Co to jest podróż niezarządzana?
Podróże firmowe, które nie podlegają żadnym ograniczeniom, organizowane są ad’hoc samodzielnie przez pracowników nazywamy podróżami niezarządzanymi.
Podróże firmowe niezarządzane zdarzają się w każdej organizacji. Nie można ich w 100% wyeliminować nawet w tych firmach, które mają bardzo restrykcyjną politykę podróży służbowych. Firmy, które decydują się na zarządzanie swoimi podróżami muszą robić wszystko, aby minimalizować liczbę takich podróży.
Wydaje się to dziwne, ale są firmy, i jest ich wiele, które w żaden sposób nie zarządzają podróżami. Takie podejście do wydatków na podróże firmowe najczęściej spotykamy wśród małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Dlaczego wiele firm wybiera taką opcje? Jakie są plusy i minusy takiego podejścia?
Zalety braku zarządzania podróżami firmowymi.
Pracownicy samodzielnie planują swoje podróże firmowe. Korzystają z preferowanych narzędzi rezerwacji takich jak Booking.com, Hotels.com. To daje daje im większą autonomię podczas podróży.
Organizowanie podróży i rezerwowanie samodzielnie usług przez Internet często okazuje się znacznie tańsze niż korzystanie z biura podróży, szczególnie jeśli chodzi o rezerwacje biletów lotniczych i noclegów. Dzięki np. NDC oferty dostępne na stronach własnych linii lotniczych są często o 20% tańsze niż te same połączenie oferowane przez biuro podróży.
Wady braku zarządzania podróżami firmowymi.
Firmy, które nie posiadają polityki podróży służbowych narażają się na ryzyko przekraczania kosztów podróży lub na zwykłe oszustwa. Może to prowadzić do wewnętrznych konfliktów po podróży, skutkując stratą dla firmy lub karą dla pracownika. Dzięki firmowej polityce podróży potencjalne konflikty są rozwiązywane przed podróżą, co pozwala uniknąć problemów później. Ponieważ podróże służbowe są często jednym z najwyższych wydatków firmy, dobrym pomysłem jest posiadanie solidnej polityki.
Firmy zarządzające podróżami służbowymi generują analizy dotyczące podróży firmowych, co nie jest możliwe w przypadku podróży niezarządzanych. Jeśli firma nie gromadzi danych o swoich wydatkach na podróże firmowe skazuje się na brak kontroli i ogranicza możliwość rozwoju i usprawnienia podróży służbowych w przyszłości.
Niezarządzane podróże mogą zagrażać zdrowiu i bezpieczeństwu pracowników, ponieważ firma nie ma pełnych informacji o tym z jakich usług korzystają jej pracownicy.
