Dział HR musi angażować się w podróże służbowe i politykę podróży służbowych.
Kto najczęściej zajmuje się organizacją i zarządzaniem podróżami służbowymi w polskich firmach? Czy jest to osoba z działu finansowego, działu administracji, czy może rasowy Travel Manager? Z ankiet prowadzonych przez Travelsupport wynika, że tym obszarem zajmują się pracownicy administracji (najczęściej sekretariaty i Asystenci/ki Zarządów – 56% firm), następnie pracownicy działów zakupów 18%. Pozostałe 26% pytanych firm wskazywało na dział marketingu, dział HR lub nie wskazywały żadnego działu. Ciekawostką jest to, że w ponad 60% firm dział HR był całkowicie pomijany w procesie zarządzania podróżami służbowym.
Dział HR ma obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa i wydajności pracowników oraz uczynienie firmy atrakcyjną dla nowych talentów. Oczywistym jest to że właśnie z tymi obszarami bezpośrednio związane są podróże służbowe.
Dlaczego specjaliści HR powinni angażować się w podróże służbowe?
Firmy mają obowiązek dbać o swoich pracowników. Kiedy pracownik podróżuje służbowo, za jego bezpieczeństwo odpowiada pracodawca.
1. Dbanie o bezpieczeństwo pracowników w podróży służbowej
Organizowanie podróży służbowych jest związane pracowniczych z pewnym poziomem ryzyka. Prawidłowo zaplanowana i zreorganizowana delegacja daje nadzieję, że wszystko przebiegnie sprawnie. Zawsze jednak istnieje ryzyko, że podróżujący zgubią dokumenty, zachorują lub ulegną wypadkowi podczas podróży służbowej. Obowiązkiem pracodawców jest podjęcie środków ostrożności w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia takich incydentów i zapewnienia odpowiedniego postępowania, jeśli do nich dojdzie.
Dział HR musi mieć plan postępowania w sytuacjach awaryjnych, które mogą się zdarzyć podczas podróży służbowych pracowników. Plan (duty of care) ma zapewniać ochronę, bezpieczeństwo i dobrego samopoczucia podróżnych.
2. Budowanie marki firmy i zwiększanie zaangażowania pracowników
Podróże służbowe bardzo mocno wpływają na to, co pracownicy myślą o swoim pracodawcy. Badanie przeprowadzone przez Global Business Travel Association (GBTA) wykazało, że prawie 80% osób podróżujących służbowo twierdzi, że doświadczenia związane z podróżami służbowymi wpływają na ich ogólną satysfakcję z pracy .
To samo badanie wykazało również, że prawie 60% osób podróżujących po twierdzi, że polityka firmy dotycząca podróży jest ważnym czynnikiem przy rozważaniu potencjalnego nowego pracodawcy.
Działy HR powinny znać zasady dotyczące podróży służbowych obowiązujące w ich firmie, aby móc dzielić się informacjami na temat tych zasad z kandydatami do pracy.
Powinni także rozważyć, w jaki sposób podróże służbowe mogą wpłynąć pozytywnie lub negatywnie na zaangażowanie pracowników.
