Travelsupport.pl

Obsługa podróży służbowych. TMC czy OTA?

Obsługa podróży służbowych wymaga niestandardowej wiedzy. To, że potrafisz zarezerwować bilet lotniczy przez biuro podróży lub hotel przez Booking.com, nie czyni z Ciebie Travel Managera.
Obsługa podróży służbowych

Udostępnij:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email

Profesjonalna obsługa podróży służbowych polega na wykorzystywaniu różnych narzędzi, oferowanych przez rynek. Jeśli jesteś Travel Managerem w dużej firmie, Kierownikiem Administracji czy Asystentką Zarządu odpowiedzialną za obsługę podróży służbowych, musisz wiedzieć z czego i kiedy warto korzystać. W tym artykule dowiesz się kiedy narzędzia do rezerwacji online (OBT) są lepszym rozwiązaniem, a kiedy warto zwrócić się do zaufanego biura podróży (TMC). Poznasz korzyści wynikające ze współpracy z biurem podróży i zagrożenia związane z rezerwacjami przez OTA.

Obsługa podróży służbowych - słownik pojęć.

OBT - Online Booking Tool

Narzędzie, system internetowy, platforma do rezerwacji, która umożliwia użytkownikom rezerwowanie usług turystycznych takich jak bilety lotnicze, hotele, bilety kolejowe, wypożyczanie samochodów, etc. OBT oferowane są przeważnie przez biura podróży (głównie TMC) dla firm, jako wewnętrzne narzędzie do organizacji i obsługi podróży służbowych. Online Booking Tool jest dostosowywane do wymagań konkretnej firmy i jej pracowników. Celem korzystania z OBT przez firmy jest usprawnienie obsługi i kontroli podróży służbowych.

To wysoko wyspecjalizowane biura podróży, które zarządzają obsługą podróży służbowych oraz optymalizują politykę podróży danej firmy. TMC musi zapewnić użytkownikom końcowym narzędzie do rezerwacji online OBT, aplikację mobilną, usługi konsultingowe, audyty, raporty analityczne i nie tylko.

OTA - Online Travel Agent

Internetowe biura podróży to firmy, które  poprzez swoje strony internetowe sprzedają lub pośredniczą w rezerwacji hoteli, biletów lotniczych, kolejowych, wynajmie samochodów. Działają jako pośrednik między liniami lotniczymi, hotelami, a konsumentami. Obecnie na rynku OTA mamy duopol gigantów Expedia.com i Booking.com, do których należy blisko 80%  sprzedaży turystycznej w Internecie.  

Kiedy OTA jest lepsze od TMC?

OTA jest lepsze od TMC wtedy kiedy TMC jest tak naprawdę tylko zwykłym biurem do obsługi podróży służbowych i nie oferuje usług związanych z optymalizacją polityki podróży.

TMC nie jest TMC jeśli:

  1. Nie oferuje OBT.
  2. Nie kontroluje polityki podróży służbowych.
  3. Nie wspiera procesu rozliczania wydatków.

Jeśli firma korzysta ze zwykłego biura podróży do rezerwowania noclegów, jest bardzo prawdopodobnym to, że jedyną stroną, która korzysta na takiej usłudze jest biuro podróży. Oferta internetowa takich OTA Booking.com lub Expedia.com jest bardzo szeroka i w wielu przypadkach bezkonkurencyjna jeżeli chodzi o ceny. Większość zwykłych biur podróży rezerwuje noclegi poprzez tak zwane “systemy agencyjne”, ale ostatecznie oferują swoim klientom ceny na poziomie Bookingu czy Expedia. W wielu przypadkach biuro podróży pobiera jeszcze opłaty transakcyjne za takie rezerwacje. W takiej sytuacji warto rozważyć zmianę podejścia i korzystanie z Internetowych Biur Podróży (OTA). 

Przewaga OTA nad zwykłym biurem podróży:

  1. Szeroki wybór oferty noclegowej.
  2. Specjalne stawki dla firm (np. Genius)
  3. Programy lojalnościowe (np. Hotels.com Rewards)  
  4. Brak opłat transakcyjnych.
  5. Szybkość rezerwacji online.
firmowa polityka podróży

Rezerwuj przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zwrot 2% wartości swojej rezerwacji.

TMC z OBT- obsługa podróż służbowych i nie tylko.

Firmy, których wydatki na podróże służbowe mają duży wpływ na wynik finansowy, muszą korzystać z profesjonalnych TMC – Travel Management Companies. Na polskim rynku można znaleźć kilka tego typu firm, ale warto też porównać oferowane przez nie usługi, aby nie wybrać takiego, które w rzeczywistości oferuje głównie obsługę podróży, a nie skupia się na optymalizacji wydatków. Więcej tutaj.

 

W przypadku kiedy firma współpracuje z prawdziwym TMC, ma możliwość korzystania z OBT, czyli dedykowanego narzędzia do rezerwacji podróży służbowych. Takie narzędzie w wielu przypadkach ma również dużą przewagę nad OTA ponieważ oferuje to czego OTA nie mają. Najczęściej jest to możliwość wprowadzenia do swojego OBT własnych stawek wynegocjowanych z hotelami i liniami lotniczymi. Dzięki temu pracownicy firmy, mogą  samodzielnie rezerwować swoje podróże służbowe, jednocześnie mając dostęp do ofert z OTA. To pozwala na szybkie porównanie cen i szybką  rezerwacje najkorzystniejszej oferty. Kolejną przewagą TMC( z OBT) nad OTA w zakresie obsługi podróży służbowych mogą być rozwiązania dotyczące płatności. W przypadku OTA, głównym sposobem płatności jest karta kredytowa, natomiast TMC może podłączyć do OBT kilka innych typów płatności, np. centralny billing, rachunek wirtulany Air Plus lub BTA od Amex’a.

 

Najważniejszą przewagą TMC (z OBT) nad OTA jest to, że obsługa podróży służbowych nie jest głównym celem TMC. Prawdziwe TMC wdraża OBT po to, aby umożliwić firmom gromadzenie, a następnie analizowanie danych. Na podstawie tych danych, TMC aktywnie zarządza wszystkimi procesami związanymi z podróżami służbowymi. Dzięki temu prawdziwe TMC dostarcza firmom znacznie większe korzyści, niż te wynikające z niższych cen oferowanych przez OTA. 

    

Nie wiesz co wybrać dla swojej firmy?

Skontaktuj się z nami. Travelsupport to zespół doświadczonych konsultantów z branży podróży służbowych. Doradzimy Twojej firmie najlepsze rozwiązanie do obsługi podróży. Znajdziemy idealne TMC jeśli Twoja firma będzie tego wymagać.

Najczęściej czytane:

Audyt podróży służbowych