Wielu Travel Managerów skupia się jedynie na kontrolowaniu polityki podróży służbowych i redukowaniu wydatków na podróże. Nowoczesne podejście do polityki podróży sugeruje również, aby analizować wydatki w oparciu o osiągany wynik finansowy firmy. Pierwszym krokiem w takiej analizie może być pomiar ROI.
Czym jest ROI w polityce podróży służbowych?
Akronim ten jest skrótem wyrażenia „Return on Investment”. Jest to wskaźnik powszechnie używany do mierzenia efektywności różnego rodzaju inwestycji dokonywanych przez firmę. Dzięki temu wskaźnikowi menedżerowie mogą dokładnie zobaczyć, które działania przynoszą firmie lepsze zwroty finansowe. ROI pozwala unikać marnowania czasu i pieniędzy na mniej wydajne akcje.
Wprowadzając ROI do firmowej polityki podróży należy zmienić standardowe podejście firmy do wydatków. Większość firm traktuje wydatki na podróże służbowe jako koszty stałe, natomiast nowoczesne podejście każe traktować je jako inwestycje. Travel managerowie, którzy chcą wprowadzić ROI do polityki podróży muszą powiązać koszty podróży z jej rezultatami, a to oznacza współpracę z różnymi działami w firmie, a czasami także skorzystanie z usług firmy typu TMC.
Jak obliczać ROI dla wyjazdu służbowego?
Formuła jest bardzo prosta. ROI = (Zysk uzyskany dzięki podróży – Koszt podróży) / Koszt podróży
Otrzymana kwota będzie zwrotem z kapitału zainwestowanego podczas podróży służbowej. Aby obliczyć tę liczbę, konieczne jest, aby wszystkie wydatki związane z podróżą były w pełni naliczone.
Na przykład koszty podróży służbowych do klienta w celu podpisania nowego kontraktu wyniosły łącznie 4000 PLN, a uzyskany zysk dzięki podpisaniu nowego kontraktu (zwrot finansowy) wyniósł 10 000 PLN, wówczas otrzymujemy:
ROI = (10 000 – 4000) / 4000
ROI = 1,5
Oznacza to, że zwrot kapitału był 1,5-krotnością kosztów podróży służbowych, czyli 150%.
Prowadząc takie kalkulacje, ważne jest to, aby gromadzić wszystkie koszty podróży i nie zapominać o żadnej pozycji: przelot, zakwaterowanie, posiłki podróżnego, wynajem samochodu, kursy walut, imprezy, prezenty, ubezpieczenie podróżne itp.
Warto jednak wspomnieć, że nawet jeśli czasami wskaźnik nie jest dodatni, należy brać pod uwagę, że podróże służbowe są częścią szerokiej strategii i mogą generować inne niewidoczne i pośrednie rezultaty. Wiele korzyści generowanych przez podróż służbową nie zostanie osiągniętych w perspektywie krótko- lub średnioterminowej.
Jak zwiększyć ROI dla podróży służbowych?
1. Uporządkowane i pełne dane dotyczące podróży — Aby mieć pełen obraz wydatków ponoszonych na podróże służbowe, należy zapewnić sobie stały dostęp do wszystkich transakcji związanych z wyjazdami firmowymi. Niezbędna jest tutaj automatyzacja. Rozwiązania do zarządzania wydatkami takie jak SAP CONCUR, Beeoffice, czy Delegowany pomagają w agregowaniu tego typu danych.
2. Współpraca Travel Managera z działem finansowym. Zarządzanie kosztami podróży firmy wymaga od dyrektorów finansowych i menedżerów podróży współpracy i zrozumienia celu każdej podróży służbowej. Regularna współpraca pomiędzy CFO i travel managerami skutkuje świadomym zarządzaniem kosztami podróży. Dlaczego? Ponieważ dzięki współpracy mogą np. ustalić, że nie wszystkie cięcia wydatków są zasadne. Ponadto ich wspólne zaangażowanie się w politykę podróży służbowych zachęci do jej przestrzegania innych pracowników firmy.
3. Aktualna i dynamicznie zarządzana polityka podróży. Profesjonalna polityka podróży jest podstawowym dokumentem firm, które poważnie traktują kontrolowania kosztów. Dzięki niej podróżni dobrze rozumieją zasady stosowanych limitów i procesy rozliczania delegacji. Znają i korzystają z preferowanych dostawców i dedykowanych narzędzi do rezerwacji. Polityka podróży ułatwia kontrolowanie wydatków i poszukiwanie miejsc, w których firma może zaoszczędzić.
4. Korzystanie z programów lojalnościowych. Gromadzenie punktów lojalnościowych i zamiana ich na rabaty daje korzyści w postaci obniżenia kosztów podróży, co bezpośrednio wpływa na podniesienie ROI. Firmy i pracownicy powinny poważniej traktować programy lojalnościowe. Są one bardzo dobrym narzędziem i powinny być zawarte w polityce podróży.
PROGRAM LOJLANOŚCIOWY TRAVELSUPPORT
Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób usługi konsultingowe i audytorskie Travelsupport mogą pomóc Twoje firmie zmaksymalizować zwrot z inwestycji w podróże służbowe, napisz do nas na adres info@travelsupport.pl
