Wybór odpowiedniego biura do obsługi podróży służbowych ma kluczowe znaczenie. Każda firma, która chce obniżyć koszty, poprawić przejrzystość i uzyskać większą kontrole nad wydatkami powinna dokładnie przeanalizować ofertę biur podróży. Niestety nie wszystkie biura podróży, które oferują zarządzanie podróżami służbowymi możemy nazwać TMC – Travel Management Companies. (Dowiedz się kiedy nie warto korzystać z biura podróży) W przypadku wybierania odpowiedniego biura podróży, procedura przetargowa może okazać się trudna, a czasami nawet może być złym pomysłem. Zdarzają się procedury przetargowe, które nie generują wystarczającej liczby ofert lub
generują oferty tylko od najsłabszych biur podróży.
Profesjonalne RFP do TMCKROK po KROKU
W tym szczegółowym przewodniku omówimy absolutnie wszystko co powinno znaleźć się w zapytaniu ofertowym RFP (Request for Proposal), aby rynek odpowiedział najlepszą możliwą ofertą obsługi podróży służbowych. Wskażemy również elementy dobrej oferty, na podstawie których będzie można odróżnić zwykłego pośrednika od wyspecjalizowanego biura zarządzającego podróżami firmowymi.
Rozdział 1.
Wstęp. Informacje o Twoje firmie.
Opis ogólny firmy
Przedstaw krótki przegląd swojej firmy (lata w biznesie,
główne wartości i misja firmy, kluczowe wydarzenia dla firmy, najważniejsi klienci, rekomendacje, nagrody itp.)
Informacje finansowe
Krótko przedstaw informacje o stanie finansów swojej firmy. Wykorzystaj ogólnodostępne informacje za raportów rocznych za ostatnie 3 lata obrotowe
Podróże służbowe
Opisz podróże służbowe w swojej firmie. Podaj np. średnią wysokość wydatków na noclegi, loty, eventy w ostatnich 3 latach. Opisz swoją politykę podróży służbowych.
Rozdział 2.
Informacje o biurze podróży - TMC.
Ogólne info o biurze
Krótka charakterystyka biura podróży, ile lat w branży, przykładowi klienci, linki do stron www i profili społecznościowych, nagrody branżowe, certyfikaty.
Informacje finansowe
Informacje o stanie finansów biura podróży, link do gwarancji ubezpieczeniowej, nr IATA, podstawowe informacje finansowe.
Rekomendacje
Linki do rekomendacji oraz case study. Krótki opis historii współpracy z najbardziej lojalnym klientem.
Rozdział 3.
Narzędzia do podróży służbowych.
Sposoby rezerwacji
Krótka charakterystyka oferowanego procesu rezerwacji. Jak wygląda rezerwacja online, a jak offline? Które usługi dostępne są online, a które tylko offline? Jakie są zalety i wady takiego podziału procesu rezerwacji?
Info o systemie online
Nazwa oferowanej platformy do rezerwacji online. Czy oferowana platforma rozwijana jest przez biuro podróży (oferenta), czy przez firmę zewnętrzną? Kto będzie odpowiedzialny jest za konfiguracje platformy?
Przykłady wdrożeń
Proszę przedstawić dowody na sprawne wdrożenie oferowanej platformy online dla firmy o podobny rozmiarze. Case study, referencje z odniesieniem do oferowanej platformy.
Wersja mobilna
Jakie funkcjonalności są dostępne przez wersje mobilną oferowanej platformy? Jakie ograniczenia ma wersja mobilna?
Wsparcie technicze
Jak wygląda usługa konfigurowania platformy? Czy jest dodatkowa płatna? Jak wygląda proces wdrożenia i szkoleń?
Możliwość integracji
Czy platformę do rezerwacji online można integrować z innymi systemami? Z jakimi ? Przykłady? W jakiej technologii następuje integracja?
Rozdział 4.
Obsługa procesu rezerwacji.
Doświadczenie konsultantów
Jakie jest średnie doświadczenie konsulatów obsługujących rezerwacje offline? Czy konsultant ma doświadczenie z każdym typem usługi?
Zatrudnianie nowych konsultantów
Jak wygląda sposób rekrutacji konsultantów, jakie są minimalne wymagania dla nowych konsultantów? Skąd firma pozyskuje konsultantów do obsługi rezerwacji?
Motywowanie konsultantów
W jaki sposób konsultanci są motywowani? Jak mierzone są ich wyniki pracy?
Czy mają cele do sprzedaży np.
określony produkt? Czy mają premie od sprzedaży?
Proces rezerwacji offline
Charakterystyka oferowanego procesu rezerwacji offline krok po kroku. Jakie jest czas na 1szą odpowiedź na zapytanie offline? Jaki jest czas na przygotowanie 1 szej oferty?
Obsługa rezerwacji grupowych i MICE
Czy biuro posiada osobny dział eventowy? Ilu konsutnatów? Jakie portfolio eventów, case study, referencje. Jakie są korzyści korzystania z tych usług?
Szkolenia dla podróżnych
W jaki sposób konsultanci będą szkolić pracowników firmy? Jak będą przekazywane kompetencje w zakresie organizacji podróży i działania rynku podróży służbowych?
Rozdział 5.
Polityka obsługi podróży służbowych.
Integracja polityki podróży
Czy biuro podróży dostosuje swoje procedury do firmowej polityki podróży służbowych? W jaki sposób? Jak wygląda integracja polityki podróży z platformą online? W jaki sposób biuro podróży pilnuje j?
Zarządzanie profilami pracowników
Jak tworzone są profile pracowników podróżujących? Jakie dane są gromadzone? Czy profile użytkowników są synchronizowane z profilami GDS? Jakie korzyści z tego wynikają? Jak wygląda proces aktualizacji bazy danych z profilami użytkowników? Czy platforma pozwala na masowy update?
Zarządzanie polityką podróży służbowych
W jaki sposób biuro podróży współpracuje z firmą w zakresie aktualizacji polityki podróży? Na jakie działania oferuje biuro podróży w tym zakresie? W jaki sposób biuro zachęca pracowników do przestrzegania zasad polityki podróży służbowych?
Limity wydatków na podróże służbowe
Jakie limity wydatków można wdrożyć na platformę online? W jaki sposób limity wydatków pilnowane są w przypadku rezerwacji offline?
Akceptacja wydatków
Jak wygląda proces akceptacji delegacji, wydatków w platformie online? Czy jest możliwość integracji platformy online z zewnętrznym systemem do akceptacji wydatków (np. Sap Concur)
Rozliczanie podróży służbowych
Jakie rozwiązania oferowane są, aby wesprzeć proces rozliczania wydatków na podróże służbowe?
Rozdział 6.
Baza oferty, dostawcy, integracje...
Źródło oferty-content
Skąd biuro podróży czerpie oferty? GDS – jakie? Integratory – jakie? Inni dostawcy – jacy? Który dostawca oferowany jest online, a który offline? Które NDC są w ofercie?
Elastyczność oferty
Czy jest możliwość wykluczenia określonego dostawcy ofert? Czy można wykluczyć rodzaj oferty (np. non-ref)? Czy można wprowadzić własne stawki firmowe i w jaki sposób będą dostępne?
Najniższe stawki
W jaki sposób biuro zapewnia dostęp do najniższych stawek hotelowych i lotniczych?Jak działa Gwarancja Dostępności Najniższej Ceny?
Rozdział 7.
Raportowanie i analizy
Rodzaje raportów
Jakie raporty oferowane są standardowo, a jakie na zamówienie? Przykłady? Jakie dane nie mogą być gromadzone? W jaki sposób zapewniona jest poprawność danych w raportach?
Dostęp do danych
Czy raporty dostępne są online? Czy dane w raportach online są dostępne w czasie rzeczywistym? Jeśli nie, to z jakim opóźnieniem generowane są prawidłowe dane?
Analizy i wnioski
W jaki sposób biuro podróży podchodzi do optymalizacji procesu zarządzania podróżami służbowymi w firmie klienta? Podaj przykładowy raport, jego analizę oraz wnioski.
Rozdział 8.
Śledzenie i bezpieczeństwo podróży służbowych.
Śledzenie podróży
Czy biuro oferuje śledzenie etapów podróży poprzez platformę rezerwacyjną? Czy ta funkcja dotyczy wszystkich typów podróży (samolot, hotel, samochód, pociąg)?
Zarządzanie kryzysowe
Czy biuro posiada zespół do zarządzania kryzysowego? Jak wygląda procedura na wypadek zamachu terrorystycznego?
Ubezpieczenia
Jak wygląda oferta ubezpieczeń podróży? Z jakich partnerów korzysta biuro podróży?
Rozdział 9.
Jakość świadczonych usług i SLA
Service Level Agreement
Czy biuro oferuje service level agreement? Jaki jest wzór! Czy są standardy jakości? Czy biuro posiada certyfikaty ISO?
Śledzenie jakości usług
W jaki sposób biuro śledzi jakość swoich usług? Przykład ankiety satysfakcji. W jaki sposób dostępna jest ankieta satysfakcji, czy klient/firma ma dostęp do wyników ankiety?
Usprawnienia
Jak wygląda podejście biura podróży służbowych do innowacji? Jakie są plany i wizje na rozwój poszczególnych kategorii usług.
Rozdział 10.
Odpowiedzialność korporacyjna i społeczna.
Ślad węglowy
Czy biuro oferuje raportowanie śladu węglowego generowanego przez podróże służbowe klienta/firmy? Jakie dane są raportowane? Jak dane są raportowane?
CSR
Jak wygląda polityka społecznej odpowiedzialności w biurze podróży? Przykłady działań z ostatnich 3 lat.
Wspracie
W jaki sposób biuro podróży może wspomóc działania firmy/klienta w osiągnieciu mniejszego wpływu na środowisko naturalne?
Rozdział 11.
Opłaty, ceny usług, płatności...
Model rozliczenia
W jaki sposób biuro pobiera wynagrodzenie za usługi związane z pośredniczeniem w rezerwacjach noclegów i biletów? Jaki daje to korzyści firmie/klientowi?
Model płatności
Jakie sposób płatność są dostępne? Jeśli BTM – to jakie opłaty dodatkowe? Jeśli przelew – to jaki termin płatności? Jeśli karta kredytowa klienta – to jakie opłaty?
Fakturowanie
W jaki sposób faktorowane są główne usługi (hotele, bilety…)? Jak wygląda kwestia VAT i możliwość odzyskania go?
Cennik
Jak wygląda szczegółowa tabela – cennik usług? Wzór!
Usługi dodatkowe
Jakich usług nie uwzględniono w głównym cenniku?
Bonus
Jakie model programu lojalnościowego oferuje biuro podróży dla pracowników korzystających z usług biura.
Rozdział 12.
Mocne i słabe strony oferty.
Wyróżniki
Jakie elementy oferty wyróżniają biuro podróży od innych tego typu usługodawców? Jakie są przewagi konkurencyjne?
Zagrożenia
Jakie elementy oferty mogą nie spełnić oczekiwań firmy/klienta? Gdzie biuro podróży widzi pole do poprawy swoich usług?
