Travel managerowie (Kierownicy ds. podróży służbowych) powinni ustanowić i ściśle monitorować KPIs, czyli kluczowe wskaźniki wydajności. KPI w zarządzaniu podróżami służbowymi są najważniejszym narzędziem zarządzania podróżami służbowymi w firmie.
Poznaj profesjonalne KPIs i zastosuje je do oceny efektywności polityki podróży służbowych w Twojej firmie.
Poniży artykuł skierowany jest do pracowników mający bezpośredni wpływ na firmową politykę podróży służbowych. Są nimi Travel managerowie, kierownicy kategorii podróży oraz menedżerowie ds. zakupów, finansów i społecznej odpowiedzialności biznesu, a także dostawcy usług wspierających firmę w organizacji i zarządzaniu podróżami służbowymi.
Zakładamy również, że odbiorcy poniższego artykułu mają również dostęp do profesjonalnych danych z tych kluczowych źródeł jak:
- Raporty dostarczane przez Travel Management Company (TMC),
- Raporty z narzędzia do samodzielnej rezerwacji (Self Booking Tool, SBT),
- Raporty z firmowych kart kredytowych
- Raporty z systemu rozliczania wydatków na podróże służbowe.
Budowanie programu KPI
Krok 1 – Określ cele strategiczne dla swojej firmy
Na przykład:
- ograniczanie kosztów,
- zrównoważony rozwój,
- zwiększenie opieki nad pracownikami,
- zwiększenie kontroli wydatków,
- zwiększenie adopcji polityki podróży służbowych,
- zwiększenie adopcji narzędzi do rezerwacji usług i rozliczania wydatków,
- zwiększenie produktywności pracowników
- poprawa zadowolenia pracowników
Krok 2 – Zdefiniuj odpowiednie KPI do pomiaru każdego z wyznaczonych celów
Na przykład:
- ograniczenie kosztów procesu rezerwacji usług turystycznych – W tym przypadku KPI może być średnia wysokość opłaty serwisowej pobieranej przez biuro podróży za pośredniczenie w procesie zakupu usługi.
- ograniczenie wydatków na usługi noclegowe – W tym przypadku KPI to średnia roczna stawka pokojonocy (RN -Roomnight) po jakiej pracownicy dokonują zakupu usługi noclegowej.
- zwiększenie adopcji polityki podróży służbowych. – W tym przypadku KPI może być liczba delegacji, które zrealizowane były niezgodnie z limitami wydatków określonymi w firmowej polityce podróży.
Krok 3 – Zidentyfikuj główne źródła danych
Dla każdego KPI zmapuj konkretne źródła danych, częstotliwość raportowania oraz to, kto ponosi odpowiedzialność i ten proces.
Krok 4 – Działaj na danych
Badaj i podejmuj działania w przypadku wyników, które wykraczają poza wyznaczone zakresy KPI.
Główne kategorie KPI i przykłady
Firmowa polityka podróży służbowych ma różne cele i obszary zainteresowania. Większość jednak skoncentrowana jest na jednym obszarze, „Wydatki i oszczędności”. W poniższym akapicie skupimy się na omówieniu kilku najważniejszych KPI – kluczowych wskaźników efektywności oraz podzielimy je na następujące kategorie.
- Wydatki i oszczędności
- Zachowanie i polityka podróżnych
- Dostawcy
- Proces
- Bezpieczeństwo podróżnych
- Społeczna Odpowiedzialność Biznesu
- Jakość danych
Wydatki i oszczędności
KPI – efektywność umów,
KPI – efektywność narzędzi,
KPI – płatności
Polityka podróży
KPI – efektywność limitów,
KPI – planowanie podróży,
KPI – adopcja narzędzi
Bezpieczeństwo i CSR
KPI – lokalizacja pracowników
KPI – kalkulacja CO2,
KPI – zrównoważone podróże
KPI - efektywność umów
Cel KPI: Pokazanie jaki procent firmowych wydatków na podróże służbowe wynika z umów z dostawcami usług? (umowy z liniami lotniczymi, hotelami, biurami podróży, TMC…)
Dlaczego ten KPI: Firma może uzyskać informacje o tym jaka część wydatków na podróże służbowe jest pod kontrolą działu zakupów i jest generowana na podstawie umów z preferowanymi dostawcami usług.
Jak obliczyć: Suma wydatków na usługi zakupione przez preferowanych dostawców podzielona przez łączne wydatki na podróże.
Przykład: 60 procent wydatków firmy na bilety lotnicze dotyczy zakontraktowanych linii lotniczych.
Wniosek: Wynik w przedziale 50%-80% jest prawidłowy. Więcej wydatków pod kontrolą działu zakupów tym lepiej dla firmy. Jednak umieszczanie zbyt dużych wydatków w ramach jednej umowy/kategorii usug/dostawcy może nie być optymalne.
KPI - efektywność narzędzi
Cel KPI: Jaka część wydatków na podróże służbowe realizowana jest za pośrednictwem preferowanego agenta/biura podróży/TMC oraz preferowanego narzędzia do samodzielnej rezerwacji podróży (SBT/OBT)
Dlaczego ten KPI: Firma może uzyskać informacje o tym jaka część informacji o wydatkach jest agregowana przez preferowanych dostawców i dedykowane narzędzia rezerwacji. Mierzy również stopień, w jakim podróżni korzystają z zatwierdzonego przez firmę procesu organizowania podróży służbowych.
Jak obliczyć: Wydatki zrealizowane przez preferowane go agenta/biuro podróży/ TMC i/lub preferowany system rezerwacji SBT/OBT, podzielone przez całkowite wydatki na podróże.
Przykład: 60 procent firmowych wydatków na podróże jest rezerwowanych przez zatwierdzone firmy zarządzające podróżami lub korporacyjne narzędzie do samodzielnej rezerwacji. Oznacza to, że 40 procent wydatków na podróże służbowe jest rezerwowanych w sposób, który uniemożliwia firmie uzyskanie szczegółowych informacji o tych wydatkach.
Wniosek: Więcej znaczy lepiej. KPI na poziomie 100 procent jest idealny, ale raczej się nie zdarzy. Wpływ mają na to zarówno wyjątkowe sytuacje (np. overbooking, zmiany planów podróży, brak oferty u preferowanego dostawcy) jak i błędy w raportowaniu.
KPI - efektywność płatności
Cel KPI: Jaka część wydatków na podróże służbowe w firmie jest opłacana za pomocą korporacyjnych kart kredytowych?
Dlaczego ten KPI: Widoczność płatności mierzy stopień, w jakim podróżni korzystają z zatwierdzonego formularza płatności, prawdopodobnie firmowej karty kredytowej, w celu uregulowania płatności za koszty podróży.
Dla menedżerów ds. podróży dane kart kredytowych są kluczowym źródłem informacji o hotelach, opłatach dodatkowych, posiłkach i innych wydatkach.
Jak obliczyć: Suma wydatków związanych z podróżami na firmowych kartach kredytowych podzielone przez łączne wydatki na podróże.
Przykład: 60 procent wydatków na podróże jest opłacanych za pomocą firmowej karty kredytowej.
Wniosek: Im wyższy KPI tym lepiej dla firmy.
Alternatywną formą tego KPI jest zmierzenie kwoty wydatków na podróże opłacone odroczonym przelewem na podstawie faktur od dostawców do wydatków opłaconych zaliczkami pracowników lub środkami własnymi pracowników.
