Mówiąc profesjonalnie, menedżerowie ds. Podróży służbowych to osoby odpowiedzialne za całokształt procesu zarządzania podróżami służbowymi. Z punktu widzenia szeregowego pracownika Travel Manager to osoba, która pomaga w dotarciu z punktu A do punktu B. Do zadań Travel Menedżerów należy pomoc w rezerwacji podróży (np. Lotów i hoteli). Są również odpowiedzialni za firmową politykę podróży służbowych, która jasno określa wytyczne dotyczące tego, ile pracownicy mogą wydawać podczas swoich podróży służbowych. Jeśli pracownicy mają jakiekolwiek pytania dotyczące podróży lub problemów, które pojawiają się podczas podróży, Travel Managerowie są ich zaufanym źródłem informacji o wszystkich sprawach związanych z podróżami.
Jednym z głównych zadań Travel managera jest upewnienie się, że wydatki na podróże służbowe w ich firmie są zgodne z budżetem. Regularnie tworzą raporty, aby upewnić się, że nie pojawiają się zbędne wydatki na podróże. Inną częścią pracy Travel Managera jest współpraca z liniami lotniczymi i hotelami w celu negocjowania preferowanych (obniżonych) stawek. Travel managerowie muszą ściśle współpracować z działami finansów i hr, aby zarządzać całym procesem rozliczania wydatków na podróże służbowe.
Travel manager w firmie czy współpraca z biurem podróży?
Podstawowa różnica między Travel Managerem, a współpracą z biurem podróży polega na tym, że Travel manager jest etatowym pracownikiem danej firmy, a biuro podróży to pracownicy zewnętrzni, którzy pracują na korzyść biura podróży. Dzięki zatrudnieniu Travel Managera lub po odpowiednim wyszkoleniu pracownika (np. Asystentka Zarządu, Office Manager, Kierownik Administracji, Specjalista ds Zakupów, itp.) firma zyskuje przewagę nad biurem podróży. Travel Manager jest w 100% poświęcony swojej firmie i posiada pełną wiedzę na jej temat. Współpracując z biurem podróży, zyskujesz niektóre korzyści np. dostęp do lepszych stawek (nie zawsze. Sprawdź tutaj) ale tracisz kontrole nad swoimi wydatkami. Biuro podróży, szczególnie to, które nie jest TMC, lub nie jest regularnie kontrolowane, zawsze będzie starać się maksymalizować swoją marżę na świadczonych usługach. Biuro podróży żyje z opłat transakcyjnych doliczanych do każdej rezerwacji oraz z prowizji jaką dostaje od hoteli, linii lotniczych, systemów rezerwacji, itd. Biuro podróży jest szczęśliwe kiedy Twoja firma rezerwuje podróże służbowe często i drogo. Travel Manager w Twojej firmie dba o to, aby podróże służbowe Twoich pracowników były uzasadnione, a wydatki na nie zoptymalizowane.
Travel Manager vs Biuro podróży
| Cecha/usługa | Travel manager | Biuro podróży |
|---|---|---|
| Silne nastawienie na generowanie oszczędności i optymalizacje wydatków. | Tak | Nie |
| Dostęp do niższych stawek w liniach lotniczych i hotelach | Tak | Tak |
| Szybki dostęp do danych. Raportowanie zbiorcze, benchmarking. | Nie | Tak |
| Wsparcie w organziacji podróży służbowych dla pracowników firmy przez 24/7 | Nie | Tak |
| Obsługa procesów reklamacyjnych w liniach lotniczych i hotelach. | Tak | Tak |
| Wysokość kosztów związanych z organizacją podróży służbowych. | Stałe Pensja/etat | Więcej podróży, wyższe koszty. |
| Aktywne zarządzanie polityką podróży służbowych. | Tak | Nie |
Co wybrać? Na co zwrócić uwagę?
W każdej firmie, w której podróże służbowe pracowników są istotnym elementem działalności firmy i jej sukcesu, przychodzi taki czas, że organizacja wyjazdów firmowych zaczyna generować ogromne wydatki i dużo czasu potrzebnego na prawidłowe rozliczanie kosztów. Jeśli w odpowiednim momencie firma nie wprowadzi rozwiązań do zarządzania podróżami służbowymi (np. polityka podróży służbowych), naraża się na stracenie kontroli nad tą kategorią. W takim momencie firm stoi przez dylematem Travel Manager na etacie czy współpraca z wyspecjalizowanym biurem podróży. Taka decyzja powinna być uzależniona od kilku czynników:
- Suma rocznych wydatków na noclegi, bilety lotnicze, wynajem samochodów, bilety kolejowe, imprezy firmowe, spotkania/szkolenia firmowe, diety, lunche, prezenty dla klientów.
- Liczbę pracowników regularnie spędzających w podróży służbowej min 5 dni rocznie.
- Zasięg geograficzny podróży służbowych.
- Jaki jest cel zatrudnienia Travel Managera (zwiększeni kontroli, obniżenie kosztów) i w jaki sposób będzie weryfikowane osiągniecie wyznaczonego celu.
Na podstawie naszego doświadczenia widzimy, że na polskim rynku wiele firm niepotrzebnie korzysta z biur podróży, ponosząc przy tym koszty związane z opłatami transakcyjnymi. Firma, która rocznie wydaje na podróże służbowe mniej niż 300 tyś PLN, w której 10 pracowników podróżuje głównie po kraju i sporadycznie do 2-3 lokalizacji w Europie, bez problemu powinna samodzielnie zarządzać podróżami służbowymi. Szacunkowy koszt jaki ponosi z tytułu korzystania z usług pośrednika to 25000 PLN.
Z drugiej strony, są również firmy, które nie mają pojęcia ile ostatecznie wydają na podróże służbowe. Zdarzają się przypadki dużych firm, których budżety przekraczają 1 mln PLN, a nikt w tych firmach nie interesuje się zarządzaniem tą kategorią.
Model hybrydowy optymalnym rozwiązaniem
W praktyce, najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest model hybrydowy, czyli Travel Manager, który współpracuje z jedną (lub kilkoma) agencjami jako partnerami. Taki model sprawia, że biuro podróży staje się narzędziem w rękach Travel Managera, i to narzędziem, nad którym firma ma pełną kontrole. Na pierwszy rzut oka model taki może wydawać się droższy dla firmy, ponieważ firma ponosi koszty etatu Travel Managera i opłat transakcyjnych z biura podróży. W rzeczywistości jednak koszty opłat transakcyjnych spadają ponieważ, Travel Manager część rezerwacji może dokonywać samodzielnie przez OBT takie jak Expedia czy Booking.com, a bilety lotnicze rezerwować na stronach linii lotniczych. Biuro podróży będzie pełniło rolę wsparcia w przypadku bardziej skomplikowanych podróży. Największa korzyść z modelu hybrydowego wynika jednak z faktu posiadania przez firmę pełnej kontroli nad procesem zarządzania podróżami służbowymi. Travel Manager jest osobą, której zadaniem jest kontrola i optymalizacja wydatków na podróże. W przeciwieństwie do biura podróży, wynagradzany jest za to, aby firma nie wydawała zbyt dużo na podróże służbowe. Tylko taki model daje szanse na firmie wygenerować realne oszczędności.
Rezerwuj przez nasz dostęp do Booking.com i zgarnij 2% wartości swojej rezerwacji.
W jaki sposób zatrudnienie menedżera podróży może obniżyć koszty podróży Twojej firmy.
Travel Menedżerowie mogą pomóc firmom zaoszczędzić pieniądze na wiele sposobów. Najbardziej oczywistym sposobem jest współpraca z liniami lotniczymi i hotelami w celu wynegocjowania preferowanych stawek dla firmy. Po drugie, Travel Managerowie są odpowiedzialni za optymalizację limitów wydatków na podróże służbowe, mogą np. zaoszczędzić pieniądze, obniżając limity wydatków dostosowując je do lokalizacji. Na przykład hotel w Warszawie max za 250 PLN/doba, ale w Szczecinie już 230 PLN/doba.
Travel Manager zajmuje się również optymalizacją czasu pracy i generuje oszczędności w tym zakresie. Jego zadaniem jest wdrożenie rozwiązań, które ułatwiają pracownikom rezerwowanie podróży służbowych, skracają czas na poszukiwanie odpowiedniej oferty, a na końcu procesu przyspieszają etap rozliczania wydatków.
