Sourcing podróży służbowych odnosi się do procesu pozyskiwania, nabywania i zarządzania usługami związanymi z podróżami do celów biznesowych. Obejmuje strategie takie jak wybór dostawców, negocjowanie umów i wdrażanie środków oszczędzających koszty w ramach firmowej polityki podróży.
Posiadanie zdefiniowanych strategii sourcingu podróży służbowych jest ważne, ponieważ zapewniają one zgodność z polityką i przepisami dotyczącymi podróży, optymalizują relacje z dostawcami, usprawniają procesy i zwiększają przejrzystość. Strategie te przyczyniają się do wydajnego i skutecznego zarządzania podróżami, co ostatecznie przynosi korzyści kondycji finansowej organizacji i efektywności operacyjnej.
Oto kilka strategii zakupów, które należy uwzględnić w programie podróży służbowych:
1. Przygotuj listę potencjalnych dostawców
Prowadząc badania rynku dostawców na potrzeby programu podróży służbowych, ważne jest, aby dokładnie ocenić dostawców. Potencjalnych dostawców można poznać poprzez platformy internetowe, konferencje czy publikacje branżowe.
Następnie należy ocenić dostawców na podstawie ich reputacji i doświadczenia w branży. Warto brać pod uwagę ich osiągnięcia, uznanie w branży i wszelkie nagrody, które otrzymali. Należy również upewnić się, że wybrani dostawcy mogą zapewnić kompleksowe rozwiązania obejmujące wszystkie niezbędne aspekty programu podróży służbowych. Zmniejszy to potrzebę zarządzania wieloma dostawcami i poprawia wydajność.
W przypadku dostawców w branży podróży służbowych należy dokonać odpowiednich poddziałów na
- bezpośrednich dostawców usług (np. hotele, linie lotnicze, dostawcy oprogramowania do rozliczania delegacji…)
- pośredników (np. biura podróży, OTA…)
W przypadku pośredników takich jak biura podróży konieczny jest dodatkowy podział na te podmioty, które są tylko pośrednikami w dokonywaniu rezerwacji i te, które oferują szerszy pakiet usług związanych z zarządzaniem podróżami służbowymi, czyli TMC (Travel management Companies)
2. Poznaj specyfikę rynku podróży służbowych
Przed przystąpieniem do negocjacji konieczne jest dokładne zrozumienie branży podróży służbowych. Oznacza to poznanie zasad tworzenia stawek, struktur cenowych i poziomów usług.
Dowiedz się co oznaczają takie branżowe stwierdzenia i definicje
Stawki LRA
Hotel nie jest z gumy.
W turystyce więcej nie zawsze znaczy taniej.
Najdroższy pokój hotelowy to ten niesprzedany.
Pomoże to ocenić propozycje dostawców i określić, czy spełniają one standardy branżowe.
Zrozumienie dynamiki rynku w branży podróży służbowych ma kluczowe znaczenie, ponieważ zapewnia cenny wgląd w potencjalne obszary oszczędności w programie podróży. Może to obejmować zabezpieczenie obniżonych stawek lub ofert promocyjnych.
Ponadto posiadanie aktualnej wiedzy o warunkach rynkowych wzmacnia pozycję negocjacyjną. Na przykład wiedza o tym, kiedy w niektórych lokalizacjach popyt jest zwykle niski, może pomóc w negocjowaniu lepszych stawek w tych okresach.
3. Przygotuj szczegółowe raporty o podróżach służbowych w firmie
Największym zagrożeniem dla procesu zakupowego jest prowadzenie go na ślepo. Bez dogłębnej analizy wydatków firmy na podróże służbowe nie ma co siadać do stołu negocjacyjnego. Podstawą jest rzetelne raportowanie liczby rezerwacji hotelowych, liczby kupowanych biletów lotniczych i wartości wydatków rocznych na podróże służbowe. Bez opierania się na danych z profesjonalnych raportów wydatków, może się okazać, że Twoja firma kupi usługi drożej, bo nie wykorzystała swojego potencjału negocjacyjnego.
4. Monitoruj wydajność swoich dostawców usług
Monitoring wydajności pozwala sprawdzić, czy dostawcy wywiązują się ze swoich zobowiązań umownych. Obejmuje to ocenę ich zgodności z warunkami umowy, takimi jak ceny, poziom usług i rezultaty. Monitorując wyniki, można mieć pewność, że dostawcy wywiązują się ze swoich zobowiązań.
Aby skutecznie monitorować wydajność, należy ustalić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI). Te wskaźniki KPI mogą obejmować takie wskaźniki, jak terminowość, oceny zadowolenia klientów, czas reakcji i oszczędności. Nalezy regularnie mierzyć i śledzić KPI, aby obiektywnie ocenić wydajność dostawcy i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
Można także zebrać opinie podróżnych na temat ich doświadczeń z dostawcami. Można to zrobić za pomocą ankiet lub formularzy opinii. Należy zwracać uwagę na ich sugestie i skargi, ponieważ dostarczają cennych informacji na temat wydajności każdego dostawcy.
