Koszty podróży służbowych w dzisiejszych czasach są są wyższe i będą rosnąć. Wraz ze wzrostem średniego kosztu podróży służbowej rosną ukryte koszty podróży służbowych, o których praktycznie się nie mówi, aż do momentum kiedy “wyleją się spod dywanu”.
- Co to jest ukryty koszt podróży służbowej?
- W jaki sposób powstaje?
- Jak go wyeliminować?
Firmy na całym świecie dbają o pracownika. Działy HR wymyślają przeróżne programy i techniki, aby odpowiednio kształtować zachowania pracowników zgodnie z celem organizacji. Wszechobecne pytanie “Jak zadowolić pracownika” aby zwiększyć jego lojalność, jest powtarzane jak mantra na spotkaniach wszystkich działów. Managerowie prześcigają się w wymyślaniu sposobów na zadowolenie swoich pracowników, od drobnych prezentów, przez organizacje incentive’ów, aż po “owocowe czwartki” i 30h tydzień pracy. Niestety, rzadko kiedy firmy biorą pod uwagę fakt, że to właśnie podróże służbowe mogą być przyczyną niezadowolenie pracowników i z drugiej strony łatwym i tanim sposobem na zbudowanie zadowolenia i lojalności pracowników.
Zbyt niskiej limity wydatków na podróże służbowe przyczyną ukrytych kosztów
Jeśli firma ustali niskie limity wydatków np. na noclegi i do tego, nie będzie ich regularnie aktualizować, bardzo szybko okaże się, że pracownicy będą zmuszeni nocować w obiektach niskiego standardu i w oddalonych lokalizacjach. Cześć pracowników zdecyduje się zmienić pracodawcę na tego, który oferuje lepsze warunki podróży służbowych.
Rozwiązaniem jest aktywne zarządzanie podróżami służbowymi. Współpraca z profesjonalnym partnerem typu TMC i słuchanie swoich pracowników. Dobrze zarządzania polityka podróży daje możliwości budowania zadowolenia pracowników przy jednoczesnym trzymaniu wydatków. Jednym z ostatnich trendów na rynku podróży służbowych jest BLEISURE – czyli umożliwianie pracownikom łączenia podróży służbowej z czasem wolnym.
Koszty związane z procedurą rozliczania wydatków z podróży służbowej
Nawet jeśli pracownicy bezbłędnie postępują zgodnie z wytycznymi określonymi w polityce dotyczącej wydatków na podróże, wypełnienie zwykłego raportu z wydatków zajmuje pracownikowi około 20 minut, a jego przetworzenie przez przełożonego i dział finansowy kolejne 40 min. Szacunkowe koszty procedury rozliczania, akceptacji i księgowania wydatków szacuje się na kilkadziesiąt PLN, w zależności od wielkości firmy. Gdy raporty wydatków wymagają korekty, kosztuje to dodatkowe minuty pracy przynajmniej 3 osób i kolejne PLN. I to tylko dla jednego raportu wydatków.
Jeśli umieścimy to w kontekście, statystyczna firma przetwarza średnio 20 raportów wydatków na podróż miesięcznie. Kosztuje to firmę w najlepszym przypadku około 400-500 PLN, jeśli wszystkie raporty zostaną poprawnie wypełnione i zaksięgowane. Jeśli jednak w procedurę rozliczania wkradnie się błąd, lub pracownik zagubi f-rę z hotelu, firma poniesie dodatkowe koszty. Roczną sumę ukrytych kosztów, wynikających tylko z samego procesu rozliczania podróży służbowych, można oszacować średnio na kilka tysięcy PLN.
Im większa firma, tym więcej raportów z wydatków na podróże trzeba będzie uwzględnić. Dlatego automatyczne raportowanie kosztów podróży jest jedyną opłacalną opcją dla nowoczesnych firm, które poważnie podchodzą do ochrony swoich zysków. Oprócz oszczędności pieniędzy wdrożenie automatycznego raportowania wydatków na podróże przynosi wiele innych korzyści biznesowych.
