Polityka podróży służbowych jest po to pomagać pracownikom Twojej firmy w podejmowaniu decyzji dotyczących rezerwacji hoteli biznesowych. Oczywiste jest to, że wytyczne, które przygotujesz muszą obejmować maksymalną stawkę jaką pracownik będzie mógł wydać na nocleg służbowy. Kontrola wydatków na noclegi służbowe, w oparciu o limity wydatków jest znacznie łatwiejsza do przeprowadzania. Pamiętaj jednak, że samo wyznaczenie limitów nie gwarantuje tego, że wydatki na podróże będą niższe, a ich kontrola łatwiejsza. W rzeczywistości złe wyznaczenie limitów może doprowadzić do znacznie większych strat niż można by się spodziewać. To, w jaki sposób i na jakim poziomie ustalisz limity, ma kluczowe znaczenie nie tylko dla optymalizowania wydatków na noclegi służbowe, ale również na całość wydatków na podróże Twojej firmy. Limity na noclegi służbowe muszą być dokładnie przemyślane i regularnie aktualizowane. W tym artykule dowiesz się jak wyznaczać limity wydatków, w jaki sposób i kiedy je aktualizować.
Błędy w wyznaczaniu limitów wydatków na noclegi służbowe.
Tworząc politykę dotyczącą podróży służbowych, większość firm wybiera to, co uważane jest za rozsądną stawkę hotelową i ustala ten limit dla wszystkich podróży służbowych swoich pracowników. Takie firmy, przed podjęciem decyzji o wyznaczeniu limitu, nawet nie analizują tego czy ceny hoteli zmieniają się w zależności od sezonu lub czy różnią się od siebie w zależności od miasta. Niby wszyscy wiedzą, że hotel 3* w centrum Warszawy we wtorek, we wrześniu będzie 3 razy droższy niż ten sam hotel w lipcu, ale jakoś nie jest to uwzględniane w limitach wydatków. Tak samo jak to, że średnia cena noclegów we Lublinie (w każdej kategorii hotelu) jest niższa niż w Krakowie.
Drugim, bardzo istotnym błędem jest to, że firmy praktycznie nie analizują i nie aktualizują swoich limitów w ciągu roku. Ba, są firmy, które nie robią tego latami. Przy tak dynamicznie zmieniającym się rynku usług hotelowych jest to po prostu głupotą.
Skutki złych limitów
Jeśli firma, do swojej polityki podróży służbowych wprowadzi nieprzemyślane limity wydatków na noclegi, naraża się na to, że mimo tych limitów, nieuzasadnione wydatki będą rosły do ogromnych rozmiarów.
Przykład. Załóżmy, że Twoja firma wprowadziła limit wydatków na noclegi służbowe na poziomie 250 PLN za dobę ze śniadaniem. Nie ma znaczenie gdzie, kiedy i w jakim standardzie będą nocowali pracownicy, nie mogą wydać więcej niż 250 PLN. Taki limit spowoduje, że pracownicy będą szukać noclegów w cenie zbliżonej do 250 PLN, nawet jeśli nocują w mieście, w którym stawki w hotelach biznesowych są na poziomie 200 PLN. Teraz przemnóż te 50 PLN x liczbę noclegów jaką Twoja firma rezerwuje rocznie, albo przez 2, albo przez 3 lata. Dużo?
Przykład. Teraz załóżmy, że przy tym samym limicie 250 PLN, pracownicy Twojej firmy muszą regularnie korzystać z noclegów w takich miastach jak Warszawa, Poznań, Katowice. W tak zwanym wysokim sezonie biznesowym (marzec – czerwiec; wrzesień – listopad) w tych miastach ceny noclegów w najlepszych lokalizacjach są znacznie wyższe niż 250 PLN. Pracownicy są wówczas zmuszeni wybierać hotele w mniej dogodnych lokalizacjach i/lub znacznie niższym standardzie. Czy Twoja firma analizuje dodatkowe koszty z tym związane? Chociażby koszty dojazdu do klienta (Taxi, Uber), czas poświęcony na dojazd (korki), ryzyko spóźnienia się na spotkanie, itd.
Skutki braku zarządzania limitami wydatków
Firmy, które nie mają na swoim pokładzie osoby odpowiedzialnej za zarządzanie podróżami służbowymi (Travel Managera), często są skazane na ponoszenie nieuzasadnionych wydatków w związku z noclegami swoich pracowników. Wiele firm, które korzystają z agentów ds. obsługi podróży służbowych, również nie może liczyć na to, że agent sam z siebie zaoferuje im audyt i aktualizacje polityki podróży w tym zakresie. Zarządzanie limitami wydatków, ich regularna kontrola i aktualizacja, są podstawowymi działaniami, które zapewniają eliminacje nieuzasadnionych wydatków na podróże służbowe.
Przykład. Firma wyznaczyła limit wydatków na noclegi na poziomie 250 PLN. W ciągu roku, pracownicy w tym limicie regularnie korzystają z noclegów w hotelach typu IBIS, CAMPENILE, FOCUS. W okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień), w hotelach w Warszawie, Poznaniu i Katowicach, często pojawiają się specjalne oferty, znacznie niższe niż limit 250 PLN. W związku z tym pracownicy, kierując się tylko limitem zaczynają korzystać z hoteli o wyższym standardzie, mimo iż wcześniej oferta 2-3* była w zupełności wystarczająca. Gdyby firma, na okres wakacyjny, we wskazanych miastach, obniżyła limit do 200 PLN, nie pojawiłyby się dodatkowe nieuzasadnione wydatki.
Rezerwuj przez nasz dostęp do Booking.com i zgarnij 2% wartości swojej rezerwacji.
Jak wyznaczać limity wydatków na noclegi.
Podstawą do przygotowania limitów wydatków i wprowadzenia ich do polityki podróży służbowych, jest wiarygodny raport noclegów zarezerwowanych przez firmę za okres 1-2 lata wstecz. Kolejnym elementem, bez którego nie można prawidłowo wyznaczyć limitów, jest raport branży noclegowej, w którym znajdują się dane o średniej cenie doby hotelowej w podziale na lokalizacje (GUS, Emmerson, Statista). Trzecim elementem jest wywiad/ankieta z najczęściej podróżującymi pracownikami. Informacje, które pozsiadają mogą mieć kluczowe znaczenie z procesie ustalania limitów.
Zanim zaczniesz pamiętaj:
- Przeanalizuj ceny noclegów w najczęściej odwiedzanych hotelach/miastach. Zobacz jak się one zmieniają w zależności od dnia tygodnia i miesiąca. Zrób tę analizę w perspektywie 1 roku. Ceny możesz sprawdzić na Booking.com
- Sprawdź jak wygląda trend średniej ceny w danym mieście. Czy cena rośnie? Kiedy rośnie?
- Dowiedz się jak będzie wyglądać dostępność bazy noclegowej w danym mieście. Czy będą w otwierane nowe, duże hotele? A może w danym mieście planowaną są duże wydarzenia (kongresy, konferencje)
- Skonsultuj się z najczęściej podróżującymi pracownikami i ustalcie wspólnie ewentualne wyjątki od limitów.
