Według badania przeprowadzonego (jeszcze przed pandemią – 2019) przez agencje SW Research dla firmy Hotailors, przeciętna podróż służbowa na inny kontynent kosztowała ponad 16 000 PLN. W przypadku podróży służbowych w strefie Uni Europejskiej ten wydatek był na poziomie 4000 PLN. Natomiast średnia delegacja krajowa kosztowała firmy około 600 PLN. Dla niektórych osób może się to wydawać niewiele, szczególnie w przypadku delegacji krajowej, ale co jeśli w firmie delegacji zagranicznych jest kilkanaście, a krajowych kilkadziesiąt w skali roku? Wówczas mówimy już o stekach tysięcy PLN. Kontrolowanie takiego budżetu staje się jednym z trudniejszych zadań dla firmy. Z uwagi na swoją specyfikę kategoria wydatków na podróże służbowe jest głównym miejscem pojawiania się nadużyć i oszustw. Szacuje się, że firmy w Polsce rocznie tracą nawet 15% swoich budżetów na podróże służbowe przez nieuzasadnione wydatki pracowników, zgłaszanie fikcyjnych kosztów, podwójnie naliczane diety oraz niezasadne opłaty serwisowe naliczane przez biura podróży.
Co to jest audyt podróży służbowych?
Kiedy pracownicy podróżują, wydają pieniądze na takie rzeczy jak hotele, bilety lotnicze, parkingi, autostrady, posiłki, kawę i inne potrzeby związane z podróżami. Zbierają fizycznie swoje rachunki i faktury albo wprowadzają je do specjalnych systemów informatycznych. Po zakończeniu delegacji pracownicy rozliczają swoje wydatki na jakimś określonym przez firmę formularzy (wniosku delegacyjnym, poleceniu wyjazdu itp.)
Audyt podróży służbowych skupia się na analizie całego procesu, który odpowiada za organizacje podróży i rozliczenie wydatków. Audyt podróży służbowych bierze pod lupę to:
- Jak planowane są podróże w firmie (kto i na jakiej podstawie decyduje o zasadności podróży służbowej, jak szacowane i zatwierdzane są koszty wyjazdu (ROI).
- W jaki sposób pracownicy organizują podróże służbowe (jak wygląda polityka podróży służbowych, z jakich narzędzi korzystają do rezerwowania noclegów, biletów…)
- Jak wygląda i jak jest procesowana dokumentacja wydatków dostarczona przez pracowników(rachunki, faktury, itd.) .
Audyt podróży służbowych umożliwia firmom eliminowanie negatywnego wpływu zbędnych wydatków na wyniki finansowe. Daje możliwość wykrycia nadużyć i zwykłych oszustw. Pozwala na zoptymalizowanie polityki podróży służbowych.
Rezerwuj regularnie przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zawsze zwrot do 3% wartości swoich rezerwacji.
Procedury audytu podróży służbowych?
W procesie przeprowadzania audytu podróży niezbędne jest przestrzeganie ustalonej z góry procedury. Posiadanie dobrze zdefiniowanej i dobrze skomunikowanej procedury pomaga zapobiegać zamieszaniu i chaosowi w zespołach lub procesach. Wspiera również wszystkich interesariuszy w zrozumieniu ich roli w procesie.
Procedury audytu podróży służbowych obejmują:
- Przegląd analityczny raportów wydatków na podróże. W ramach przeglądu analitycznego eksperci prowadzący audyt analizują, czy informacje finansowe są prawidłowe. Robią to, dopasowując pozycje zawarte w raportach do informacji znajdujących się na fakturach kosztowych. Tutaj w grę wchodzą dobrze udokumentowane rachunki i raporty wydatków.
- Weryfikacja niezgodności dotyczące wydatków. Tutaj audytor może przeprowadzić wywiad z pracownikami, w celu wyjaśnienia powodów niezgodności. Na przykład, jeśli na fakturze widnieje pozycja “posiłek”, a na raporcie jest informacja o wypłaconej diecie za delegacje. Lub jeśli pracownik załączył do rozliczenia rachunek za parkowanie (50 PLN), podróż służbową obywał pociągiem.
- Kontrola firmowych zasad podróży. Audytor analizuje firmową politykę podróży. Wykorzystuje przy tym zasady benchmarkingu aby porównać analizowaną politykę podróży do tych jakie stosowane są w konkurencji lub w wiodących firmach w danej branży. Analiza polityki podróży pozwala określić to czy i w jaki sposób wspomaga ona firmę w kontrolowaniu wydatków na podróże służbowe.
Raport z audytu i zalecenia dobrych praktyk eliminujących zbędne wydatki i oszustwa.
Celem raportu z audytu podróży służbowych jest to, aby firma w pełni wykorzystała wszystkie informacje, których dostarcza raport, a decydenci mogli prawidłowo ocenić procesy kontroli wewnętrznej oraz proces zarządzania podróżami służbowymi i podjąć właściwe działania. Potrzebna do tego jest odpowiednia interpretacja ustaleń audytu. W tym celu raport z audytu podróży służbowych musi zawierać przemyślane i dobrze uzasadnione rekomendacje audytorów. Taka lista dobrych praktyk powinna zawierać:
- Jasne zasady tworzenia polityki podróży służbowych. W tym szczegółowo opisywać limity wydatków i procedury związane z ich łamaniem.
- Procedury monitorowania raportów wydatków na podróże służbowe. Wytyczne dotyczące eliminowania błędów i duplikatów.
- Rekomendacje dotyczące automatyzacji procesów rozliczania delegacji przy wykorzystaniu zewnętrznych systemów informatycznych.
