Nowoczesne firmy muszą być bardziej świadome potrzeby zarządzania i kontroli wydatków związanych z delegacji pracowników. Zbliżający się nieubłaganie kryzys wymusi poszukiwanie oszczędności i zaciskanie kontroli. Dzisiaj warto przygotować się na taką ewentualność i wdrożyć bardziej rygorystyczny proces zatwierdzania delegacji.
W naszej ostatniej ankiecie dotyczącej procesu zatwierdzania delegacji w podróżach służbowych na rok 2023 zapytaliśmy 187 firm, czy wymagają od pracowników uzyskiwania pisemnych zgód na podróże służbowe przed podróżą. Otrzymaliśmy takie o to wyniki:
- 27% stwierdziło, że w przypadku podróży krajowych wymagana jest pisemna zgoda przed podróżą.
- 34% stwierdziło, że w przypadku podróży międzynarodowych zawsze wymagana jest zgoda przed podróżą.
- Dodatkowe 20% stwierdziło, że w przypadku podróży krajowych lub międzynarodowych czasami wymagana jest zgoda przed podróżą.
Jakie mogą pojawić się ryzyka dla firmy, jeśli podróże służbowe będą odbywać się bez aprobaty? Czy rezygnowanie z procedury aprobat delegacji może wpłynąć na zwiększenie się nieuzasadnionych wydatków?
Niektóre organizacje decentralizują proces zatwierdzania i świadomie umożliwiają pracownikom samodzielne rezerwowanie podróży służbowych. Inne firmy automatyzują proces zatwierdzania wdrażając narzędzia internetowe takiej jak CONCUR, SPENDESK, czy też polskie rozwiązania jak Delegowany.pl, Beeoffice, Mindento.
Nowoczesne firmy muszą jednak mieć pewien wyższy poziom nadzoru, aby mieć pewność, że delegacja jest organizowana zgodnie z polityką podróży służbowych. Muszą kontrolować również miejsca powstawania kosztów. Ponad to cel i zasadność podróży służbowych muszą być szczegółowo monitorowane.
Scentralizowane i zdecentralizowane procesy zatwierdzania podróży służbowych
Tradycyjny, scentralizowany proces rezerwacji przekazuje uprawnienia do rezerwacji i zatwierdzania wniosków o podróż w ręce wybranego personelu administracyjnego. Najczęściej w realiach polskich firm są Asystentki Zarządów, działów, pracownicy administracji itd. Wiele polskich firm preferuje takie podejście, ponieważ pozwala na wysoki poziom kontroli i nadzoru nad rezerwacjami podróży, polityką i budżetem.
Zdecentralizowane podejście umożliwia natomiast podróżnym samodzielne dokonywanie rezerwacji podróży służbowych, ale po kontrolą zautomatyzowanego procesu zatwierdzania delegacji. Takie podejście stosuje obecnie już wiele nowoczesnych firm zatrudniających wielu pracowników, w wielu różnych lokalizacjach.
Jeśli firma zdecyduje się na zdecentralizowane podejście do procesu zatwierdzania delegacji, ważne jest, aby ocenić jakie korzyści i jakie ryzyka pojawią się w związku z takim wyborem.
Skonfiguruj zdecentralizowany proces zatwierdzania delegacji
Wdrażając zdecentralizowany proces zatwierdzania delegaci, pierwsze i najważniejsze co należy zrobić to wybrać odpowiednie korporacyjne narzędzie do rezerwacji online. Powinno ono obsługiwać różne wymagania firmy dotyczące polityki podróży służbowych, aby ułatwić rezerwacje i zatwierdzanie delegacji. Podstawowymi funkcjonalnościami narzędzi typu OBT/SBT są na przykład: tworzenie różnych poziomów dostępu/ról dla pracowników (np. pracownik, akceptujący, administrator, itd.). Narzędzie online można skonfigurować tak, aby ograniczało wszelkie zachowania niezgodne z zasadami polityki podróży służbowych, ale i zapewniało pewną swobodę ruchu.
Najważniejszym zadaniem narzędzia do obsługi procesu zatwierdzania delegacji jest jednak automatyzacja tego procesu. W praktyce są to powiadomienia wysyłane e-mailem do osoby zatwierdzającej, w których znajdują się szczegóły planowanej delegacji wraz z planowanym budżetem wyjazdu. Osoba zatwierdzająca może szybko zatwierdzić lub odrzucić taki plan podróży po prostu klikając łącze w wiadomości e-mail.
W przypadku takiego procesu zatwierdzania delegacji należy pamiętać o specyfice rynku turystycznego. Osoba zatwierdzająca musi działać w terminie wystawienia biletu, który może trwać nawet tego samego dnia. W przypadku pominięcia tego warunku najniższe ceny mogą zostać utracone i konieczne będzie ponowne złożenie wniosku o rezerwację. Aby temu zaradzić, do osoby zatwierdzającej wysyłane jest również przypomnienie e-mailem z przypomnieniem.
