Istotnym elementem dobrej polityki wyjazdów służbowych są wynegocjowane rabaty i / lub korzyści, które są Twoja firma uzyskuje od dostawców usług turystycznych. Dostawcami są oczywiście linie lotnicze, wypożyczalnie samochodów, hotele, firmy obsługujące karty wirtualne i karty kredytowe. Rabaty jakie wynegocjujesz w tych firmach mogą mieć znaczący wpływ na wydatki i koszty związane z organizacją i obsługą wyjazdów służbowych. W jaki sposób Twoja firma może zmaksymalizować rabaty u dostawców? Czy rabaty są dostępne dla małych i średnich przedsiębiorstw? Co Twoja organizacja musi mieć, aby negocjować obniżone stawki? Czy współpraca z biurem podróży gwarantuje dostęp do najniższych cen? A co z opłatami transakcyjnymi naliczanymi przez agentów? Czy je też można negocjować? O tym wszystkim dowiesz się w tym artkule.
Obsługa wyjazdów służbowych przez biuro podróży nie jest tania.
Jeśli Twoja firma zdecydowała się na współprace z biurem podróży i to jemu zleciła kompleksową obsługę wyjazdów służbowych, musisz wiedzieć, że żadne biuro podróży nie gwarantuje Twoje firmie dostępu do najniższych cen. Nie jest ważne jak bardzo przedstawiciel/ka biura podróży będzie się zarzekać i obiecywać, biuro podróży nigdy nie zagwarantuje Twojej firmie, że wszystkie rezerwacje będą dokonywane po najlepszych możliwych stawkach. Pamiętaj, biuro podróży jest pośrednikiem i zarabia na prowizji od wartości rezerwacji jakie robi dla Twojej firmy.
Co zatem zrobić, aby Twoja firma miała dostęp do najlepszych możliwych cen, a jednocześnie korzystać z kompleksowej obsługi wyjazdów służbowych przez biuro podróży? Trzeba samodzielnie wynegocjować stawki z dostawcami. Jak to zrobić? Należy się do tego przygotować.
Po pierwsze. Wiarygodne dane z raportów.
Poproś biuro obsługujące podróże służbowe w Twojej firmie o przegotowanie solidnego raportu za ostatni okres (minimum 2 lata). Raport musi być bardzo szczegółowy. Muszą się w nim znaleźć takie elementy, jak najczęściej odwiedzane hotele, najczęściej kupowane trasy lotnicze, liczba podróżnych każdego roku, itd. Dane te pozwolą Tobie ocenić możliwości negocjacyjne Twoje firmy. Weź też pod uwagę to, że prawdopodobnie część pracowników w firmie nie zawsze korzysta z biura podróży organizując swoje wyjazdy służbowe. Informacje o tych wydatkach nie będą uwzględnione w raporcie od biura podróży. Wartość takich podróży może być SZOKUJĄCO wysoko. Dobrym źródłem danych o wydatkach na wyjazdy firmowe jest oczywiście dział księgowości/dział finansowy. Pamiętaj, bez dokładnych informacji o tym ile Twoja firma wydaje na wyjazdy służbowe nie siadaj do stołu negocjacyjnego.
Po drugie. Wartość wydatków na wyjazdy firmowe.
Jeśli jesteś małą lub średnią organizacją, słowo „wolumen” nie powinno Cię przerażać. Chociaż prawdą jest, że większe ilości przyczyniają się do większych oszczędności. Rozmiar jednak nie powinien uniemożliwiać poszukiwania rabatów u dostawców usług turystycznych. Przeanalizuj dokładnie dane, bo może się okazać, że Twoje 50 noclegów rocznie w Warszawie to za mało żeby dostać rabat 25% w Novotelu, ale w zupełności wystarczy na 20% w Golden Tulipie lub Oxygen Residence. Wolumen, czyli ogólna wartość wydatków na wyjazdy służbowe ma też duże znaczenia w negocjacji opłat transakcyjnych z biurem podróży. Z uwagi na to, że agent kompleksowo zajmuje się podróżami służbowymi, pośredniczy w rezerwacji każdej usługi. Biuro podróży zarabia na prowizji od każdej rezerwacji, średnio jest to 10%. Dlatego też, kiedy wydatki roczne Twojej firmy na podróży służbowe wynoszą 100tyś PLN, agent wie że prawdopodobnie zarobi na Twoje firmie dodatkowe 10tyś PLN. Warto to wiedzieć i wykorzystać w negocjacji opłat transakcyjnych naliczanych przez biuro podróży.
Duża firma może mieć setkę podróżnych latających po całym świecie, ale jeśli masz 5 lub 10 pracowników, którzy co tydzień odwiedzają to samo miejsce docelowe, możesz wykorzystać te informacje i ubiegać się o zniżkę na określonej trasie w linii lotniczej lub w określonym hotelu. W obecnej sytuacji hotelarze są bardzo chętni do dawania rabatów korporacyjnych nawet małym firmom ponieważ nie są pewni jak będzie wyglądał rynek wyjazdów służbowych za 2-3 kwartały. Kontrakt z firmą daje hotelowi chociaż cień szansy na to, że ta firma będzie w miarę regularnie go odwiedzać.
Po trzecie. Gwarancja realizacji kontraktu.
Kiedy negocjujesz specjalne stawki i rabaty z biurem podróży, linią lotniczą czy hotelem, oni wszyscy (jeśli są poważnymi i graczami) będą chcieli usłyszeć o Twojej polityce podróży służbowych i sposobach jej egzekwowania. Jeśli wyczują, że Twoja firma nie ma kontroli nad tym, jak i kiedy Twoi pracownicy podróżują służbowo, jak rezerwują swoje noclegi, nie będą chętni dać Tobie dobrego rabatu. Dla biura podróży, dla linii lotniczej i sieci hotelowej, tak samo ważne jak deklaracja wolumenu jest to, czy Twoja firma dostarczy ten obiecany wolumen. W przypadku twardych negocjacji oraz wówczas kiedy Twoja firma ma jasną i restrykcyjną politykę podroży, warto zastanowić się na użyciem argumentu “na wyłączność”. Każdy hotel, każde biuro podróży, które uzna, że Twoja firma będzie realizować wyjazdy służbowe tylko u niego, będzie skłonne ściągnąć dodatkowe kilka % ze swojej marży/rabatu/oferty.
Wszystko gotowe? Negocjacje czas zacząć.
Po wykonaniu tych trzech kroków możesz rozpocząć rozmowę ze swoimi dostawcami na temat obniżonych stawek. Więc jakie są twoje następne kroki?
Nawiąż relacje
Relacje, które masz z obecnym agentem, czy też z hotelami mogą poprawić lub zniweczyć twoją zdolność do negocjowania rabatów. Czy Twoi pracownicy regularnie korzystali z ich usług? Czy może rezerwowali samodzielnie? Czy Twój menedżer ds. podróży stale kontaktuje się z biurem podróży w celu wprowadzenia ulepszeń lub aktualizacji zasad dotyczących podróży? Jeśli już regularnie rozmawiasz ze swoimi dostawcami, „prośba” o rabat staje się naturalnym kolejnym krokiem w partnerstwie biznesowym.
Pozbądź się myśli, że „moja firma jest za mała”
Umowa z biurem podróży służbowych powinna być oparta na lojalności. Każdy agent będzie skłonny dać dobre rabaty lojalnej firmie z mniejszym wolumenem niż dużej międzynarodowej organizacji, która korzysta z kilku agentów jednocześnie. Umowy na wyłączność mogą być korzystne dla obydwu stron, ważne jest jednak, aby każda ze stron zachowała jednak jakąś swobodę. Firma nie może być karana za to, że sporadycznie zdarzą się rezerwacje nie dokonane za pośrednictwem agenta. Z drugiej strony agent nie musi mieć np. obowiązku rezerwacji noclegów wg kontraktów własnych klienta.
Zapytaj o dedykowane stawki korporacyjne w hotelach.
Najprawdopodobniej Twoi pracownicy regularnie zatrzymują się w hotelach określonych marek w oparciu o preferencje i dostępność w miastach docelowych. Jeśli nie masz wynegocjowanych stawek w hotelach, zapytaj się swojego agenta czy może Tobie w tym pomóc i jak ta pomoc będzie wyglądać. Pamiętaj, że taka usługa ze strony agenta może być dodatkowo płatna ponieważ większość agentów nie będzie chciała rezerwować noclegów po Twoich stawkach hotelowych. Taka sytuacja jest genialnym punktem negocjacyjnym.
Nie zapomnij o firmach obsługujących karty kredytowe.
Jeśli Twoja firma do organizacji podróży służbowych używa kart kredytowych zamiast starodawnego przelewu, sprawdź jakie możliwości do negocjacji dają firmy obsługujące karty kredytowe. One są również otwarte na negocjowanie opcji dotyczących Twojego konta firmowego. W zależności od całkowitego wolumenu transakcji Twojej firmy możesz negocjować wyższe limity kredytowe, niższe opłaty roczne lub rabaty dla osób często podróżujących związane z używaniem kart.
Niech negocjacje będą częścią ogólnej strategii biznesowej.
Uświadom biuro podróży z którym prowadzisz rozmowy, że negocjacje usług związanych z obsługą wyjazdów służbowych będą stałym elementem waszej współpracy. Oczekuj od swojego przyszłego agenta stałego monitorowania wydatków, aby lepiej zrozumiał, co kwalifikuje się do zniżki. Informacje te będzie można następnie wykorzystać do podjęcia strategicznych decyzji biznesowych, które będą uwzględnione w polityce podróży służbowych.
Pozycja Travel & Entertainment będzie prawdopodobnie drugim co do wielkości wydatkiem podlegającym kontroli w budżecie Twojej firmy. Wiedza o tym, ile Twoja firma wydaje na podróże, zrozumienie liczby podróży i preferencji podróżnych może pomóc zwiększyć zdolność do negocjowania znaczących rabatów z biurem podróży. Postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami negocjacyjnymi, w mgnieniu oka zaczniesz czerpać korzyści z podróży ze zniżką.
