Travelsupport.pl

Dlaczego firmowa polityka podróży nie pozwala zaoszczędzić pieniędzy?

Firmowa polityka podróży powinna ograniczać zbędne wydatki na wyjazdy firmowe. Dlaczego tak się nie dzieje?
firmowa polityka podróży

Udostępnij:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email

W większości polskich firm panuje przekonanie, że firmowa polityka podróży jest jedynym sposobem na zmniejszenie wydatków na wyjazdy. Firmy uważają, że sam fakt posiadania firmowej polityki podróży zagwarantuje im pełną kontrole nad tą kategorią kosztów. Według ekspertów Travelsupport, jest to niezwykle przestarzałe i błędne podejście, które w rzeczywistości bardzo szybko osłabi zdolność firmy do zarządzania procesem organizacji podróży służbowych.

 

Oto trzy kroki, aby faktycznie zaoszczędzić na podróżach służbowych:

Firmowa polityka podróży musi być dynamiczna, a nie statyczna.

Opieranie firmowej polityki podróży na sztywnych limitach wydatków jest w obecnych czasach przepisem na generowanie zbędnych wydatków. Chyba każdy już wie, że ceny noclegów i biletów lotniczych mogą się drastycznie zmieniać w zależności od czasu i miejsca podróży, dlatego wdrożenie elastycznej i inteligentnej polityki podróżowania ma kluczowe znaczenie dla obniżenia kosztów podróży.

Przykład 1.

Firmowa polityka podróży i sztywne limity wydatków.

Załóżmy, że firmowa polityka podróży pozwala Twoim pracownikom na nocleg w Warszawie w cenie nie wyższej niż 300 PLN/doba ze śniadaniem. Taką cenę można znaleźć prawie przez cały rok, ale nie we wrześniu, październiku i czerwcu, kiedy w Warszawie odbywają się np. międzynarodowe konferencje. Ceny zwykłych hoteli 3* skaczą wówczas do poziomów 400PLN i więcej. 

Teraz wyobraź sobie, że w ciągu roku kilku pracowników Twoje firmy musi rezerwować noclegi w związku ze swoimi podróżami służbowymi, akurat w tych drogich okresach. Pracownicy będą mieli problem ze znalezienie zakwaterowania poniżej limitu 300PLN. Część z nich znajdzie hotele z dala od centrum, ale za to zwiększy koszty i czas dojazdu na spotkanie (Taxi). Cześć pracowników będzie musiał, mimo limitu skorzystać z droższego hotelu, więc wydłuży się proces rezerwacji, przez to że pracownik będzie musiał otrzymać zgodę na przekroczenie limitu wydatków. Najgorsze jest jednak to, że znajdą się też tacy pracownicy, którzy nie będą przestrzegać limitu,  zasłaniając się nie znajomością zasad polityki podróży. Niestety, takie przekroczenia będą częste, a przy braku odpowiednich narzędzi, firma nie ma możliwości zareagowania na tę sytuacje przed dokonaniem rezerwacji ponad limit.

Efektem zbyt sztywnej polityki podróży służbowych jest niezadowolenie pracowników i tendencja do łamania jej zasad. Firma wówczas szybko traci kontrole nad wydatkami. W skali rocznych wydatków na podróży służbowe, które w wielu firmach przekraczają 1 mln PLN, brak kontroli może kosztować te firmy nawet kilka % całego budżetu. Żaden dyrektor finansowy nie będzie zadowolony z faktu, że 30.000 PLN wydawane jest bez sensu.  

Przykład 2.

Dynamiczna polityka podróży to zadanie Travel Managera.

Zakładamy, że pracownicy podróżują regularnie do Warszawy, Krakowa, Katowic. W każdym z tych miasta firmowa polityka podróży pozwala na nocleg w limicie 300 PLN. Okazuje się jednak, że w lipcu i sierpniu w Warszawie i w Katowicach ceny noclegów spadają do 200 PLN. W Krakowie w styczniu i lutym można znaleźć dobry hotel w centrum nawet za 180 PLN. Dlaczego, w taki razie pracownicy mają wydawać na hotele 300 PLN? Skoro mają wyznaczony limit, to naturalnym ludzkim zachowaniem jest to, że znajdą lepszy hotel za te 300 PLN.

Co zrobić, aby firma mogła zaoszczędzić na tego typu zbędnych wydatkach? 

Odpowiedzią jest Travel Manager, czyli osoba która dynamicznie zarządza firmową polityka podróży. Może to być odpowiednio przeszkolona Asystentka Zarządu albo Office Manager. Można skorzystać z wyspecjalizowanych firm konsultingowych takich jak Travelsupport. Travel Manager to osoba, która będzie śledzić trendy na rynku, będzie dostosowywać politykę podroży do zmieniających się warunków. Jej celem jest generowanie realnych oszczędności i eliminowanie zbędnych wydatków. W odróżnieniu od biura podróży, Travel Manager działa na korzyść firmy, ponieważ jego wynagrodzenie jest uzależniona od wygenerowanych oszczędności, biura podróży zarabiają dzięki temu, że firma wydaje dużo na podróże służbowe.

Firmowa polityka podróży musi zapewniać szeroki dostęp do ofert.

Oprócz specjalistycznych systemów rezerwacyjnych, przeznaczonych tylko do organizacji podróży służbowych, pracownicy często potrzebują dostępu do popularnych stron internetowych jak Booking.com. Do tych systemów są często bardziej przyzwyczajeni ponieważ organizuję przez nie swoje podróże prywatne. Bardzo często systemy typu Booking.com oferują lepsze ceny niż te dostępne w firmowych narzędziach. Jeśli pracownicy widzą, że na Booking.com dany hotel ma ofertę za 200 PLN, a na platformie firmowej nawet nie można znaleźć tego samego hotelu, rodzi to pytania o sens firmowej polityki podróży i skłania do jej ignorowania. 

Obecne rozwiązania oferowane przez Booking.com dla firm, są już na tyle elastyczne i rozbudowane, że z powodzeniem mogą stanowić część firmowej polityki podróży. 

firmowa polityka podróży

Rezerwuj przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zwrot 2% wartości swojej rezerwacji.

Dodaj marchewkę do polityki podróży firmowych.

Każda firma powinna porzucić myślenie, że jej pracownicy, organizując podróże służbowe w pierwszej kolejności myślą o najlepszym interesie firmy. Podczas rezerwowanie wyjazdu firmowego na decyzje pracowników ma wpływ wiele czynników, ale firmowa polityka podróży jest raczej na końcu takiej listy. Podróże służbowe mogą być stresujące, dlatego pracownicy powinni móc dokonywać rezerwacji na podstawie własnych preferencji — takich jak ulubiony program lojalnościowy lub czas lotu — a nie tylko według surowych sztywnych limitów korporacyjnych. W rzeczywistości badania sugerują, że cena jest zazwyczaj jednym z ostatnich czynników dla osób podróżujących służbowo.

Wprowadzając do firmowej polityki podróży odpowiednie zachęty, jak możliwość korzystania z programów lojalnościowych może istotnie wzmocnić chęć przestrzegania limitów.  Program lojalnościowy Travelsupport można łatwo zaimplementować do firmowej polityki podróży. Może on działać na prostej  zasadzie: “Jeśli skorzystasz z noclegu w cenie o 20 % niższej niż wyznaczony limit, otrzymasz bonus o wartości 2% wartości noclegu”. Taki program  zachęca pracowników do świadomego wydawania firmowych pieniędzy, dając jednocześnie udział w uzyskanych oszczędnościach.  

Najczęściej czytane:

Audyt podróży służbowych