Cięcie wydatków na podróże służbowe może wydawać się trudne. Jeśli podróże służbowe pracowników są ważnym elementem działania firmy, trzeba szczególnie ostrożnie podchodzić do tego tematu. Proste działania typu zmniejszenie limitów wydatków na noclegi, czy zakaz latania liniami rejsowymi i przesiadka do lowcostów, są najczęściej przeciw skuteczne. Czasami mogą prowadzić do tego, że pracownicy będą odchodzić do innych firm, które oferują lepsze warunki podróży służbowych. Istnieją jednak sposoby na obniżenie kosztów bez narażania bezpieczeństwa podróżnych i obniżania standardu podróży służbowych.
Dzięki inteligentnemu procesowi Travel Managementu można wyeliminować zbędne wydatki i poprawić jakość podróży służbowych w firmie.
Oto 10 najskuteczniejszych sposobów na zmniejszenie ogólnych wydatków na podróże służbowe.
1. Zmień firmową Politykę Podróży Służbowych (PPS)
Aktualizując firmową politykę podróży służbowych (PPS), należy wziąć pod uwagę wiele kwestii. Należy przeanalizować obecną i przyszłą sytuacje rynkową (np. rosnące ceny hoteli i biletów lotniczych w 2022 i 2023), poznać szczegółowo plany rozwojowe swojej firmy, kierunki przyszłych podróży i ewentualne projekty zagraniczne. Na koniec rozważyć oczekiwania pracowników wobec standardu podróży służbowych. Nowa polityka podróży służbowych powinna być bardziej szczelna, uniemożliwiać, a nawet karać za nieautoryzowane łamanie jej przepisów. Polityka podróży służbowych musi być wystarczająco solidna, aby objąć każdy obszar wydatków związanych z podróżami w Twojej firmie.
Cięcie wydatków na podróże służbowe wymaga uporządkowania podstaw i uszczelnienia procesu organizacji podróży służbowych poprzez wprowadzenie tylko jednego kanału rezerwacji. Może to być biuro podróży lub internetowy system rezerwacji (Online Booking Tool). Wyznaczenie jasnych procedur pomoże osobom podróżującym służbowo w podejmowaniu decyzji, które pozostają w zgodzie z Twoją polityką i nie poniosą dodatkowych kosztów, które mogą negatywnie wpłynąć na wyniki finansowe. Jeśli nie masz polityki podróży służbowych, przeczytaj nasz przydatny przewodnik, jak ją napisać .
2. Wprowadź proces akceptacji wydatków przed podróżą służbową
Najprostszym sposobem na zmniejszenie wydatków na podróże służbowe jest posiadanie systemu zatwierdzania każdej rezerwacji. Jeśli współpracujesz z firmą zarządzającą podróżami, w pełni korzystaj z jej narzędzia rezerwacji online. Powinno to zapewnić lepszy nadzór nad organizacją podróży. Jeśli twoja agencja ds. podróży służbowych nie ma takich rozwiązań, to poszukaj takiej, która je oferuje. Tutaj znajdziesz listę TMC, które oferują tego typu rozwiązania.
3. Oszczędzaj na biletach lotniczych
Rezerwowanie na ostatnia chwilę jest najdroższe. Cięcie wydatków na podróże służbowe nie jest możliwe bez zaostrzenia polityki podróży. Nakaż pracownikom, aby wszystkie podróże służbowe wymagające zakupu biletu lotniczego planowali z maksymalnym wyprzedzeniem. Edukuj pracowników zajmujących się organizacją podróży służbowych, aby rezerwowali bilety wg najlepszych, sprawdzonych zasad. Skróć czas rezerwacji biletu lotniczego. Nie musisz korzystać z biura podróży, aby sprawdzić ofertę lotów w Wizzair czy Ryanair, taką samą cenę zarezerwujesz na stronach przewoźników lub poprzez porównywarki takiej jak Kiwi.com czy Skyscanner.com . Ogranicz możliwość latania z bagażem rejestrowanym, zezwalaj na bilety lotnicze tylko z bagażem podręcznym.
4. Obniż wydatki na noclegi, ale bez przesady
Wyznacz limity wydatków, ale nie przesadź z ich niskim poziomem, bo ceny hoteli w tym i przyszłym roku będą się zmieniać szybciej niż kiedykolwiek w historii. Monitoruj limity wydatków i aktualizuje je do sytuacji rynkowej i potrzeb pracowników podróżujących służbowo.
Jeśli chcesz zachować kontrolę nad limitami wydatków wymagaj od pracowników aby noclegi rezerwowali przez jeden system rezerwacyjny umożliwiający generowanie raportów w czasie rzeczywistym. Jeśli pracownicy regularnie odwiedzają tę samą lokalizację, wynegocjuj specjalne zniżki na stawki hotelowe. Możesz także wykorzystać rozwiązania typu cashback oferowane np. przez Travelsupport.pl – dzięki temu część wydatków (3%) na podróże służbowe wrócić do firmy.
5. Nagradzaj pracowników za oszczędzanie firmowych pieniędzy
Za każdym razem, gdy pracownicy podróżujący służbowo wybierają ofertę lotniczą czy hotelową poniżej wyznaczonych limitów, oszczędzają pieniądze firmy. Cięcie wydatków na podróże służbowe w taki sposób naprawdę może wygenerować wielkiej kwoty oszczędności. Zachęcaj ich do dalszych oszczędności. Wprowadź prosty program nagród, który możesz oprzeć o kwartalny raport z rezerwacji. Jeśli pracownik dokonał rezerwacji o 20% tańszej niż wyznaczony limit, to z każdej takiej rezerwacji otrzyma bonus np. o wartości 50% swoich oszczędności. Niewielkie kwoty zbudują całkiem pokaźny bonus dla pracownika, a dla firmy wymierne oszczędności.
