Travelsupport.pl

Ukryte koszty podróży służbowych 2025

Ukryte koszty podróży służbowych

Udostępnij:

Jak zaplanować ukryte koszty podróży w budżecie podróży służbowych? Dowiedz się, jak uniknąć nieoczywistych ukrytych kosztów podróży służbowej.

Rozbieżności w budżecie podróży służbowych to zmora każdego Travel managera. Sytuacja w której wydatki na podróże nie pokrywają się z budżetem nie dotyczy tylko podróży służbowych, jest to typowe dla każdej podróży, również tych prywatnych – wakacyjnych. Winowajcą zawsze są ukryte koszty podróży. Opóźnienia lotów i przełożone spotkania mogą pokrzyżować plany podróży, a zmiana rezerwacji może zwiększyć pierwotny budżet o nieplanowane wydatki. Nieoczekiwane opłaty za bagaż, opłaty za usługi hotelowe i opłaty za roaming międzynarodowy mogą nadwyrężyć najlepiej zaplanowany budżet podróży , zmuszając Travel managera do walki o nadrobienie różnicy.

Jednym z ważnych zadań dla Travel managera jest planowania podróży służbowych ze zrozumieniem pochodzenia małych ukrytych opłat, które mogą zaskoczyć administratorów finansowych. Branża turystyczna jest znana z dodatkowych opłat za usługi, nie wspominając o dodatkowych kosztach telekomunikacji i podatkach. W tym artykule przedstawimy Ci zestawienie najczęstszych kategorii ukrytych kosztów podróży, aby uniknąć niespodzianek. Pomożemy Ci dokładniej prognozować średnie wydatki na podróże służbowe , aby lepiej alokować zasoby.

Opłaty za bagaż lotniczy

Kiedyś, przed erą Ryanair’a czyli w czasach kiedy nie było na świecie tanich linii lotniczych, cena biletu lotniczego pokrywała wszystkie koszty podróży samolotem. Obecnie bardzo trudno jest określić ostateczny koszt podróży lotniczej, niezmiernie łatwo można pogubić się w przepisach dotyczących chociażby bagażu lotniczego. W efekcie, nawet  doświadczonych Travel Manager podróży służbowych miewa trudności w zarządzaniu wydatkami.

Dzieje się tak, ponieważ zasady dotyczące bagażu w liniach lotniczych często się zmieniają i nie zawsze są jasno określone w momencie rezerwacji. Podczas gdy większość lotów międzykontynentalnych obejmuje bagaż rejestrowany i podręczny wliczony w cenę biletu, nie można na to liczyć w przypadku lotów krajowych lub wewnątrz UE. Jeśli pracownicy organizują podróże służbowe z wykorzystaniem low-costów (linii budżetowych/ tanich linii lotniczych) prawie na pewno będą generować nieplanowane koszty związane z bagażem. Wszystkie tanie linie doliczają wysokie opłaty za nadbagaż. 

Opłata za nadbagaż może w skrajnych przypadkach być wyższa niż sam bilet lotniczy. 

Opłaty za rezerwację przez pośrednika

Jeśli firma rezerwuje swoje podróże służbowe przez pośrednika musi uwzględniać opłaty serwisowe i transakcyjne pobierane za pośrednictwo. Część pośredników, takich jak biura podróży zrzeszone w organizacji IATA dolicza swoje opłaty do każdego rezerwowanego biletu lotniczego. Takie opłaty są widoczne na każdy etapie procesu rezerwacji oraz na dokumentach potwierdzających rezerwacje usługi. 

W przypadku pośredników internetowych takich jak OTA, nie zawsze jesteśmy w stanie stwierdzić jaki jest poziom opłaty za rezerwacje. Czasami jest ona wliczona w cenę całkowitą, czasami pobierana jest osobno. 

Najlepszym sposobem na uniknięcie tych ukrytych opłat rezerwacyjnych jest skorzystanie z profesjonalnych rozwiązania do zarządzania podróżami służbowymi. Ponadto firmy powinny sugerować swoim pracownikom, aby korzystali z firmowych stawek korporacyjnych na loty, hotele i wynajem samochodów. Stawki te sa z zasady bardziej elastyczne jeśli chodzi o warunki anulacji. Dzięki elastycznym opcjom rezerwacji pracownicy będą unikać nieoczekiwanych opłat za anulowanie podróży.

Opłaty dodatkowe za usługi hotelowe

Niektóre hotele pobierają dodatkowe opłaty za korzystanie z udogodnień na miejscu, takich jak centrum fitness, spa lub basen. Co ciekawe, większość firm nie uwzględnia tych wydatków jako ważnych wydatków na podróże służbowe, więc osoby podróżujące służbowo będą musiały pokryć te ukryte koszty podróży z własnej kieszeni. Tworząc politykę podróży służbowych dla swojego zespołu, travel Manager musi upewnić się, że jasno określone zostało to, które wydatki pokrywane są przez firmę, a za które będą musieli zapłacić. Dodatkowe opłaty za usługi hotelowe mogą obejmować takie rzeczy jak:

  • Opłaty za sprzątanie
  • Opłaty za usługi concierge
  • Opłaty za pranie
  • Opłaty parkingowe
  • Przechowalnia bagażu
  • Wczesne zameldowanie lub wymeldowanie
  • Room service
  • Mini-bar
  • Rozrywka na żądanie
  • Rozmowy telefoniczne

Opłaty parkingowe

Niezależnie od tego, czy podróżujący służbowo korzystają z transportu publicznego typu „park-and-ride” na całodniową konferencję, czy korzystają z bezpiecznego garażu hotelowego, prawdopodobnie będzie to wiązało się z kosztami. Nie jest to koniecznie ukryta opłata, ale może być zaskoczeniem, jeśli założysz, że bezpłatny parking jest wliczony w cenę zakwaterowania.

Opłaty za roaming międzynarodowy

Czy firmowy pakiet telefoniczny obejmuje opłaty za roaming międzynarodowy? Jeśli nie, dział finansowy może otrzymać wysoki rachunek za telefon. Jedno z ostatnich badań branżowych wykazało, że firmy w USA płacą do 693,50 USD za roaming międzynarodowy na pracownika za każdą podróż służbową za granicę. Natomiast w Europie firmy wydają średnio 128 EUR per pracownik rocznie na koszty roamingu.

Za każdą minutę i megabajt połączenia telefonicznego mogą być naliczane opłaty roamingowe, a biorąc pod uwagę, że osoby podróżujące służbowo muszą pozostać w kontakcie, jest to naprawdę kosztowne.

Koszty transakcyjne kart kredytowych

Kiedy podróżujący służbowo używają karty kredytowej lub debetowej za granicą, mogą zostać obciążeni opłatą za transakcję zagraniczną . Opłata ta różni się w zależności od wystawcy karty i instytucji finansowej, ale zazwyczaj wynosi od 1% do 3% całkowitej wartości transakcji. Chociaż może się to wydawać niewiele, wyobraźmy sobie, że członek zespołu otrzymuje 1000 funtów na karcie firmowej na podróż służbową. Przy stawce 1% opłata ta będzie wynosić dodatkowe 10 funtów w opłatach transakcyjnych, a przy stawce 3% wzrośnie do dodatkowych 30 funtów. Jeśli w firmie jest kilkudziesięciu pracowników, którzy są stale w podróży służbowej, Travel Manager musi mieć świadomość efektu skali jaki tutaj powstanie. 

firmowa polityka podróży

Rezerwuj regularnie przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zawsze zwrot do 3% wartości swoich rezerwacji.

Najczęściej czytane:

Nasze usługi