Travelsupport.pl

Zarządzanie podróżami służbowymi? NIE, DZIĘKUJĘ?

Zarządzanie podróżami służbowymi

Udostępnij:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email

Zarządzanie podróżami służbowymi może być dla niektórych pojęciem wieloznacznym. U wielu osób pojawiają się wątpliwości co do tego, czym jest Travel Management. Mało kto wie czym zajmują się firmy typy TMC (Travel Management Companies), a czym się nie zajmują. Czy biuro podróży oferujące rezerwacje biletów i hoteli dla pracowników wyjeżdzających służbowo jest już TMC? A może to, że firma rezerwuje hotele przez “wyspecjalizowanego agenta” oznacza, że już zarządza i optymalizuje podróże służbowe? Pytania i wątpliwości mnożą się również w zależności od roli jaką pełnimy w swoich firmach. Prawdopodobnie większość pracowników każdej firmy ma inne spojrzenie na zarządzanie podróżami służbowymi. Inaczej patrzy na nie dział finansowy, a inaczej dział sprzedaży. Inaczej zarządzanie podróżami służbowymi widzi kierownik HR, a zupełnie inaczej asystentka zarządu. W tym artykule przedstawiamy zagadnienia związane z zarządzaniem podróżami służbowymi i wyjaśniamy dlaczego tak wiele polskich w rzeczywistości nie zarządza podróżami służbowymi.

Zarządzanie podróżami służbowymi według pracownika

„Wiem jak rezerwować hotele, zawsze wybieram najlepsze oferty, a biuro podróży odbiera mi elastyczność. Na Booking.com mam Genius'a i zawsze mam najniższe ceny. Biuro podróży jest droższe i trzeba czekać na ofertę od nich, a jak już coś przyślą to przeważnie nie pasuje mi lokalizacja hotelu albo warunki anulacji. Ogólnie to sam najlepiej zarządzam swoimi podróżami służbowymi"

Wiele firm uważa, że zmuszenie wszystkich pracowników do organizowania delegacji służbowych za pośrednictwem jednego biura podróż wystarczy do tego, aby zarządzać podróżami służbowymi. W wyniku takiego myślenia rzeczywistość wygląda tak, że większość polskich firm korzysta ze zwykłych biur podróży, które jedynie pośredniczą w dokonywaniu rezerwacji dla pracowników i nie oferują nic więcej. Takie podejście ma prawo budzić uzasadniony sprzeciw wśród pracowników. Pracownicy, którzy regularnie wyjeżdżają w delegacje preferują szybkość, wygodę i wolność w wyborze ulubionych hoteli,  lotów i wypożyczalni samochodów. Widzą często, że systemy typu Booking.com Hotels.com Agoda.com Tip.com dają im dostęp do lepszych warunków i cen od tych, które otrzymują od wyznaczonego biuro podróży. Pracownicy, którzy podróżują najczęściej obawiają się również, że ​​nie będą mogli korzystać z programów lojalnościowych z nagrodami. 

Zarządzanie podróżami służbowymi według działu zakupów

Wynegocjowaliśmy już stawki i rabaty korporacyjnej z hotelami i liniami lotniczymi. Ostatnio obniżyliśmy też opłaty serwisowe w naszym biurze podróży. Mamy nawet 60 dni termin płatności za f-ry. Więcej nic nie trzeba. Temat zarządzania podróżami służbowymi jest ogarnięty"

Biura podróży utrzymują się z prowizji od każdej zrealizowanej rezerwacji. Prowizje otrzymują bezpośrednio z hoteli, linii lotniczych*, etc, lub pośrednio z systemów rezerwacyjnych. Biurom podróży nie zależy więc na tym, aby oferować klientom duże rabaty, bo to obniża ich prowizje. Biurom podróży BARDZO nie zależy również na tym, aby negocjować dla swoich klientów indywidulane rabaty korporacyjne. Ponieważ w przypadku takich rezerwacji nie otrzymują z hoteli żadnej prowizji, a muszą ponosić koszty obsługi takich rezerwacji. Nie dziwi więc fakt, że działy zakupów w większych firmach wolą samodzielnie negocjować stawki z hotelami i liniami lotniczymi. Widzą niechęć biur podróży do oferowania tego typu usługi. W efekcie, biura podróży traktowane są przez działy zakupów i firmy jako element generujący koszty.

Zarządzanie podróżami służbowymi według działu finansowego

Po co nam biuro podróży służbowych? Przecież to kolejny pośrednik i dodatkowe koszty. Sami sobie poradzimy i nie będziemy nikomu płacić żadnych abonamentów, subskrypcji i licencji. Wystarczy, że wprowadzimy limity wydatków i podróże służbowe będą pod kontrolą.

Według ankiet regularnie prowadzonych przez Travelsupport wynika, że 76 % badanych polskich firm nie posiada lub nie wie, że posiada politykę podróży służbowych. 68% badanych firm nie aktualizowała swojej polityki podróży przez ostatnie 24 miesiące. Nasze badania i wywiady pokazują też, że często funkcje firmowej polityki podróży spełnia krótki email od zarządu, w którym zapisano, że “pracownicy mogą korzystać z hoteli 3*,  dyrektorzy z 4*. W innych przepadkach potrzebna jest zgoda prezesa” . Takie podejście firm przekłada się na ofertę biur podróży, które nie muszą martwić się zbytnio o optymalizacje wydatków i kontrole polityki podróży swoich klientów.  Mogą natomiast spokojnie zająć się generowaniem prowizji z obsługi podróży służbowych.

Polskie firmy nie korzystają z usług TMC, bo nie wiedzą co to jest zarządzanie podróżami służbowymi. TMC to coś znacznie więcej niż biuro podróży.

Firmy typu TMC zapewniają spersonalizowaną politykę podróży oraz dostęp do nowoczesnych narzędzi rezerwacyjnych. Negocjują z dostawcami usług (hotele linie lotnicze, biura podróży). Zajmują się zdobywaniem i analizą danych w celu eliminowania zbędnych wydatków i optymalizacji procesu rozliczania kosztów. TMC nie zarabiają na prowizji od rezerwacji. Najlepsze TMC pracują w modelu success-fee, który gwarantuje firmom, że działania TMC będą zbierze z celami firmy.

firmowa polityka podróży

Rezerwuj przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zwrot do 3% wartości swoich rezerwacji.

Najczęściej czytane:

Nasze usługi