W związku z rosnącymi kosztami korzystania z zewnętrznych biur podróży, wiele firm zaczyna inwestować we własne działy zajmujące się organizacją i zarządzaniem podróżami służbowymi. Wiele dużych i średnich firm zmierza w kierunku tworzenia wewnętrznego działu podróży korporacyjnych. Stanowisko Travel Managera staje się powoli standardem nawet w Polsce.
Dlaczego firmy zmierzają w kierunku własnego działu ds. podróży służbowych?
Wraz z powrotem branży podróży służbowych do poziomu sprzed pandemii oraz rosnącymi cenami, firmy zaczęły głębiej analizować swoje wydatki na podróże. Te korporacje, które już wcześniej miały na etacie menedżerów i specjalistów ds. organizowania podróży, zainteresowały się utworzeniem wewnętrznych działów podróży korporacyjnych CDT (Corporate Travel Department). Firmy starają się przejąć większą kontrolę nad swoimi programami podróży i ograniczyć koszty korzystania z pośredników, tam gdzie nie jest to konieczne.
W 2023 i 2024, eksperci Travelsupport wielokrotnie prowadzili konsultację w sprawie zalet modelu CTD w porównaniu do korzyści jakie dają TMC lub biuro podróży.
Co to jest wewnętrzny dział podróży służbowych (CTD)?
Własny dział podróży korporacyjnych pozwala firmie wyeliminować część pośredników w procesie zakupu i dystrybucji usług turystycznych bezpośrednio dla swoich pracowników. Może to być bardziej opłacalne podejście do zarządzania programem podróży (szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw) w porównaniu z tradycyjnym podejściem, w którym firma korzysta z agencji i biur podróży. Własny dział podróży służbowych gwarantuje firmie przejęcie kontroli nad swoim programem podróży i znaczące ograniczenia kosztów organizacyjnych.
W zależności od wielkości firmy, własny dział podróży służbowych może składać się z:
- Specjalisty ds. organizacji podróży. Może to być osoba, która łączy obowiązki office managera, asystentki zarządu lub specjalisty ds. administracji
- Specjalisty ds. zakupów. Najczęściej będą to osoby odpowiedzialne za kategorie indirect’owe.
- Specjalista ds. personalnych
Każdy z pracowników w wewnętrznym dziale podróży służbowych powinien mieć swoje zadania, ale w miarę możliwości powinny one być wykonywane w konsultacji z pozostałymi członkami zespołu. Bez ścisłej współpracy i wymiany informacji zarządzanie firmowym programem podróży nie będzie możliwe.
Plusy i minusy posiadania własnego działu podróży służbowych
Działy podróży korporacyjnych mają swobodę wyboru własnych dostawców usług turystycznych. Zamiast dopasowywać się do rozwiązań narzucanych przez biuro podróży lub TMC, własny dział podróży może samodzielnie negocjować umowy z dostawcami i wybierać tych, których usługi najlepiej odpowiadają ich unikalnym potrzebom, liczbie podróży i wydatkom firmy.
Sporą korzyścią jest również ograniczenie kosztów związanych z korzystaniem z pośredników. Mimo, iż w branży turystycznej nie da się całkowicie wyeliminować pośredników, wewnętrzny dział podróży służbowych może istotnie ograniczyć ich liczbę w procesie organizacji podróży. Jednym z jaskrawych przykładów eliminowania zbędnych pośredników i kosztów ich obsługi jest korzystanie z OTA takich jak Booking.com, zamiast rezerwować przez biuro podróży. Większość biur podróży regularnie korzysta z Booking.com rezerwując noclegi dla swoich klientów . Doliczają do tego również opłaty za obsługę na poziomie kilku % wartości rezerwacji. Własny dział podróży służbowych może robić to samodzielnie i nawet otrzymywać prowizję za swoje rezerwacje zamiast płacić ją pośrednikowi. Podobną podejście można zastosować do zakupu biletów lotniczych i innych usług turystycznych.
Wszystko ma jednak swoją cenę. Są usługi, których własny dział podróży służbowych nie jest w stanie zapewnić swojej firmie. Problemem zawsze będzie Duty of Care, czy też wsparcie podróżnych 24/7 na wypadek overbookingu. Wyzwanie stanowi również system zapewniający odpowiednią agregacje danych z różnych kanałów rezerwacji. Największym problemem dla firm może być jednak kwestia płatności za podróże służbowe i procesy związanie z fakturami i ich rozliczaniem.
| PLUSY | MINUSY |
|---|---|
| Niższe koszty związane z organizacją podróży, ograniczenie opłat serwisowych | Brak dostępu do profesjonalnych usług rezerwacyjnych (np. brak dostępu do GDSów ) |
| Negocjowanie własnych kontraktów z hotelami i liniami lotniczymi | Brak wsparcia dla pracowników przez 24/7 |
| Pełna kontrola nad wydatkami i polityką podróży służbowych | Brak jednolitcy narzędzi do gromadzenia i raportowania danych o wydatkach |
| Możliwość uzyskania dodatkowych korzyści z programów lojalnościowych | Trudności związane z otrzymywanie poprawnych faktur z linii lotniczych i internetowych systemów rezerwcji |
Podróż podróżnika staje się bardziej online’owa. Podróżni są bardziej świadomi i bardziej przyjaźni technologicznie, co minimalizuje potrzebę korzystania z pomocy ekspertów i agentów w zakresie pośredniczenia w rezerwacjach. Podróżni korzystają dzisiaj z narzędzi samoobsługowych, przy wyraźnym wzroście wykorzystania Internetu.
Zaprojektowanie aktywnego i zaangażowanego działu podróży służbowy umożliwi firmie realne i niezależne zarządzanie podróżami służbowymi.
