Travelsupport.pl

Podróże służbowe. Jak wybrać najlepsze biuro podróży (TMC)?

Twoja firma korzysta z biura podróży. Czy wiesz jak ocenić jakość świadczonych usług?
Travel-management_Travelsupport

Udostępnij:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email

Podróże służbowe dla wielu firm stanowią nie lada wyzwanie. Szczególnie teraz. Firmy, których pracownicy muszą podróżować mają obecnie poważne problmy ze znalezieniem noclegów i połączeń lotniczych. Na szczęście na polskim rynku jest kilka firm zarządzających podróżami służbowymi. Biura podróży typu TMC (Travel Management Companies) to wyspecjalizowani agenci, których zadaniem jest pomoc w organizowaniu i zarządzaniu podróżami firmowymi. Wszystkie oferują bardzo podobny zakres usług. Każde z nich zapewnia, że oferuje dostęp do najtańszych i najlepszych ofert. W rzeczywistości oferowane ceny hoteli czy biletów nie różnią się między sobą, ponieważ biura te korzystają najczęściej z tych samych systemów rezerwacyjnych. Różnice stanowić może jedynie wysokość opłaty transakcyjnej doliczanej do każdej rezerwacji. W praktyce jednak ona też nie powoduje powstania istotnej różnicy w cenie. W takim razie w jaki sposób wybrać najlepsze biuro? Na co zwracać szczególną uwagę?

Należy skupić się przede wszystkim na poziomie świadczonych usług. Problem jest w tym, jak ocenić jakość usług oferowanych przez biuro podróży. Jeśli Twoja firma nigdy nie korzystała z takich usług lub jeśli od lat korzysta z tego samego biura podróży, nie będziesz mieć nic do porównania. W Travelsupport zebraliśmy niektóre z kluczowych wskaźników dzięki którym można ocenić i porównać oferty biur podróży dla firm.

Podróże służbowe –  koniecznie przez system rezerwacji online.

Dostęp nawet do prostego narzędzia do rezerwacji online umożliwia pracownikom szybsze organizowanie podróży służbowych. Jeśli pracownik rezerwuje w określonym limicie wydatków, z pewnością sam znajdzie dla siebie najlepszy hotel, bilet, etc. Za samodzielne rezerwacje internetowe biuro podróży nie powinno pobierać opłat transakcyjnych. Platformy rezerwacyjne oferowane przez biura podróży w oczywisty sposób obniżają koszty organizacji podroży dla firmy. Przyspieszają proces rezerwacji i pozwalają kontrolować wydatki.  Łatwe w użyciu oraz bezpłatne systemy dostępne są poprzez największe portale internetowe. Więcej informacji tutaj. 

Dział księgowości w firmie również skorzystaj na współpracy z biurem, które udostępnia narzędzia do rezerwacji online. Takie systemy z zasady wyposażone są w moduły do raportowania wydatków, a czasami nawet do ich automatycznego rozliczania i księgowania.

Pełna kontrola podróży służbowych. 

Biuro powinno zapewnić dostęp do technologii śledzenia podróżnych. Jest to konieczne aby w nagłych wypadkach firma mogła być w stanie natychmiast wygenerować raport, który wyraźnie wskazuje wszystkich podróżnych na danym obszarze. 

Biuro podróży musi oferować umowę SLA.

Service Level Agreement, SLA – umowa utrzymania i systematycznego poprawiania ustalonego między usługodawcą a usługobiorcą poziomu jakości usług. Umowa określa bardzo dokładnie jakie usługi świadczy biuro, w jaki sposób będą organizowane podróże służbowe. Umowa określa również sposób komunikowania się między pracownikami biura i pracownikami klienta. Dzięki umowie SLA firma ma pełną wiedze o tym jaki poziom usług oferuje biuro podróży. Dzięki SLA firma może jednoznacznie ocenić czy biuro wywiązuję się ze swoich zobowiązań. Zapisy SLA powinny być podstawą procesu wybierania agenta do obsługi podróży służbowych.

Gwarancje dostępności najniższej publikowanej ceny.

Na początku tego artykułu wspomnieliśmy, że każde biuro podróży będzie twierdzić, że może zapewnić Twojej firmie najtańsze ceny hoteli, biletów lotniczych, kolejowych, etc. Często jednak ta obietnica biura jest weryfikowana tylko na początku współpracy, później kontrole zdarzają się rzadko lub nigdy. Co zrobić, aby mieć pewność, że podróże służbowe w Twojej firmie organizowane są na podstawie najlepszych dostępnych cen? Trzeba sprawdzić z jakich systemów rezerwacyjnych korzysta dane biuro. Czy oprócz profesjonalnych narzędzi jest w stanie oferować ceny np. z Booking.com, HRS, Hotels.com?  W praktyce jest tak, że większość agencji podróży oferuje ceny z tego systemu, z którego ma więcej korzyści dla siebie. Biuro zarabia na prowizji od rezerwacji więc naturalnym jest, że będziemy otrzymywać oferty z tego systemu który oferuje wyższą prowizję dla biura podróży. 

Aby mieć pewność, że otrzymujesz najniższe stawki, Twoje biuro podróży powinno oferować stawki z wszystkich możliwych systemów rezerwacji oraz dodać do umowy zapis o Gwarancji dostępności najniższej publikowanej ceny. Gwarancja taka zobowiązuje biuro podróży np. do założenie rezerwacji w cenie, którą Twoi pracownicy znaleźli np. na Booking.com. 

Biuro podróży musi zapewnić szczegółowe raportowanie wydatków.

Jeśli biuro podróży nie oferuje systemu online do zarządzania podróżami służbowymi, prawdopodobnie nie będzie w stanie dostarczyć Twojej firmie realnych raportów z wydatków. Tylko dzięki raportowaniu można na bieżąco śledzić wydatki firmy oraz wszelkiego rodzaju uchybienia zarówno po stronie osób podróżujących jak i po stronie biura podróży. Dzięki raportom można wyłapać sytuacje, w których pracownicy łamią zasady polityki podróży. Dobrze przygotowane raporty analityczne pozwolą również na znalezienie dodatkowych oszczędności. Przykładem może być raport, na którym widzimy tak zwane “okno rezerwacji”, czyli liczbę dni między datą dokonania rezerwacji przez pracownika, a datą wyjazdu. Jeśli na raporcie zauważymy, że pracownicy jakiegoś działu rezerwują na ostatnią chwilę (1 -3 dni  przed wyjazdem) możemy odpowiednio zareagować i nakazać planowanie i rezerwowanie podróży służbowych z większym wyprzedzeniem. Powiększenie okna rezerwacji przekłada się na oszczędności, ponieważ im wcześniej rezerwujemy tym mamy większą szanse na niższe stawki i lepsze warunki anulacji.

Akredytacje i nagrody

Istnieją pewne akredytacje, które pomagają wskazać biura podróży pierwszej klasy. Idealnie byłoby, gdyby biuro posiadało akredytacje, takie jak ISO 27001, 9001 i 14001 , które potwierdzą zaangażowanie w zapewnianie najwyższej możliwej obsługi.

Podobnie jest z nagrodami. Dobre  biuro podróży musi pochwalić się swoimi nagrodami i referencjami. Niezależnie od tego, czy są to nagrody branżowe, czy ogólnokrajowe. Jeśli biuro podróży jest w stanie wykazać kilka kluczowych zdobytych nagród, będzie to dobra wskazówka ich pozycji.