10 wskazówek do organizacji podróży służbowych

Szukasz trików związanych z podróżami służbowymi, które ułatwią podróże służbowe? Planowanie czyni mistrza, dlatego przygotowaliśmy 10 sprytnych wskazówek, które pomogą Ci przygotować się do następnej podróży.

1. Planuj mądrze

Rezerwując loty, jeśli to możliwe, wybieraj zawsze pierwszy lot danego dnia. Ograniczy to ryzyko opóźnienia. Jeśli nie możesz dostać się na pierwszy bezpośredni lot, zaplanuj przerwę między lotami min 2 godziny, która zapewni Ci wystarczającą poduszkę, aby zdążyć do bramki w przypadku opóźnienia pierwszego lotu.

2. Pozostań w centrum

Zanim zarezerwujesz nocleg, zastanów się dobrze, gdzie się zatrzymasz. Najlepsze hotele dla osób podróżujących służbowo są zlokalizowane centralnie i oferują udogodnienia, takie jak bezpłatny bezprzewodowy dostęp do Internetu, sale konferencyjne, pralnię dla gości i transfer na lotnisko.

3. Programy lojalnościowe

Zarejestruj się w programach nagród linii lotniczych i hoteli, aby nie przegapić takich korzyści, jak dostęp do poczekalni na lotnisku, pierwszeństwo wejścia na pokład i podwyższenie standardu lotu. Jeśli często podróżujesz, możesz rozważyć złożenie wniosku o podróżną kartę kredytową, która zapewnia punkty za wszystkie zakupy oraz zbieranie mili lotniczych.

4. Dokumenty podróżne

Skompletuj najważniejsze dokumenty: paszport, wizę, prawo jazdy, kartę EKUZ. Zrób kserokopie wszystkich ważnych dokumentów i trzymaj je w bezpiecznym miejscu; przechowuj bezpiecznie kopie cyfrowe jako kopię zapasową.

5. Plan podróży

Wydrukuj kopię planu podróży służbowej wraz ze szczegółami lotu, rezerwacjami hotelu i harmonogramem spotkań, a następnie umieść go w bagażu podręcznym.

6. Sprawdź firmową politykę podróży

Przejrzyj politykę dotyczącą podróży służbowych i porozmawiaj z zespołem ds. zarządzania podróżami w swojej firmie na temat ubezpieczenia podróżnego obejmującego sytuacje awaryjne, koszty leczenia i anulowanie podróży; jeśli wykupisz ubezpieczenie podróżne, miej pod ręką szczegółowe informacje na temat polisy.

7. Usługa komórkowa

Skontaktuj się ze swoim operatorem telefonii komórkowej, aby upewnić się, że Twój plan sieci komórkowej zapewnia obsługę, szczególnie jeśli planujesz podróże międzynarodowe. Powinieneś także upewnić się, że Twój telefon ma hotspot, abyś nie musiał polegać na niezabezpieczonej publicznej sieci Wi-Fi, która mogłaby narazić Cię na ryzyko cyberprzestępczości.

8. Karty kredytowe i gotówka

Noś ze sobą wiele opcji płatności, w tym karty kredytowe, niewielką ilość lokalnej waluty, jeśli podróżujesz za granicę, i trochę gotówki w nagłych wypadkach. Jeśli będziesz korzystać pierwszy raz w danym kraju z prywatnej karty kredytowej, poinformuj swój bank o swoim planie wyjazdu. Unikniesz zablokowania karty przez Twój bank ze względów bezpieczeństwa. 

9. Podróżuj z bagażem podręcznym

Jeśli to możliwe ogranicz swój bagaż do bagażu podręcznego. Ograniczenie się do torby podręcznej pozwoli Ci zaoszczędzić czas i wyeliminuje ból głowy związany z zagubionym lub opóźnionym bagażem, a ponadto pomoże Ci uporządkować to, co ze sobą zabierasz, dzięki czemu nie będziesz zabierać ze sobą wielu niepotrzebnych rzeczy w podróż służbową.

10. Szybko pokonaj zabezpieczenia

Długie kolejki do kontroli bezpieczeństwa mogą oznaczać utratę lotów. Zarejestruj się w programach typu TSA PreCheck lub Global Entry dzięki czemu możesz szybciej przedostać się przez linie bezpieczeństwa. Korzystaj z aplikacji mobilnych oferowanych przez linie lotnicze.