Anna pracuje jako Office Manager w polskiej firmie zatrudniającej ponad 500 pracowników. Zajmuje się między innymi zarządzaniem i organizacją podróży służbowych. Nadzoruje wydatki na noclegi, organizację spotkań firmowych, opracowuje zasady korzystania z sal konferencyjnych. Zarządza budżetem travelowym i negocjuje z dostawcami usług takimi jak hotele, biuro podróży, linie lotnicze. Dzięki jej wysiłkom pracownicy podróżują po całym świecie spotykając się z klientami, dostawcami i współpracownikami w innych biurach regionalnych.
Anna kocha swoją pracę, ale nie zawsze. Czasami ma już dość ciągłego szukania kompromisu. Musi zachować równowagę między oczekiwaniami pracowników, którzy często podróżują, a tym czego chce dyrektor finansowy. I nie zawsze obie strony są szczęśliwe. Jej szef jest dyrektorem finansowym, który ciągle domaga się mniejszego budżetu na podróże. Pracownicy, szczególnie managerowie w dziale sprzedaży i exportu, chcą mieć pewien stopień swobody w wyborze miejsca pobytu i sposobu podróży służbowych.
Anna zna się na swojej pracy, więc aby ukrócić ciągłe dyskusje, stworzyła w swojej firmie kompleksową politykę podróży służbowych. Opisała w niej zasady dotyczące wydatków na noclegi (program hotelowy). To spowodowało, że dyrektor finansowy ograniczył zbędne wydatki na noclegi, a pracownicy otrzymali jasne zasady dotyczące organizowania podróży służbowych.
Rezerwuj przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zwrot 2% wartości swojej rezerwacji.
Noclegi w podróżach służbowych.
Profesjonalne programy hotelowe to nic innego jak zbiór informacji o tym w jakich hotelach pracownicy powinny nocować, w jakich cenach powinni dokonywać rezerwacji. Zasady te powinny ponad to określać te wydatki na noclegi, które nie będą refundowane przez firmę.
Programy hotelowe powinno się tworzyć wokół dwóch głównych zagadnień.
1. Pozyskiwanie specjalnych stawek
Stawki/ceny/rabaty korporacyjne to prosty sposób na generowanie oszczędności na wydatkach na noclegi w podróżach służbowych. Sprawa jest prosta: deklarujesz w danym hotelu określoną liczbę noclegów, którą Twoi pracownicy zarezerwują w ciągu roku podczas swoich podróży służbowych, a hotel zaoferuje Twoje firmie stawkę korporacyjną. To, jak niską stawkę otrzymasz zależy od:
- Twojego potencjału negocjacyjnego czyli wysokości Twojej deklaracji.
- Wiedzy jaką posiadasz o branży hotelowej.
- Twoich umiejętności negocjacyjnych.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.
Pozyskiwanie i negocjowanie stawek do programu hotelowego może być żmudne. Travel Managerowie muszą wybierać odpowiednie hotele, rozpatrywać zapytania ofertowe i negocjować umowy. Te działania muszą jednak być przeprowadzane systematycznie minimum 2 razy w roku. Podstawowym błędem jest robienie tego raz w roku, nie mówiąc już o sytuacji kiedy firmy nie aktualizują swoich programów hotelowych latami.
2. Monitorowanie i aktualizacja
Na tym praca się nie kończy. Zapewnienie najlepszych cen hotelowych to dopiero pierwszy krok. W dzisiejszych czasach travel manager musi na bieżąco monitorować wydatki pracowników oraz trendy na rynku hotelowym. Koniecznie musi zwracać uwagę na sezonowość popytu na usługi hotelowe. No i oczywiście musi kontrolować pracowników, czy aby na pewno korzystają z wynegocjowanych stawek.
Aktualizując program hotelowy należy zadać 3 podstawowe pytania:
- Czy pracownicy w podróży służbowej zatrzymują się w hotelach z wynegocjowanymi stawkami?
- Jak śledzić nieuczciwych podróżnych, dokonujących rezerwacji poza polityką podróży służbowych?
- Jak wyglądają stawki korporacyjne hoteli w porównaniu z stawkami dostępnymi w systemach takich jak BOOKING.com, Trivago, Kayak?
Jeśli odpowiedzi na te pytania nie są satysfakcjonujące, należy szybko podjąć konkretne działania. Skoro pracownicy nie wybierają hoteli z wynegocjowanymi stawkami, może to oznacza że np. wolą rezerwować hotele przez Internet, zamiast dzwonić na recepcję i próbować dogadać się z prawie polskojęzycznym recepcjonistą. Dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu rezerwacji online, który umożliwia rezerwowanie własnych stawek firmowych.
Inaczej należy podejść do sprawy jeśli okaże się, że pracownicy wybierają stawki wynegocjowane w programie hotelowym, a jednocześnie widzimy, że hotele oferują w Internecie niższe ceny. W takiej sytuacji należy prawidłowo porównać oferty. Może się okazać, że oferta w Internecie dotyczy pokoi typu economy, których są 3 w hotelu, a każdy z nich ma 12 m2 i okno wielkości kartki A4. Dodatkowo jest oferta bezzwrotna dostępna tylko przy płatności kartą kredytową.
Dane, które mają znaczenie
Szukając maksymalnego ograniczenia zbędnych wydatków na noclegi w podróżach służbowych, warto przyjrzeć się wszystkim wskaźnikom znajdującym się w dostępnych raportach.
Oto niektóre z najbardziej przydatnych wskaźników, które Travel Managerowie powinni regularnie stosować, aby analizować skuteczność swoich programów podróży.
- Koszt na pobyt — średni koszt pobytu w hotelu.
- Koszt na miejsce docelowe — zidentyfikuj najdroższe miejsca docelowe (miasto, hotel, region)
- Całkowite wydatki w ramach umowy z hotelem — Wartość wszystkich usług zakupionych w hotelu w ciągu trwania umowy.
- Konkurencyjność kontraktów i benchmark — Jak dobre są Twoje wynegocjowane stawki w stosunku do średnich rynkowych według miasta, kraju lub sieci hotelowej.
- Widoczność rezerwacji — mierzy liczbę rezerwacji dokonanych za pomocą narzędzi preferowanych przez firmę.
- Zrealizowane wynegocjowane oszczędności — mierzy, ile zaoszczędziłeś dzięki negocjacjom i przyjęciu stawek hotelowych w porównaniu ze stawkami rynkowymi.
- Wyjątki — odsetek rezerwacji niezgodnych z zasadami podróży.
- Stawki za zmianę rezerwacji — Jaki jest koszt opłaty za anulowanie i zmianę rezerwacji?
