Kontrola wydatków na podróże służbowe w firmie jest bezdyskusyjną podstawą w dzisiejszych czasach. Tak samo jak ułatwianie pracownikom organizowania wyjazdów służbowych oraz dbanie o bezpieczeństwo i produktywność w czasie podróży służbowych. Wszystkie te zadania można ogarnąć jedną dobrą decyzją: wdrożeniem kompleksowego systemu umożliwiającego efektywne zarządzanie podróżami.
Niezależnie od tego, czy jako Travel Manager pracujesz dla dużej, międzynarodowej korporacji zarządzającej podróżami globalnymi, czy małej firmie koordynującej okazjonalne podróże krajowe, odpowiedni system rezerwacji podróży może mieć ogromne znaczenie dla komfortu i bezpieczeństwa Twoich pracowników — a także dla wyniku finansowego Twojej firmy. Jeśli szukasz systemu zarządzania rezerwacjami podróży lub po prostu chcesz ocenić skuteczność swojej obecnej platformy, ten artykuł omawia kluczowe funkcje, które spełnią wszystkie potrzeby Twojej firmy.
Po co system rezerwacji w firmie?
Organizacja podróży służbowych to nie jest prosty proces, który zaczyna się i kończy na kliknięciu rezerwuj np. na stronie Booking.com. Podróże służbowe wymagają od firmy zaangażowania kilku działów (sekretariatu, kadr, finansów, kontroli…). Każdy z tych działów ma swoje 5 groszy w sprawnym procesowaniu delegacji. Ważne jest, aby zrozumieć, jaką rolę odgrywa system rezerwacji w kontrolowaniu kosztów, zapewnianiu zgodności z polityką podróży służbowych i ulepszaniu jakości podróży dla pracowników.
Dla pracowników system rezerwacji podróży usprawnia proces organizacji podróży, dzięki czemu mogą oni łatwo porównywać ceny i dostawców oraz rezerwować loty, hotele i inne usługi szybko i sprawnie. Zapewnia również dostęp do dedykowanego zespołu wsparcia, jeśli muszą dokonać zmian w swoich planach podróży w ostatniej chwili.
Dla menedżerów podróży dobrze zaprojektowany system rezerwacji zapewnia scentralizowaną platformę do zarządzania wszystkimi aspektami podróży służbowych. Dzięki odpowiedniej platformie można łatwo monitorować wydatki i przestrzeganie polityki podróży służbowych.
Najważniejsze cechy systemu rezerwacji podróży służbowych
1. UX – Przyjazny dla użytkownika interfejs. Oprogramowanie do rezerwacji podróży służbowych musi być zaprojektowane z przyjaznym dla użytkownika interfejsem, który upraszcza proces planowania podróży. Wybrany system powinien oferować intuicyjną nawigację, która zapewnia płynne działanie użytkownika, ułatwiając pracownikom wyszukiwanie i rezerwację lotów, pokoi hotelowych i innych usług turystycznych oraz porównywanie cen. Worem może być Booking.com.
2. Kompleksowe opcje wyszukiwania i rezerwacji Należy wybrać platformę, która oferuje szereg opcji lotów, hoteli, wypożyczalni samochodów i innych usług turystycznych dostosowanych do potrzeb Twojej organizacji. Na przykład, jeśli Twoi pracownicy często podróżują po całym świecie, koniecznie wybierz międzynarodowy system rezerwacji podróży, który oferuje dostęp do wszystkich linii lotniczych o kanałów rezerwacji (NDC + GDS) oraz zakwaterowania na całym świecie.
3. Kntrola zgodności z polityką podróży Wymuszanie zgodności z polityką podróży służbowych jest krytyczną funkcją systemu rezerwacji podróży służbowych. Wybrany system powinien umożliwiać ustawianie parametrów dla preferowanych dostawców, klas rezerwacji i limitów wydatków oraz powinien obejmować zintegrowany przepływ pracy zatwierdzania, który ułatwia przeglądanie i zatwierdzanie wszystkich planów podróży przed ich sfinalizowaniem, zmniejszając ryzyko niezgodnych rezerwacji.
Możesz również poszukać firmy rezerwującej podróże służbowe, która oferuje funkcje takie jak automatyczne alerty i powiadomienia, które przypominają pracownikom o wymogach polityki. To nie tylko usprawnia proces rezerwacji, ale także weryfikuje, czy wszystkie ustalenia dotyczące podróży są zgodne z polityką podróży Twojej firmy.
4. Zarządzanie kosztami i raportowanie. Jedną z głównych zalet systemu rezerwacji podróży zarówno dla małych firm, jak i większych korporacji, jest możliwość efektywnego zarządzania kosztami. System powinien zapewniać szczegółowe raporty, które ułatwiają menedżerom podróży śledzenie wydatków, monitorowanie wzorców wydatków i identyfikowanie obszarów oszczędności. Jest to szczególnie ważne dla firm o dużej liczbie podróży, gdzie nawet niewielkie oszczędności kosztów mogą się z czasem kumulować. Z drugiej strony, jeśli pracujesz dla małej firmy, system rezerwacji podróży może zapewnić Ci dostęp do konkurencyjnych stawek, które w innym przypadku mogłyby nie być dostępne dla Twojej organizacji.
Możliwość generowania spersonalizowanych raportów dotyczących różnych aspektów podróży — takich jak wydatki według działu, miejsca docelowego lub dostawcy — może zapewnić Ci cenne informacje na temat trendów w podróżach i wydatkach, dzięki czemu wszystkie decyzje dotyczące programu podróży będą podejmowane w oparciu o dane.
5. Możliwość integracja z innymi systemami. Kompleksowy system zarządzania rezerwacjami podróży powinien bezproblemowo integrować się z innymi narzędziami i platformami, z których korzysta Twoja organizacja, takimi jak systemy zarządzania wydatkami, oprogramowanie HR i platformy księgowe. System do podróży służbowych ma pomagać w przepływie danych dotyczących podróży między systemami, zmniejszając potrzebę czasochłonnego ręcznego wprowadzania danych i minimalizując ryzyko błędów.
Na przykład, integracja platformy podróży z narzędziem do zarządzania wydatkami może zautomatyzować raportowanie wydatków, ułatwiając pracownikom przesyłanie raportów wydatków i rachunków oraz uzyskiwanie zgody menedżera. To nie tylko oszczędza czas, ale także poprawia dokładność raportowania finansowego.
6. Całodobowe wsparcie i pomoc Podróże służbowe często wiążą się ze zmianami w ostatniej chwili i nieoczekiwanymi wyzwaniami, co sprawia, że dostęp do całodobowego wsparcia jest niezbędny. Niezawodny system rezerwacji podróży służbowych powinien oferować całodobową obsługę klienta, która oferuje pracownikom pomoc zawsze, gdy jej potrzebują, niezależnie od tego, czy mają do czynienia z odwołaniem lotu, czy zmianą planu podróży w ostatniej chwili.
Upewnij się, że Twój partner ds. rezerwacji podróży służbowych zapewnia dedykowany zespół agentów podróży lub usługi concierge, aby pomóc w skomplikowanych ustaleniach dotyczących podróży. Ten poziom wsparcia jest szczególnie cenny w przypadku podróży międzynarodowych, gdzie bariery językowe i różnice stref czasowych mogą komplikować proces rezerwacji.
7. Dostępność mobilna. W dzisiejszym świecie skoncentrowanym na urządzeniach mobilnych, możliwość zarządzania podróżami w podróży jest funkcją niezbędną. Wybrany system rezerwacji podróży służbowych powinien oferować aplikację mobilną lub przyjazne dla urządzeń mobilnych narzędzie do rezerwacji, które umożliwia pracownikom rezerwowanie, modyfikowanie i zarządzanie planami podróży ze smartfonów lub tabletów. Ta funkcja jest szczególnie przydatna, gdy podróżni muszą zmienić plany w trakcie podróży.
Dostępność mobilna poprawia również ogólne wrażenia użytkownika, zapewniając pracownikom podróżującym aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące ich rezerwacji, w tym alerty o statusie lotu i przypomnienia o odprawie. Może to znacznie zmniejszyć stres związany z podróżą i poprawić zadowolenie pracowników.
8. Bezpieczeństwo danych. Bezpieczeństwo jest najwyższym priorytetem dla Twojego systemu rezerwacji podróży online. Wybrany przez Ciebie system powinien mieć solidne środki bezpieczeństwa, które chronią dane osobowe i finansowe. Obejmuje to szyfrowanie danych, bezpieczne przetwarzanie płatności kartą kredytową i zgodność z przepisami o ochronie danych.
Dla menedżerów podróży kluczowa jest również możliwość kontrolowania dostępu do systemu i zarządzania uprawnieniami użytkowników. Dzięki systemowi rezerwacji tylko upoważniony personel może dokonywać rezerwacji lub uzyskiwać dostęp do poufnych informacji.
