Rezerwacja podróży grupowych podróży służbowych.
Organizując rezerwacje grupowe na loty, należy skontaktować się z liniami lotniczymi, podać liczbę podróżujących i terminy, a następnie poczekać, aż linia lotnicza odeśle indywidualną wycenę. Wszystkie linie lotnicze (takie jak PLL LOT, Delta, Lufthansa, American Airlines, United Airlines itp.) będą oferować różne taryfy i korzyści w zależności od konkretnych wymagań dotyczących rezerwacji grupowej. W przeciwieństwie do rezerwacji indywidualnej, która najczęściej odbywa się online, proces rezerwacji grupowego biletu lotniczego w liniach lotniczych jest ręczny i może być powolny. Szczególnie długo może trwać zbieranie ofert jeśli Travel Manager chce uzyskać oferty cenowe konieczne od kilku linii lotniczych. Załatwianie takich ofert przez Biura podróży nie przyspieszy sprawy i nie da możliwości zdobycia lepszych cen. Linia lotnicza dla klienta jak i dla pośrednika ma do zaoferowania takie same warunki oferty.
Czy linie lotnicze oferują zniżki dla grup?
Linie lotnicze niekoniecznie oferują specjalne ceny. Oferują gwarancję, że wszyscy pracownicy w grupie wsiądą na ten sam lot (chyba, że grupa liczy setki osób). Załóżmy, że Travel Manager lub Asystentka Zarządu organizuje 3 dniowy wyjazd firmowy do Rzymu. Ważniejsze jest to, aby grupa 15 pracowników wsiadła w ten sam lot, natomiast cena w tym przypadku schodzi na drugi plan. Linie lotnicze to rozumieją i nie oferują zniżek. Nie ma takiej możliwości, aby rezerwacja grupowa 15 osób byłą tańsza niż przelot 15 osób, które indywidulanie zarezerwowały taki przelot. Koszt rezerwacji grupowej będzie wyższy. Z drugiej strony chwała i pokłony tej osobie, której uda się zarezerwować 15 indywidulanych biletów na jednym locie, i każdy w tej samej cenie/taryfie/klasie.
Cena pojedynczego biletu lotniczego nie jest podstawą do szacowania kosztu rezerwacji grupowej.
Dlaczego rezerwacje lotów grupowych są droższe?
Załóżmy, że na popularnych stronach z systemami rezerwacji podróży (Booking.com, Skyscanner, Kayak…) widać, że cena biletu dla 1 os. dla wybranego lotu wynosi 1000 PLN, ale linia lotnicza wie, że w miarę zbliżania się daty wylotu będzie mogła sprzedać ten za 1500 PLN, więc w ofercie grupowego biletu lotniczego poda cenę na poziomie minimum 1300 PLN.
Rezerwowanie indywidulanych biletów lotniczych dla grupy, aby oszczędzić pieniądze nie ma sensu. Wszystkie linie lotnicze, a zwłaszcza przewoźnicy niskokosztowi, systematycznie podnoszą cenę biletu lotniczego wraz z rosnąca liczbą rezerwacji. Nie ma również gwarancji, że uda się zarezerwować wszystkie bilety na tym samym locie.
Jeśli rezerwacja grupowa nie jest tańsza, to po co to robić?
Są dwa bardzo ważne powody dla których warto korzystać z rezerwacji grupowych biletów lotniczych. Pierwszy to gwarancja tego, że cała grupa przeleci trasę jednym samolotem. Drugi to większa elastyczność rezerwacji grupowej. W przypadku rezerwacji grupowych linie lotnicze zazwyczaj dają znacznie lepsze warunki rezerwacji, zmiany i anulacji. Ta elastyczność pozwala np. na bezpłatne zmiany nazwisk pasażerów nawet na kilka chwil przed odlotem. U każdego przewoźnika jest inaczej, ale zazwyczaj można dodać lub usunąć 10% pasażerów nawet na miesiąc wcześniej i nie trzeba podawać ich nazwisk w momencie rezerwacji.
