Podróże służbowe są ważną częścią pracy wielu pracowników, niosą ze sobą korzyści, jak i ryzyko. Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie bezpieczeństwa i dobrego samopoczucia swoim pracownikom zarówno w miejscu pracy jak i w podróży służbowej. W UE oraz w Stanach Zjednoczonych obowiązek opieki (Duty of Care) jest precyzyjnie określony przez przepisy prawa. W Polsce nie ma jednoznacznych przepisów określających obowiązki pracodawcy względem pracownika w podróży służbowej. W tym artykule opiszemy obowiązek opieki (Duty of Care) oraz podamy kilka wskazówek dotyczących skutecznego wdrożenia obowiązku opieki do firmowej polityki podróży.
Czym jest Opieka nad pracownikiem w podróży służbowej (Duty of Care)?
Obowiązek opieki nad pracownikiem w podróży służbowej (Duty of Care) to odpowiedzialność organizacji. Wiąże się ona z ograniczaniem ryzyka i zapewnianiem bezpieczeństw, komfortu i dobrego samopoczucia pracowników. Duty of Care powinno być stosowane zarówno do podróży krajowych jak i zagranicznych, a nawet gdy pracownicy pracują zdalnie.
Obowiązek opieki powinien być częścią polityki korporacyjnej gwarantującym, że firma dołoży wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo fizyczne i emocjonalne oraz dobrostan swoich pracowników. Duty of Care (Obowiązek opieki) powinien dotyczyć szerokiego obszaru zagrożeń, a najczęstsze z nich to:
- Zdrowie i bezpieczeństwo,
- Jedzenie i napoje zapewnione przez organizację w trakcie podróży służbowej.
- Dyskryminacja i zastraszanie,
- Stres,
- Przemoc
Dla pracodawcy oznacza to okazanie troski o bezpieczeństwo pracowników poprzez planowanie i podejmowanie wszelkich środków ostrożności w celu ograniczenia ryzyka dla nich i innych.
Czy warto wdrożyć zasady Opieki nad pracownikiem w podróży służbowej?
Obowiązek opieki jest istotną częścią programu podróży służbowych. Pracownik ma prawo do opieki podczas wyjazdu służbowego, a jeśli pracodawca nie wywiąże się z tego obowiązku, a pracownik poniesie szkodę z powodu braku opieki, ma pełne prawo pozwać firmę za zaniedbanie .
Wiele krajów uchwala przepisy, które nakładają na firmy odpowiedzialność karną w przypadku naruszenia obowiązku staranności. Na przykład w Wielkiej Brytanii, zgodnie z ustawą Corporate Manslaughter Act, firma i jej wyżsi urzędnicy mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności cywilnej lub karnej za rażące naruszenie obowiązku opieki nad pracownikiem.
Aby uniknąć konsekwencji prawnych, firmy powinny wdrażać dobrze zdefiniowany program opieki do polityki podróży służbowych. Jeśli coś się stanie, pomimo najlepszych starań, firma nadal będzie w stanie pokazać, że podjęła wszystkie odpowiednie środki ostrożności.
Odkładając na bok zobowiązania prawne i moralne, obowiązek opieki jest ważny dla każdej firmy również z innych powodów. Uproszczenie podróży służbowych zwiększa produktywność pracowników i ułatwia im wykonywanie pracy, a dobra opieka nad pracownikami to sprawdzony sposób na ich zatrzymanie. Podejmowanie kroków zapobiegających wypadkom również zapewnia płynność realizacji planów. Załóżmy, że firma rozszerza swoją działalność na zagranice, a pracownicy wysłanie w kilkutygodniową podróż służbową zachorują podczas nagłego wybuchu lojalnej pandemii i nie będą mieli możliwości uzyskania pomocy ze strony swojej firmy. Wiara pracowników w firmę zostanie łatwo zachwiana, prace w tym miejscu zostaną wstrzymane, a plan ekspansji legnie w gruzach. Kilka takich incydentów może poważnie zaszkodzić planom, finansom i reputacji całej firmy.
Zagrożenia w podróży służbowej
Aby opracować kompleksowy program korporacyjnych obowiązków opieki, należy zrozumieć rodzaje zagrożeń, na które mogą narażeni pracownicy podczas podróży służbowych. Są nimi:
Zagrożenia dla zdrowia: obejmują one globalne pandemie, takie jak COVID-19, a także indywidualne choroby związane z podróżowaniem, takie jak zmiana strefy czasowej, zaburzenia snu, zatrucie pokarmowe i zwykła grypa. Poziom dotkliwości może się znacznie różnić w zależności od indywidualnej sytuacji podróżującego.
Ryzyko polityczne: niepokoje społeczne, w tym ataki terrorystyczne, zamieszki i konflikty polityczne, stanowią ogromne zagrożenie bezpieczeństwa dla wszystkich podróżujących, którzy są w nie wciągnięci.
Zagrożenia kulturowe: Wyróżnienie się spośród lokalnej społeczności jest ryzykiem samym w sobie. Podróże często oznaczają, że pracownicy znajdują się w nieznanym środowisku lub wśród nieznanych zwyczajów. Bariery językowe mogą komplikować wszystko, od codziennej nawigacji po reagowanie w sytuacjach awaryjnych.
Klęski żywiołowe: w zależności od lokalizacji osoby podróżujące w interesach mogą znaleźć się w środku śnieżyc, burz gradowych, trzęsień ziemi, tornad lub innych katastrof wymagających natychmiastowego schronienia lub ewakuacji.
Wypadki: Nagłe wypadki lotnicze (takie jak kolizje lotnicze i awaryjne lądowania) oraz wypadki drogowe to dwa najpowszechniejsze zagrożenia w tej kategorii.
Kradzież i nękanie: Osoby podróżujące w interesach, które są nienagannie ubrane i niosą ze sobą wysokiej klasy urządzenia mobilne, będą wyróżniać się z tłumu, co czyni ich celem kradzieży kieszonkowych, nadużyć i gróźb. Podróżujące kobiety są narażone na jeszcze większe ryzyko podczas podróży, w tym molestowanie seksualne, napaść, kradzież i porwanie.
Gotowość do reagowania na wszelkie możliwe incydenty w dowolnym momencie jest niezbędna do ochrony pracowników i reputacji firmy. Dlatego firmy potrzebują solidnego planu opieki, aby przygotować się na tego rodzaju zagrożenia.
Jak wdrożyć zasady Opieki nad pracownikiem do polityki podróży służbowych?
Przed podróżą
-
Ocena ryzyka: Pierwszym krokiem jest analiza poziomu ryzyka związanego z każdym etapem podróży służbowej. Przed dokonaniem rezerwacji podróży i zakwaterowania należy wziąć pod uwagę wszystko, co dotyczy lokalizacji: bezpieczeństwo na drodze, klimat i wszelkie niekorzystne warunki pogodowe, obecność chorób takich jak malaria lub wirusy układu oddechowego oraz warunki polityczne i cywilne. Dobrze jest okresowo oceniać prawdopodobne cele biznesowe i oceniać je jako niskie, średnie lub wysokie ryzyko. Ta praktyka pomaga utrzymać realistyczne wewnętrzne zasady dotyczące podróży, takie jak ograniczenia dotyczące podróży do krajów obarczonych dużym ryzykiem.
-
Poznaj swojego podróżnika: im więcej wiesz o swoim podróżniku, tym lepiej możesz go chronić przed warunkami, które mogą być szkodliwe. Jeśli przepisy prawa pracy obowiązujące w zezwalają na gromadzenie informacji o zdrowiu fizycznym i psychicznym pracowników, należy wykorzystać te informacje, aby przygotować pracownika na wszelkie szczególne zagrożenia, na które może być narażony.
-
Edukuj pracowników: Pracownicy podróżujący służbowo powinni być dobrze poinformowani o zasadach podróży firmy. Należy regularnie prowadzić szkolenie i prezentacje z polityki podróży służbowych i zasad bezpieczeństwa. Przed każdą podróżą pracownicy muszą mieć dostęp do numerów alarmowych i do firmowego ubezpieczenia podróżnego.
-
Sprawdź swoje TMC lub biuro podróży: Należy skonsultować zasady dotyczące podróży i bezpieczeństwa z biurem podróży, które wspiera firmę w organizacji wyjazdów. Zanim pracownik wyruszy w podróż, należy upewnić się, że buro podróży ma jego dane kontaktowe, czy posiada system alertów informujący o wszelkich potencjalnych zakłóceniach.
Podczas podróży
Głównym zadaniem jest zawsze wiedzieć, gdzie przebywają podróżujący pracownicy. Dobrym pomysłem jest wdrożenie aplikacji do śledzenia podróżnych we współpracy z TMC lub biurem podróży. Aplikacje te informują, którzy podróżni są zagrożeni, śledzą pracowników w czasie rzeczywistym, komunikują się z nimi w sprawie aktywnych alertów i identyfikują przyszłe rezerwacje, na które mogą mieć wpływ. Niezależnie od tego, czy firma korzysta z usług zewnętrznego dostawcy, czy sama zajmuje się opieką, zawsze powinna zapewniać swoim podróżnym całodobowe wsparcie w nagłych wypadkach lub zmianach w planie podróży.
Po podróży
Dobrą praktyką jest przeprowadzanie ankiet wśród podróżnych po ich powrocie do biura i zbieranie opinii, aby móc wprowadzać ulepszenia. Można również zapewnić kontrole stanu zdrowia po podróży. Na przykład w większości organizacji pracownicy, którzy wrócili z podróży służbowych podczas rozprzestrzeniania się COVID-19, zostali poddani kontrolom po podróży, aby ograniczyć przenoszenie wirusów związanych z podróżami.
