Co robią firmy zarządzające podróżami służbowymi?
Firmy zarządzające podróżami służbowymi, czyli Travel Management Company (TMC) to najczęściej jednoprofilowe firmy konsultingowe i/lub wysokospecjalizowane biura podróży. Zajmują się przede wszystkim kontrolą i optymalizacją polityki podróży służbowych, obniżaniem wydatków, usprawnianiem procesów rezerwacji podróży i rozliczania delegacji. Ich głównym celem jest kompleksowe zarządzanie firmowym budżetem na podróże służbowe.
Czym różnią się TMC od klasycznych biur podróży?
Jedną z głównych różnic między firmą zarządzającą podróżami służbowymi (TMC), a klasycznym biurem podróży jest to, że TMC obsługuje podróże służbowe swoich klientów wykorzystując do tego nowoczesny system typu Online Booking Tool – OBT. Systemy typu OBT spełniają dwie podstawowe funkcje. Z jednej strony są nowoczesnym, internetowym narzędziem rezerwacyjny dla użytkowników, z drugiej strony stanowią narzędzie do kontroli polityki podróży dla TMC.
Nowoczesne TMC są często kojarzone jako platformy do zarządzania podróżami, ponieważ oprogramowanie OBT, które oferują jest podstawą ich oferty. Tym samym można powiedzieć, że firma która nie oferuje swoim klientom systemów online do zarządzania podróżami służbowymi nie prawa nazywać się TMC.
W przeszłości firmy zajmujące się zarządzaniem podróżami zajmowały się zarówno zarządzaniem jak i rezerwacją usług. Jednak postęp w branży turystycznej, technologia i wymagania konsumentów utorowały drogę tym TMC, które oferują tylko platformy do zarządzania podróżami typu OBT. Takie TMC nie oferują np. możliwości rezerwowania hoteli przez obsługę telefoniczną. Często jednak wspierają się współpracą z jakimś klasycznym biurem podróży przykładem takiego TMC jest SAP Concur.
Rezerwuj regularnie przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zawsze zwrot do 3% wartości swoich rezerwacji.
Najlepsze firmy zarządzające podróżami służbowymi.
eTravel SA to firma zarządzająca podróżami, którą warto wziąć pod uwagę. Jest obecnie najlepszym rozwiązaniem na polskim rynku, szczególnie dla dużych i średnich korporacji posiadających rozbudowane programy podróży służbowych.
eTravel SA można nazwać również jedynym polskim TMC na naszej liście. Firma eTravel dostarcza swoje usługi w oparciu o własny system typu OBT, który jest rozbudowanym narzędziem do rezerwacji i zarządzania podróżami służbowymi. Corporate Travel Assistant (CTA.pl) to nowoczesna platforma do samodzielnego zarządzania podróżami służbowymi, ciesząca się największym zaufaniem na polskim rynku. Za jej pośrednictwem klienci korporacyjni mogą dokonywać rezerwacji wybranych usług, monitorować stan dokonanych rezerwacji, wykonywać operacje na poszczególnych zamówieniach oraz generować raporty ze zrealizowanych zleceń. Ponad to system CTA daje dostęp do faktur, polityki podróży i zawartych w niej limitach wydatków. Podstawowe usługi eTravel SA i CTA to:
- Przejecie płatności i central billing.
- Brak konieczności używania kart kredytowych do korzystania z systemu CTA
- Rozbudowana kontrola limitów wydatków
- Specjalne oferty korporacyjne w hotelach i liniach lotniczych.
- Szczegółowe raporty analityczne i wsparcie merytoryczne w tworzeniu i optymalizacji polityki podróży służbowych.
Firma eTravel SA, poprzez spółkę Prosferi i system Delegowany.pl oferuje również rozwiązania do automatyzacji procesów związanych z rozliczaniem diet i wydatków na delegacje służbowe.
W ostatnich miesiącach pojawiają się również informacje, że eTravel SA planuje również rozwijać narzędzie online Meeting.pl, które służy do organizacji i zarządzania eventami firmowymi.
Jeśli chodzi o największe firmy zarządzające podróżami, SAP Concur to marka, której zaufało wielu. Założony w 1993 roku gigant TMC został przejęty przez SAP w 2014 roku. Jego samozwańcze atuty to:
- Współpracuje z niektórymi z największych marek
- Łatwe śledzenie i raportowanie wydatków na potrzeby raportów wydatków
- Wiele połączonych aplikacji, takich jak Uber i Airbnb
TMC jest również częścią SAP, co oznacza, że dobrze współpracuje z systemem operacyjnym SAP. Są jednak obszary, w których SAP Concur jest nieco przestarzały. Wielu klientów korporacyjnych uważa również, że oprogramowanie SAP Concur jest trudne i drogie do wdrożenia. Największym problemem dla polskich korporacji jest to, że SAP Concur nie oferuje bezpośredniego dostępu do bazy noclegowej w małych i średnich miejscowościach. Mimo to, ten globalny TMC ma kilka zalet:
- Rozsądny UX zapewniający dobry odbiór i adopcje wśród użytkowników.
- Większy i lepszy dostęp do opcji podróży międzynarodowych
- Zwrot podatku VAT: pozwala zaoszczędzić dodatkowe % na wszystkich kosztach podróży służbowych
Wdrożenie SAP Concur zajmuje od sześciu do ośmiu tygodni i wymaga gruntownego przeszkolenia pracowników przed użyciem platformy.
Egencia jeszcze niedawno należała do jednej z dwóch największych grup turystycznych na świecie – Expedia Group jednak została przejęta przez innego globalnego giganta podróży służbowych, czyli American Express Global Business Travel (AMEX).
Egencia pozycjonuje się jako nowoczesna firma zarządzająca podróżami służbowymi, specjalizująca się w zarządzaniu ryzykiem związanym z podróżami, wspieraniu dobrego samopoczucia podróżnych i maksymalizacji zwrotu z inwestycji w programu podróży służbowych. Oto kilka głównych zalet:
- Odzyskiwanie i zwrot podatku VAT
- Zarządzanie ryzykiem.
- Specjalne stawki hotelowe, lotnicze, kolejowe…dostarczane przez giganta jakim jest EXPEDIA
System OBT od EGENCIA może być skonfigurowany pod klienta i wdrożony w ciągu kilku tygodni.
Klienci korporacyjni zwracają czasami uwagę na to, że model cenowy Egencia jest skomplikowany i nieprzewidywalny. Często pojawiają się nieoczekiwane dodatkowe koszty,
American Express Global Business Travel to międzynarodowa firma zarządzająca programami podróży i spotkań z siedzibą w New Jersey w Stanach Zjednoczonych. Po przejęciu Egencia w 2020 i kilku mniejszych graczy, może się nazywać największym TMC na świecie. Obsługuje rynki na całym świecie i dostarcza rozwiązania w zakresie podróży służbowych od 2013 roku.
AMEX GBT zazwyczaj dostarcza rozwiązania turystyczne dla większych korporacji. Oferty AMEXGBT obejmują:
- Aplikacja OBT o nazwie NEO
- Alerty o ryzyku i bezpośrednia komunikacja.
- Negocjowane stawki korporacyjne i 2 miliony ofert hotelowych.
- Współpraca w celu maksymalizacji wartości i efektywności programu podróży służbowych.
BCD Travel z siedzibą w Holandii to kolejny światowy gigant zarządzania podróżami służbowymi. Ma biura w 109 krajach i oferuje rozwiązania do zarządzania podróżami firmom na całym świecie.
To tradycyjna firma zajmująca się zarządzaniem podróżami, która oferuje rozwiązania turystyczne za pośrednictwem agenta i narzędzia do rezerwacji online o nazwie TRIPSOURCE, w zależności od wielkości klienta. BCD Travel uważa się za wiodącą firmę zarządzającą podróżami z następujących powodów:
- Pakiet oprogramowania składający się z trzech oddzielnych platform dla firm do zarządzania podróżami
- Dostęp do interfejsów API w celu integracji z platformą.
- Rozwiązania dla MŚP
BCD Travel oferuje podstawowe zarządzanie podróżami. Od narzędzia do rezerwacji online po wysokiej jakości obsługę klienta.
Tradycyjne biura podróży obsługujące wyjazdy firmowe.
Wiele tradycyjnych biur podróży przez ostatnie lata wyspecjalizowało się w obsłudze ruchu biznesowego. W tej grupie firm cały czas istnieją duże międzynarodowe korporacje jak i małe lokalne firmy. Do grupy tradycyjnych biur podróży, które mimo braku rozwiązań online OBT, świadczą usługi związane z zrządzaniem podróżami służbowymi, należą:
- CWT
- FCM Travel
- Radius/Weco Travel
Chociaż branża zarządzania podróżami przeszła długą drogę, wiele polskich firm nadal korzysta z tradycyjnych biur podróży i robi z wielu powodów. Powody te obejmują:
- Lojalność: wiele firm korzysta ze swojego biura podróży od lat
- Brak polityki podróży i chęci optymalizacji wydatków
- Korzyści dla pracowników rezerwujących podróże: osoby takie są specjalnie traktowane
- Obawa przed korzystaniem z rozwiązań online: proces rezerwacji jest w całości offline
Tradycyjne biura podróży zajmujące się głównie pośredniczeniem w rezerwowaniu usług. Zarządzanie polityką podróż, optymalizacja i kontrola wydatków sprowadza się najczęściej do oferowania cen korporacyjnych i generowaniu kwartalnych raportów wydatków. Biura podróży często mają przestarzałą infrastrukturę techniczną i środki komunikacji, takie jak ciągłe przesyłanie emaili tam i z powrotem lub rozmowy telefoniczne, które po prostu nie są konieczne. Oto kilka innych problemów jakie napotykają pracownicy firm korzystających z tradycyjnych biur podróży:
- Czasochłonna obsługa: rezerwacje offline, konieczność dodatkowego potwierdzania emailem
- Słabe oferty klienci często mogą znaleźć lepsze oferty, rezerwując online
- Zła obsługa: klienci nie zawsze mają dostęp do całodobowej obsługi, a czasem zdarza im się rozmawiać z robotami
- Przestarzałe: stara technologia i słaby UX wymagają aktualizacji
- Drogie: klienci nie powinni być obciążani kosztami pomocy, jednak często tak się dzieje
