Słowo „wyciek” ma nieprzyjemne konotacje praktycznie w każdym możliwym kontekście. W zarządzaniu podróżami służbowymi również kojarzy się z czymś niedobrym.
Wyciek to niewidoczne wydatki na podróże służbowe, które mają miejsce poza zatwierdzonym przez firmę kanałem (sposobem organizacji wyjazdu). Wydatki pracowników poza polityką podróży służbowych zazwyczaj nie są uwzględniane w raportach dostarczanych przez dedykowane biuro podróży lub firmę zarządzającą podróżami (TMC) danej organizacji. Kiedy pracownicy obchodzą oficjalną procedurę rezerwacji obowiązującą w ich firmie, prowadzi to do nieprawidłowego raportowania wydatków, zaburza negocjacjach stawek z dostawcami i wpływa na obniżenie bezpieczeństwa pracowników poprzez zachwianie zasad “duty of care”. Utrzymujące się wysokie współczynniki wydatków poza polityką podróży służbowych są oznaką jej słabości. Zarządzanie podróżami jest skuteczne tylko wtedy, gdy można przekonać pracowników do korzystania z istniejących systemów kontroli kosztów i poprawy raportowania.
Przyczyny i skutki wycieków podczas podróży służbowych
Osoby podróżujące służbowo dokonują rezerwacji poza zatwierdzonymi kanałami z kilku kluczowych powodów. Jednym z nich jest z pewnością brak wygody w korzystaniu z oficjalnego narzędzia rezerwacji lub niechęć do biura podróży wybranego przez firmę. Wśród pracowników panuje często przekonanie, że robiąc samodzielne rezerwacje online przez zwykłe strony internetowe, można znaleźć lepsze ceny. Wielu pracowników uważa również, że takim działaniem robią wielką przysługę firmie i oszczędności. Jest to oczywiście kompletną bzdurą.
Bez względu na motywację, rezerwacje poza systemem stanowią wyzwanie z punktu widzenia kontroli kosztów. Nawet jeśli pracownik będzie zastosować się do wyznaczonych w polityce podróży służbowych limitów, to i tak wychodząc poza oficjalny kanał rezerwacji, nie ma gwarancji, że tak się stanie. W porównaniu z ogólnodostępnymi internetowymi systemami rezerwacji, korporacyjne narzędzia rezerwacji online (OBT) oferują bardziej zaawansowane metody zapewniania zgodności z polityką podróży. Są to np. selektywne wyświetlanie preferowanych opcji lotów i hoteli partnerskich lub wymaganie wstępnej zgody w przypadku niektórych kosztownych rezerwacji dokonywanych w ostatniej chwili.
Rezerwacje dokonywane poza oficjalnymi kanałami mogą również w dłuższej perspektywie prowadzić do wyższych kosztów, utrudniając wysiłki związane z optymalizacją wydatków. Linie lotnicze, hotele i wypożyczalnie samochodów przyznają zniżki na podstawie zrealizowanej liczby zamówień. Każdy wyjazd nieudokumentowany osłabia pozycję negocjacyjną organizacji. Wycieki sprawiają również, że sam proces rozliczania wydatków jest mniej wydajny i bardziej kosztowny, ponieważ zakupy dokonywane poza scentralizowanym systemem wymagają od pracowników przesyłania (a sprawdzania ich przez działy księgowe) rachunków od wielu różnych dostawców.
Oprócz problemów związanych z kontrolą kosztów i zarządzaniem wydatkami, wycieki mogą potencjalnie zagrozić bezpieczeństwu pracowników. Normy dotyczące duty of care nakładają na firmę obowiązek zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa podczas podróży do pracy. Bez wglądu w plan podróży pracownika trudno jest go zlokalizować w nagłych przypadkach.
Wycieki są zatem problemem wieloaspektowym. Na poziomie indywidualnej podróży wiąże się to z niekontrolowanymi wydatkami, natomiast ogółem powoduje problemy w zakresie gromadzenia danych i negocjowania stawek.
Podsumowując, wydatki poza polityką podróży służbowych mogą mieć następujące niekorzystne skutki:
- Utrata kontroli nad wydatkami
- Utrata rabatów od dostawców i słaba pozycja negocjacyjna
- Wyższe koszty kontroli i rozliczania wydatków
- Niekompletne dane do zarządzania programami podróży służbowych i optymalizacji polityki
Jak rozwiązać problem wydatków poza polityką podróży służbowych?
Dzięki pragmatycznej polityce podróży i adaptacyjnemu systemowi raportowania rezerwacje poza polityką podróży służbowych mogą bezpiecznie współistnieć z rezerwacjami dokonanymi za pośrednictwem OBT lub TMC, a wycieki można odzyskać. Pewna ilość wycieku jest prawie nieunikniona. Z naszej niedawnej ankiety przeprowadzonej wśród 87 firm w Polsce wynika, że nawet wśród podróżnych, którzy zgłosili korzystanie z zatwierdzonego przez ich firmę narzędzia do rezerwacji online, 40% od czasu do czasu rezerwowało podróże służbowe bezpośrednio u dostawców lub na stronie internetowej poświęconej podróżom. np. Booking.com
Walkę z wydatkami poza polityką podróży należy rozpocząć od:
Zidentyfikowania źródła wydatków
Wyciek wydatków na podróże służbowe jest problematyczny, ponieważ nie pojawia się w oficjalnych raportach dostarczanych przez biuro podróży lub firmę TMS zarządzającą podróżami, ale rzadko jest całkowicie niewidoczny. Raporty dotyczące wydatków pracowników umożliwiają śledzenie wyciekających wydatków aż do ich pierwotnego źródła. Wydatki związane z podróżami można zazwyczaj zidentyfikować na podstawie nazwy dostawcy (np. American Airlines, Hilton itp.) lub pola opisu wydatku (np. „Czerwcowa wycieczka do Chicago”). Przeprowadzając audyt historycznych raportów o wydatkach, zespoły księgowe mogą skupić się na źródle wydatków na podróże, które mają miejsce poza zatwierdzonym systemem.
Zachęta do przestrzegania firmowej polityki podróży służbowych
Wyciek wydatków ma miejsce z jakiegoś powodu. Osoby podróżujące służbowo dokonują rezerwacji poza oficjalnymi kanałami, ponieważ wolą alternatywy na otwartym rynku. Podróżni mają różnorodny zestaw priorytetów – wygodę, lojalność wobec marki, chęć większego wyboru – ale w każdym przypadku sprzeciwiają się korzystaniu z oficjalnych systemów korporacyjnych. Aby zmotywować do zgodnych z polityką i oszczędnych podróży, coraz więcej organizacji opracowuje programy motywacyjne, które nagradzają pracowników za podejmowanie przyjaznych dla firmy decyzji dotyczących rezerwacji, takich jak korzystanie z usług preferowanego dostawcy, wydawanie pieniędzy w ramach budżetu, terminowe zgłaszanie wydatków i rezerwowanie za pośrednictwem firmowego systemu rezerwacji
