Narzędzia do rezerwacji podróży służbowych online (OBT – Online Booking Tool) są niezbędnym elementem każdej nowoczesnej polityki podróży. OBT umożliwiają nowoczesnym firmom utrzymywanie kontroli nad wydatkami, obniżenie opłat transakcyjnych i zwiększenie bezpieczeństwa podróży. Jednak te korzyści nie zostaną osiągnięte, jeśli pracownicy firmy nie będą korzystać z wyznaczonego OBT do organizowania podróży służbowych.
Obecnie, według szacunków Travelsupport.pl, liczba firm w Polsce, posiadających dostęp do narzędzi typu OBT, oscyluje w okolicach 65%. Mówimy tutaj o firmach z listy top 500 największych firm w Polsce. W przypadku średnich i małych przedsiębiorstw, procent ten spada poniżej 20%.
Jednak bardziej istotne jest to jaki jest rzeczywisty poziom wykorzystania narzędzi online do rezerwacji podróży służbowych. Tutaj nasze spostrzeżenia są szokujące. Okazuje się, że ponad 50% firm, posiadających dostęp do OBT, zupełnie z nich nie korzysta. Pracownicy tych firm organizują podróże służbowe w standardowy sposób, dzwoniąc lub pisząc emaile do biura podróży lub kontaktują się bezpośrednio z hotelami.
OBT - Dlaczego NIE?
Pracownicy opierają się rezerwowaniu podróży służbowych za pośrednictwem narzędzi online z kilku powodów. Głównymi z nich są skomplikowany proces rezerwacji, nieintuicyjny interface i niska jakość wsparcia technicznego. W porównaniu z internetowymi biurami podróży (OTA) zorientowanymi na klienta, takimi jak Booking.com, Expedia, OBT mogą wydawać się uciążliwe w obsłudze. Ważnym problemem dla polskich firm jest też to, że część narzędzi do rezerwacji online, szczególnie tych oferowanych przez Amadeus, Sabre, nie dają dostępu do tak szerokiej oferty hotelowej jak wspomniany Booking.com.
Narzędzia do rezerwacji podróży - Dlaczego TAK?
Efektem tego, że cześć pracowników nie korzysta firmowego narzędzia do rezerwacji, bo np. preferuje inny sposób rezerwacji wyjazdów firmowych, jest:
- brak wiarygodnych danych o podróżach służbowych,
- problemy z szybkim raportowaniem i kontrolą wydatków,
- problemy z przestrzeganiem zasad polityki podróży służbowych,
- nie korzystanie z wynegocjowanych rabatów firmowych
Firmy, które wykupiły dostęp do narzędzi typu Online Booking Tool, ale nie zapewniły pełnego ich wykorzystania przez pracowników, będą nadal ponosić podwójne koszty organizacji podróży służbowych. Część pracowników będzie dokonywać rezerwacji przez telefon w biurze podróży. Rezerwacje offline, niegdyś norma dla osób podróżujących służbowo, wiążą się z opłatami transakcyjnymi, które mogą być kilkakrotnie wyższe niż w przypadku rezerwacji samoobsługowych dokonywanych za pośrednictwem OBT.
Narzędzia do rezerwacji online, mają obecnie jeszcze większe znaczenie dla wygody w organizowaniu podróży służbowych. Post pandemiczny rynek podróży służbowych nie wygląda ciekawie. Wiele biur podróży, które obsługiwały wyjazdy firmowe, dokonało drastycznych redukcji personelu. Nie mają też w planach szybkiego zatrudniania nowych kasjerów lotniczych i specjalistów ds rezerwacji. To może powodować, że nie będą w stanie zapewnić obsługi offline na takim poziomie jak przez Covid19.
Aby firma zredukowała wydatki na podróże i koszty zarządzania podróżami, musi pozyskać obie grupy pracowników niechętnych korzystaniu z oficjalnego OBT. Oto cztery kroki do pomyślnego wdrożenia OBT.
Ustal grupy kluczowych użytkowników
Niewielka grupa pracowników, którzy najczęściej podróżują, ma ogromny wpływ na to jak postrzegane będzie narzędzie online do rezerwacji podróży. Skupienie się na szkoleniach i wsparciu dla tej grupy jest głównym etapem wdrażania OBT do polityki podróży służbowych. Ostatecznie to ta grupa będzie miała największy wpływ na ilość wydatków na podróże, które przechodzą przez OBT.
Drugą grupą zaawansowanych użytkowników będą asystenci administracyjni, pracownicy działów szkoleń, organizatorzy eventów firmowych, czyli te osoby które rezerwują podróże służbowe w imieniu swoich współpracowników. Bardzo ważne jest, aby administratorzy podróży czuli się komfortowo z nowym OBT, znali wszystkie dobre i złe strony wdrażanego rozwiązania. Dzięki temu będą mogli wyjaśniać malkontentom korzyści jakie daje firmie OBT.
Wybierz odpowiednie narzędzie do rezerwacji online
Wybór odpowiedniego dostawcy to ponad połowa sukcesu. OBT, który zapewnia pracownikom rzeczywistą wartość, będzie oczywiście łatwiejszy do wdrożenia niż taki, który jest postrzegany jako służący wyłącznie potrzebom travel managerów. Samo nakazanie pracownikom korzystania z OBT nie spełni celów adopcyjnych. Osoby podróżujące w interesach potrzebują, aby ich system rezerwacji był wygodny i zapewniał wystarczająco szeroki wybór. Aby dokonać właściwego wyboru, najlepiej jest zaangażować pracowników w ocenę OBT. Menedżerowie ds. podróży powinni zapytać o istniejące nawyki pracowników dotyczące rezerwacji, zidentyfikować ich problemy, zlecić przetestowanie potencjalnych OBT.
Kluczowe funkcje, których należy szukać w narzędziu do rezerwacji online, obejmują:
- Możliwość integracji z firmowymi systemem raportowania wydatków (np. SAP-Concur, Symfonia…)
- Możliwość rezerwacji w czasie rzeczywistym wynegocjowanych stawek za przelot, hotel i wynajem samochodów.
- Dostępność aplikacji mobilnej.
- Identyfikacja najlepszej taryfy, obliczanie oszczędności lub strat.
- Szeroka możliwość implementacji polityki podróży służbowych
OBT można nabyć bezpośrednio od dostawcy lub od firmy zarządzającej podróżami (TMC). TMC może oferować własne narzędzie do rezerwacji lub odsprzedać je stronie trzeciej. W obu przypadkach główną zaletą korzystania z OBT dostarczanych przez TMC jest łatwość implementacji. Pełna integracja z TMC zapewnia wyświetlanie odpowiednich stawek w portalu rezerwacyjnym i tworzy jedno źródło raportowani.
O to kilka najpopularniejszych rozwiązań dostępnych na polskim rynku.
- GetThere – Sabre
- NEO – AmexGBT
- Cytric – Amadeus
- Egencia
- CTA – eTravel
- Hotailors
- WhyNotBook – WhyNotTravel
- Trip Case – Sabre
Aktywnie promuj wykorzystanie OBT
Oczywiście można zmusić pracowników do korzystania z narzędzia do rezerwacji, np. odrzucając wnioski o zwrot kosztów podróży służbowych zarezerwowanych w inny sposób niż przez OBT. Takie podejście jest bezsprzecznie skuteczne, chociaż nawet te firmy, które „wymuszają” stosowania OBT, nie są w stanie osiągnąć 100% adopcji. Egzekwowanie polityki zerowej tolerancji dla rezerwacji spoza systemu jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia, zwłaszcza gdy wymaga się od kierowników zespołów odrzucenia wniosków o zwrot kosztów swoich kolegów z przyczyn technicznych.
Niezależnie od tego, czy korzystanie z OBT jest wymagane, czy tylko zalecane, wskazane jest posiadanie planu komunikacji z pracownikami na temat potencjalnych korzyści. OBT mogą znacznie obniżyć zarówno opłaty za rezerwację, jak i wydatki na podróż. OBT sprawiają, że koszty podróży są bardziej namacalne, ponieważ pracownicy mogą zobaczyć ceny lotów i hoteli, które rezerwują w porównaniu z innymi opcjami.
Utwórz inteligentny program motywacyjny
Travelsupport zajmujemy się między innymi optymalizacją polityki podróży służbowych. Robimy to również poprzez zwiększanie adopcji OBT, których korzystają nasi klienci. Jednym z naszych autorskich rozwiązań jest Program Lojalnościowy (motywacyjny), którego celem jest nagradzanie pracowników za rezerwowanie opcji poniżej budżetu za pośrednictwem zatwierdzonego kanału. To oparte na zachętach podejście do kontrolowania kosztów podróży uwzględnia interesy pracowników i pracodawców: firma oszczędza na całkowitych kosztach podróży i zapewnia, że wszystkie wydatki na podróże pozostają widoczne, podczas gdy pracownicy zachowują część generowanych przez siebie oszczędności.
