Współpraca z biurem podróży w zakresie obsługi wyjazdów służbowych to dość powszechna praktyka. Wiele firm korzysta z takiego rozwiązania. Niewiele firm jednak zdaje sobie sprawę ile kosztują te usług. Część firm, jeśli już stara się coś tam dowiedzieć i przeanalizować, to skupia się na porównywaniu cen noclegów, biletów lotniczych oferowanych przez biuro podróży służbowych, do cen jakie można znaleźć na Booking.com, Hotels.com, czy Skyscanner.com. Z takiego porównania nic nie wynika, na jego podstawie nie da się określić ile tak naprawdę kosztuje współpraca z biurem podróży. Firma musi wziąć pod uwagę łączną wartości opłat transakcyjnych naliczonych przez biuro podróży oraz wartości swoich utraconych prowizji!!! Tylko tak można ocenić czy współpraca z biurem podróży jest korzystna dla firmy. W tym artykule przedstawimy to jak działają agenci podróży służbowych, w jaki sposób zarabiają, jakie są wady i zalety korzystania z ich usług.
W artykule znajdziesz:
- W jaki sposób biuro podróży zarabia na organizacji Twoich wyjazdów służbowych.
- Wszystkie koszty korzystania z biura podróży służbowych.
- Wady korzystania z biura podróży służbowych.
- Jak wybrać biuro podróży służbowych.
Rezerwuj przez nasz dostęp do Booking.com i zgarnij 2% wartości swojej rezerwacji.
Jak biura podróży służbowych zarabiają pieniądze?
Krótka historia
Aby odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób biura podróży służbowych zarabiają pieniądze, ważne jest, aby poznać trochę historii. Obiecujemy, że będzie krótko – to naprawdę fascynujące, jak branża zmieniła się na przestrzeni lat.
W dawnych dobrych czasach duża część dochodów biur podróży pochodziła z prowizji linii lotniczych. Ponieważ bilety lotnicze były drogie mogły być wystawiane tylko przez agentów lub linie lotnicze. Prowizje były chlebem powszednim każdego biura podróży i głównie dzięki prowizjom od sprzedaży biletów biura zarabiały. Te biura podróży, które wystawiały bilety dla osób podróżujących służbowo, mogły się cieszyć jeszcze większymi zyskami, ponieważ bilet w klasie business jest dużo droższy od biletu w klasie economy.
W latach 90. linie lotnicze drastycznie ograniczyły prowizje dla agentów. Zniknęła główna baza przychodów biur podróży. Linie lotnicze obniżyły swoje prowizje, ponieważ mogły dotrzeć do podróżnych za pośrednictwem własnych stron oraz internetowych biur podróży (OTA), takich jak Expedia, a później Kayak.com. Biura podróży musiały zaakceptować tę trudną sytuacje.
W tym szybko zmieniającym się krajobrazie podróży biura podróży musiały znaleźć nowy sposób na zarabianie pieniędzy… i to szybko. I w tym miejscu nasza współczesna historia „Jak biura podróży zarabiają pieniądze?” zaczyna się.
Zmiana modelu biznesowego
Agencje podróży służbowych zaczęły wykorzystywać każdą okazje do otrzymania prowizji za sprzedaż usług turystycznych. Bezpośrednio od hoteli otrzymywały prowizję w wysokości 10-20% wartości dokonanych rezerwacji, od globalnych systemów rezerwacyjnych GDS’ów otrzymywały bonusy (segmenty) o wartości kilku EUR. Niestety, te prowizje nie wystarczały na pokrycie kosztów działalności wielu biur. W tej sytuacji agencje, szczególnie te wyspecjalizowane w obsłudze wyjazdów służbowych, zaczęły doliczać tak zwane opłaty serwisowe. Były to dodatkowe kwoty dodawane do ceny rezerwowanego hotelu, ceny biletu lotniczego, itd. Logika opłat transakcyjnych była prosta. Firma, które zlecała agentowi organizacje wyjazdu służbowego płaciła nie tylko za nocleg i bilet, ale również za usługę wyszukania i rezerwacji. Agent wówczas otrzymywał kilkanaście procent prowizji od hotelu oraz doliczał kilkadziesiąt PLN za usługę rezerwacji.
Opłaty serwisowe i prowizje dzisiaj
Wraz z rozwojem Internetu w latach 2000-2015 i powstaniem nowych biur internetowych typu OTA, standardowe biura podróży kolejny raz stanęły przed wyzwaniem. Tym razem to nowa konkurencja zmusiła je do obniżenia opłat serwisowych naliczanych swoim klientom. Od momentu, w którym każdy pracownik, dowolnej firmy mógł samodzielnie wyszukać, zarezerwować hotel przez Booking.com, czy samolot przez Skyscanner.com, biura podróży obsługujące wyjazdy służbowe straciły swoją wyjątkowość. Nie mogły już doliczać 50 PLN opłaty serwisowej za rezerwacji hotelu, czy nawet 130 PLN za rezerwacje biletu lotniczego.
Dzisiaj sytuacja na rynku podróży służbowych wygląda zupełnie inaczej. Agencje specjalizujące się w obsłudze wyjazdów firmowych szukają każdej sposobności, aby zwiększyć swoją marże na usłudze. Robią to, tak jak wcześniej, poprzez doliczanie opłat serwisowych. Pojawiły się też opłaty transakcyjne (np. za płatność przy użyciu karty). Te biura które mają systemy rezerwacyjne typu corporate booking tool, doliczają opłaty licencyjne za korzystanie z systemu, za szkolenia, za wdrożenia, za konfiguracje, itd, itp. Cały czas jednak głównym źródłem pieniędzy dla biura podróży są prowizje. Przyjrzyjmy się zatem prostej kalkulacji, która pokaże nam ile w rzeczywistości biuro podróży zarobi na standardowej 2 dniowej podróży służbowej 2 członków zarządu.
Przykład
- 2 x SGL BB w hotelu 4* w Londynie. Przyjazd – wtorek. Wyjazd – czwartek.
- 2 x bilet – klasa ekonomiczna – Warszawa – Londyn – Warszawa
W zależności od tego w jakim systemie rezerwacji biuro zarezerwuje hotel, otrzyma około 4-6% prowizji. W naszym przykładzie będzie maksymalnie 120 PLN.
Dodatkowo, biuro doliczy opłatę serwisową w wysokości 15 PLN za usługę wyszukania i rezerwacji, oraz opłatę transakcyjną 10 PLN za usługę przejęcia procesu płatności i refakturowania.
Ukryte opłaty i wszystkie koszty korzystania z biura podróży służbowych.
Jeśli Twoja firma zdecyduje się na obsługę swoich podróży służbowych przez agenta, przed podpisaniem jakichkolwiek umów dokładnie zapoznaj się z oferowaną strukturą opłat serwisowych i transakcyjnych. Musisz upewnić się, że nie pojawią się żadne ukryte koszty.
Wielu agentów zajmujących się podróżami służbowymi wprowadza do swoich umów mniej lub bardziej ukryte opłaty za usługi, co oznacza, że możesz się nie zorientować kiedy zaczniesz płacić dodatkowo za praktycznie każdą oferowaną przez nich usługę. Jeśli Twoja firma ma tylko kilkadziesiąt wyjazdów służbowych w roku, to nie będą duże straty, ale jeśli Twoje rezerwacje liczone są w setkach lub tysiącach? To nieuzasadnione kilkanaście złotych razy 1000, robi wrażenie.
Bardzo powszechną opłatą serwisową, na którą firmy nie zwracają uwagi jest, dostęp do telefonów alarmowych czynnych 24/7. Są biura podróży, które za skorzystanie z takiego telefonu doliczają nawet 50 PLN. Kolejną ukrytą opłatą może być np. kilkuprocentowa opłata za rezerwacje hoteli po cenach z własnych kontraktów klienta. Biuro podróży, oficjalnie nie dostanie prowizji za rezerwacje hotelu, jeśli dokona jej w cenie, którą Twoja firma wynegocjowała sobie z hotelem. Nieoficjalnie zarobi na tym kilkanaście PLN. Razem z opłatą doliczoną Twojej firmie będzie to już kilkadziesiąt.
Współpracując z biurem podróży warto mieć świadomość tego, że na rynku istnieją jeszcze biura podróży, które stosują niedozwolone praktyki, polegające na przedrukowywaniu biletów lotniczych. Praktyka ta polega na tym, że biuro podróży kupuje bilet lotniczy za 1000 PLN, ale klientowi wysyła potwierdzenie za 1100 PLN. Takie bezprawne działania dotykają tych firm, które nie interesują się swoimi wydatkami na podróże służbowe i nie robią okresowych audytów.
Wady korzystania z biura podróży służbowych.
Biura podróży służbowych mogą pomóc w podróżach służbowych na różne sposoby, ale mają swoje ograniczenia. Trzy główne wady zatrudniania zewnętrznego biura podróży korporacyjnych to:
- Są drogie i często pobierają dodatkowe opłaty.
- Nie są częścią Twojej organizacji.
- Zarabiają głównie na prowizji od Twoich wydatków na podróże. W rzeczywistości nie są zainteresowane ich obniżaniem.
Opłaty serwisowe mogą sięgać nawet 80 PLN w przypadku biletów lotniczych, co w niektórych przypadkach może odpowiadać cenie biletu. Korzystając z biura podróży, ryzykujesz podwojenie wydatków z każdą podróżą.
Wiele biur nie jest nawet zainteresowana polityką podróży służbowych w Twojej firmie, nie mówiąc już zgłębieniu się w proces zarządzania i rozliczania wyjazdów służbowych. Ich celem jest zarobienie prowizji na każdej rezerwacji dokonanej przez pracowników Twojej firmy.
Całkowite przekazanie obsługi wyjazdów służbowych do zewnętrznego biura, powoduje to, że firmy tracą możliwość otrzymywania dodatkowych bonusów i własnych prowizji za rezerwacje. Dobrym przykładem jest tutaj program Rewards Hotels.com, który umożliwia firmom otrzymanie 1 darmowego noclegu na każde 10 zarezerwowanych. Program Lojalnościowy Travelsupport również pozwala firmie na otrzymanie zwrotu 2% wartości swoich rezerwacji.
Jak wybrać odpowiednie biuro do obsługi wyjazdów firmowych.
Wybór odpowiedniego biura do obsługi podróży służbowych ma kluczowe znaczenie. Każda firma, która chce obniżyć koszty, poprawić przejrzystość i uzyskać większą kontrole nad wydatkami powinna dokładnie przeanalizować ofertę biur podróży. Niestety nie wszystkie biura podróży, które oferują zarządzanie podróżami służbowymi możemy nazwać TMC – Travel Management Companies. (Dowiedz się kiedy nie warto korzystać z biura podróży) W przypadku wybierania odpowiedniego biura podróży, procedura przetargowa może okazać się trudna, a czasami nawet może być złym pomysłem. Zdarzają się procedury przetargowe, które nie generują wystarczającej liczby ofert lub generują oferty tylko od najsłabszych biur podróży. Z kolejnego artykuły (TUTAJ) dowiesz się więcej o tym jak znaleźć profesjonalnego agenta do obsługi wyjazdów firmowych.
