Travelsupport.pl

Idealna polityka podróży służbowych dla Twojej firmy

Dobrze napisana polityka podróży służbowych to obowiązek każdej nowoczesnej firmy.
polityka podróży wzór

Udostępnij:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email

Co to jest polityka podróży służbowych?

Dobrze napisana polityka podróży służbowych zawiera wskazówki dla osób podróżujących służbowo, pomagając organizacjom wpływać na zachowanie pracowników, zarządzać wydatkami, odpowiednio wykorzystywać preferowanych dostawców usług turystycznych i zapewnić podróżnym bezpieczeństwo. Pomimo licznych korzyści, jakie zapewnia polityka podróży, travel managerowie wciąż borykają się z wyzwaniami związanymi z przestrzeganiem zasad.

Jaką politykę podróży wybrać dla swojej firmy? W jaki sposób zaktualizować już istniejącą politykę podróży nie powodując zbyt dużych turbulencji wśród podróżnych? Czy warto rozważyć wprowadzenie obowiązkowej polityki podróży? A może określić elastyczne zasady dotyczące podróży?

W tym artykule dowiesz się jakie są typy polityki podróży służbowych. Poznasz plusy i minusy każdego z jej typów. 

firmowa polityka podróży

Rezerwuj przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zwrot do 3% wartości swoich rezerwacji.

Jakie są rodzaje polityki podróży służbowych?

Obowiązkowa polityka podróży służbowych

Dzięki obowiązkowej polityce podróży służbowych egzekwowane są surowe zasady, które ograniczają wybór podróżnych na korzyść określonych kanałów rezerwacji, dostawców, tras i budżetów. Na przykład pracownicy mogą być zobowiązani do rezerwacji wszystkich podróży (lotniczych, hotelowych i wynajmu samochodów) za pośrednictwem TMC (Travel Management Company), czyli wyspecjalizowanego agenta ds. zarządzania podróżami służbowymi. Obowiązkowa polityka podróży służbowych może być stosowana również bez udziału TMC. Wiele firm decyduje się na taki rodzaj polityki nakazując pracownikom korzystanie z określonego systemu rezerwacji. Może to być np. Booking for Business, Kayak for Busienss, Airbnb for Work. Dzięki temu że pracownicy dokonują rezerwacji tylko w jednym kanale, firma ma pełną kontrole nad tym ile i jak pracownik wydaje firmowe pieniądze.

 

  • Korzyści: Obowiązkowa polityka podróży, jeśli jest dobrze napisana, a następnie odpowiednio aktualizowana, z zasady daje większe rabaty u preferowanych dostawców (np. specjalne firmowe stawki hotelowe i lotnicze). Z punktu widzenia firmy obowiązkowa polityka podróży daje również największą kontrole nad wydatkami i eliminuje oszustwa. W czasach covidowych, wiele firm zaostrzyło politykę podróży również ze względu na bezpieczeństwo pracowników w podróży służbowej. 
  • Wady obowiązkowej polityki podróży generują tarcia z pracownikami, w szczególności z „wojownikami drogowymi” czyli tymi pracownikami którzy w podróży służbowej spędzają ponad 100 dni w roku. Takie osoby mają często swoje własne rabaty hotelowe, które wypracowywali latami oraz inne korzyści np. z programów lojalnościowych. Powoduje to, że niechętnie podporządkowują się zasadom polityki podróży.

Wadą „ostrego” podejścia do podróży firmowych może być jego wyższy koszt, przez co nie zawsze  jest ono dobrym rozwiązaniem, dla mniejszych organizacji. Duże firmy, które chcą mieć pełną kontrole nad wydatkami powinny zatrudniać Travel  Managera, który będzie zarządzał polityką podróży, negocjował specjalne ceny z dostawcami, itd.  Decydując się na takie rozwiązanie firmy muszą szczegółowo przeanalizować korzyści finansowe i koszty zatrudnienia specjalisty. 

Elastyczna polityka podróży

Przeciwną stroną polityki podróży jest „elastyczna” polityka, która umożliwia pracownikom swobodę rezerwacji podróży służbowych, gdziekolwiek zechcą, przy jednoczesnym przestrzeganiu budżetu. Google i Salesforce to dwie nowatorskie organizacje znane ze swoich otwartych zasad podróży służbowych oraz Netflix, który słynie z pięciowyrazowej polityki dotyczącej podróży i wydatków: „Działaj w najlepszym interesie Netflixa”. 

  • Korzyści płynące z elastycznej polityki obejmują maksymalną elastyczność i wygodę podróżnych oraz mniejsze koszty ogólne związane z pilnowaniem pracowników w przypadku drobnych naruszeń zasad. Co ważne, elastyczna polityka może również przynieść znaczne oszczędności, ponieważ pozwala uniknąć opłat TMC za rezerwację i wsparcie – które mogą się sumować w przypadku najczęstszych prostych podróży, które większość pracowników może z łatwością zarezerwować samodzielnie (np. prosty lot w obie strony i zakwaterowanie.) Elastyczna polityka podróży jest też przyjemniejsza dla pracowników, mogą oni wówczas korzystać z programów lojalnościowych i gromadzić bonusy nie tylko dla firmy ale również dla siebie (trend workation) 
  • Wady tej „otwartej” polityki to przede wszystkim to, że rezygnuje z potencjalnych rabatów od dostawców usług przez to że nie kieruje pracowników do preferowanych dostawców oraz to, że decentralizuje obsługę klienta z jednego kanału TMC.  Elastyczna polityka podróży wymaga to również nowoczesnego podejścia do gromadzenia i przetwarzania danych w celu rejestrowania szczegółów rezerwacji i wydatków, aby skutecznie zarządzać podróżami i kontrolować wydatki.

Czy są jakieś korzyści z nakazu, które nadal dają podróżnym swobodę osobistego wyboru, a jednocześnie pozwalają zachować większą kontrolę? Odpowiedź brzmi tak!

Hybrydowa polityka podróży - kontrola z dodatkową elastycznością

Polityka hybrydowa łączy to, co najlepsze z obu światów, obejmując obowiązkowe elementy, jednocześnie zapewniając pracownikom elastyczność w podejmowaniu własnych decyzji zakupowych oraz wykorzystując technologię do efektywnego zarządzania programem firmowych podróży.

Wdrażając narzędzia online do agregacji danych o podróżach, takie jak np.  Concur.com, Delegowany.pl, Beeoffice.com, firma może jednocześnie pozwolić pracownikom na samodzielne dokonywanie rezerwacji hoteli i biletów lotniczych przez Booking.com czy Skyscanner. 

Pracownik ma swoją wolność wyboru jeśli chodzi o sposób organizacji podróży służbowej, ale jest zobowiązany do rozliczania wydatków przy użyciu konkretnego narzędzia. Takie rozwiązanie pozwala na: 

  • Zwiększenie elastyczność w organizacji podróży służbowych podróżnych przy jednoczesnym przestrzeganiu budżetu i limitów wydatków.
  • Generuje oszczędności w programie podróży dzięki zmniejszeniu opłat za rezerwacje TMC i opłat serwisowych.

Określanie, który typ polityki podróży służbowych jest odpowiedni dla Twojej organizacji  wymaga dokładnej analizy liczby podróży służbowych, celów i kultury firmowej. Bez względu na politykę, którą zdecydujesz się wdrożyć, najlepiej wyeliminować martwe pola w rezerwacji, uzyskując dostęp do pełnych danych dotyczących podróży za pomocą rozwiązania do agregacji danych. 

Chcesz wiedzieć więcej?  Zamów darmową konsultacje.

Najczęściej czytane:

Nasze usługi