur z różnych stron internetowych.
Po trzecie, jeśli organizowaniem podróży służbowych zajmuje się samodzielnie każdy pracownik, to firma nie także pewności że zasady dotyczące podróży są przestrzegane.
Narzędzia do rezerwacji online (OBT)
Wreszcie platformy oprogramowania do zarządzania podróżami, znane również jako narzędzia do rezerwacji online (OBT) , oferują wydajne, nowoczesne rozwiązanie dla podróży służbowych. Te pakiety oprogramowania zapewniają te same usługi, których można oczekiwać od tradycyjnego TMC, ale w konkurencyjnej cenie i z większą kontrolą nad własnymi rezerwacjami.
Wiele OBT integruje się z polityką podróży firmy i narzędziami innych firm. Ponadto oferują takie funkcje, jak scentralizowane fakturowanie, kompensacja emisji dwutlenku węgla i odzyskiwanie podatku VAT.
Różne narzędzia do rezerwacji online mają różne struktury opłat. W większości przypadków jest to jednorazowa opłata wdrożeniowa oraz niewielka opłata opłata transakcyjna doliczana do każdej rezerwacji. Można też znaleźć rozwiązania oferujące stałą opłatę abonamentową.
Jak obniżyć opłaty za organizacje podróży służbowych?
Podsumowując, aby zapewnić swojej firmie niedrogą opcję zarządzania podróżami i uzyskać oszczędności, należy zrozumieć różne modele organizowania podróży służbowych i towarzyszące im rodzaje opłat, a następnie wybrać taki, który odpowiada potrzebom biznesowym firmy. Oceniając opłaty związane z wybranym modelem, nie zapomnij wziąć pod uwagę czasu poświęconego na rezerwację oraz tego, czy opłaty są cykliczne, czy na podstawie poszczególnych podróży.
Więcej na tan temat znajdziesz tutaj:
Opłaty i prowizje – Ile kosztuje współpraca z biurem podróży
Narzędzia do rezerwacji online. Jak je wdrożyć.
Audyt podróży służbowych. Dlaczego warto to zrobić.
Negocjacje z biurem podróży. Jak to się robi.
