Po dwóch latach pandemii, która wprowadziła niespotykane na skalę światową zawirowania w branży podróży służbowych, rok 2024 zapowiada się normalnie. Przed Travel managerami i osobami zajmującymi się w firmach organizacją podróży służbowych stoją standardowe wyzwania. Standardowymi zadaniami są: aktualizacja polityki podróży służbowych oraz renegocjacje umów z hotelami i linia lotniczymi. W tym artykule krótko opiszemy najważniejsze elementy w procesie budowania programu hoteli firmowych i negocjowania cen i rabatów dla firmy.
Negocjowanie stawek firmowych w hotelach - Strategia
Przygotuj szczegółowe raporty z rezerwacji hotelowych
Profesjonalne programy podróży służbowych opierają się głównie na danych historycznych dostarczanych przez biura podróży i agencje TMC, z których korzysta firma. Ważne jest aby raporty te zawierały szczegółowe dane o każdym zrealizowanym noclegu. Najważniejszymi informacjami, które pozwolą na rzetelną analizę raportu są:
- data pobytu
- data dokonania rezerwacji
- liczba Roomnights (pokojonocy i osobonowy)
- wartość noclegu
- wartość i rodzaj usług dodatkowych (parking, śniadanie…)
- ADR – cena średnia za nocleg
- nazwa hotelu i sieci do której należy
- lokalizacja hotelu
- standard hotelu
- kanał rezerwacji (online czy offline
- Rodzaj stawki (publikowana, firmowa, agencyjna, rabat sieciowy…)
- Okno rezerwacji (ile dni przed wyjazdem dokonano rezerwacji)
Na podstawie takich szczegółowych danych można przygotować analizę historii wydatków na noclegi podczas podróż służbowych. Będzie to pierwszy krok i podstawa do tego aby określić potencjalne wydatki na nadchodzący rok. Dzięki takim danym jak ilość zrealizowanych roomnights’ów, można rozesłać wstępne RFP do najczęściej rezerwowanych hoteli/sieci hotelowych.
Dane historyczne nie są najważniejsze
Nie można negocjować stawek firmowych w hotelach bazując tylko na danych historycznych. Drugim bardzo ważnym elementem jest przewidywanie przyszłych trendów. W firmach często pojawiają się nowe projekty, kontrakty w nowych lokalizacjach. Zadaniem Travel Managera jest zgromadzenie tych informacji. Wyciągnięcie ich z działów sprzedaży, eksportu itd. i przygotowanie “mapy” najbardziej popularnych destynacji na nadchodzący rok. Dopiero porównanie tych wniosków z danymi historycznymi pozwoli na wytypowanie najważniejszych hoteli i skierowanie do nich zapytania ofertowego.
Negocjuj firmowe stawki hotelowe oraz ich dostępność
Dostępność “ostatniego pokoju”, w skrócie LRA (last room availability), to warunek umowy pomiędzy firmą a hotelem. Gwarantuje on, że hotel sprzeda firmie swoje pokoje o określonym standardzie po umownej stawce firmowej, niezależnie od tego, ile pokoi pozostało hotelowi jeszcze dostępnych. Oznacza to tyle, że hotel nie będzie mógł podwyższyć ceny pokoju jeśli firma będzie chciała go zarezerwować w okresie wzmożonego popytu na pokoje w tym hotelu. Hotele (najczęściej sieciowe) często podwyższają cenę pokoju jeśli wiedzą, że w jakimś terminie (np. konferencja międzynarodowa, koncert Taylor Swift) będą miały dużo rezerwacji.
Zalety LRA
Każdy kto podróżuje służbowo wie, że im później dokonuje się rezerwacji, tym więcej firma płaci za nocleg. LRA chroni firmy przed koniecznością płacenia zawyżonych cen za pokoje w przypadku rezerwacji w ostatniej chwili.
Jest to szczególnie przydatne dla firm, ponieważ wakacje rezerwuje się z dużym wyprzedzeniem, ale podróże służbowe są znacznie bardziej spontaniczne.
Wady LRA
Choć wiele hoteli oferuje dostępność ostatniego pokoju w zamian za lojalność wobec hotelu, 44% hoteli pobiera dodatkową opłatę za stawki hotelowe z LRA. Teoretycznie zatem zawarcie umowy może kosztować firmę więcej, niż możliwe oszczędności.
