Słownik podróży służbowych, zarządzania podróżami i kontroli wydatków.

AAB – Agent Assisted Booking

Rezerwacje z udziałem agenta: Generalnie w przypadku rezerwacji za pośrednictwem agenta/biura podróży, to agent jest odpowiedzialny za pełną obsługę rezerwacji. Np. w przypadku rezerwacji biletu lotniczego, nie można zmienić biletu kontaktując się z linią lotniczą, linia odeślę do agenta który wystawić dany bilet. Analogicznie sprawa wygląda z rezerwacjami hotelowymi. Np. Rezerwacja przez Booking.com może być zmieniona w hotelu, ale musi zostać potwierdzona z Bookingiem.

Adoption Rate – Współczynnik adopcji

Jest to odsetek rezerwacji podróży dokonanych za pośrednictwem wyznaczonej, zatwierdzonej przez firmę platformy rezerwacji online.

Airport Code – Kod lotniska

Lotniska, które są częścią Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniska (IATA) na całym świecie, mają trzyliterowy kod do ich identyfikacji. Na przykład LHR (Londyn-Heathrow) i SFO (San Francisco International).

Additional services – Usługi dodatkowe

Dodatkowe udogodnienia, które podróżny może kupić podczas podróży. Może to obejmować między innymi: jedzenie i napoje na pokładzie, bagaż rejestrowany, podwyższenie standardu miejsca i pierwszeństwo wejścia na pokład.

ARC (np. IATA)

Airlines Reporting Corporation odpowiada za nadzorowanie płatności dokonywanych przez biura podróży na rzecz linii lotniczych oraz proces wydawania biletów konsumentom.

ADR – Average Daily Rate – Średnia stawka/cena dzienna

Średnia cena wynajmu pokoju hotelowego. Jest obliczana na podstawie łącznych przychodów z wynajmu pokoi w stosunku do łącznej liczby wynajętych pokoi w danym dniu.

APEX Fare – Advance purchase excursion fare

APEX Fare oznacza wycieczkę z wyprzedzeniem i jest rodzajem taryfy lotniczej, która jest obniżona ze względu na pewne ograniczenia użytkowania.

Airline Alliance – Sojusz linii lotniczych

Te bardzo podstawowe stowarzyszenia linii lotniczych, takie jak Oneworld, SkyTeam i Star Alliance. Członkowie sojuszu współpracują ze sobą, aby dzielić się trasami lotów, poczekalniami lotnisk, załogami naziemnymi, a nawet systemami rezerwacji. Mile Frequent Flyers można wykorzystać w liniach lotniczych należących do sojuszu, a członkowie mogą sprzedawać miejsca dla partnerskich linii lotniczych na własnej stronie internetowej.

BUSINESS CLASS – Klasa biznesowa

Klasa biznesowa to klasa lotnicza, która jest powyżej klasy ekonomicznej lub ekonomicznej premium, z ulepszonymi udogodnieniami, obsługą i miejscami siedzącymi. 

BAR (Best Availabe Rate) – Najlepsza dostępna stawka

Zdefiniowana jako Najlepsza Dostępna Cena, zwykle w odniesieniu do hoteli lub wypożyczalni samochodów.

Basic Economy

Jest to najniższa taryfa, która wiąże się z pewnymi ograniczeniami, takimi jak limity bagażu podręcznego i przydziału miejsc. Każda linia lotnicza ma swój własny zestaw ograniczeń.

Booking Engine (System rezerwacji online)

Produkty internetowe, które umożliwiają indywidualnym podróżnym dokonywanie rezerwacji na linie lotnicze, hotele, pociągi i samochody.

Blackout Dates (Daty wyłączenia)

Terminy niedostępne to konkretne daty ustalone przez linię lotniczą, hotel lub agencję wynajmu samochodów, kiedy specjalne zniżki firmowe, promocje lub wykorzystanie mil nie obowiązują. Blackout Dates ustalane są w umowach najczęściej na terminy dużych wydarzeń targowych, kongresów, wysokiego sezonu/popytu.

Butikowe Hotele

Niestowarzyszone (niezależne) hotele z mniej niż 100 pokojami. Najczęściej bardzo luksusowe i bardzo drogie. Ich wnętrza są często projektowane przez słynnych artystów i ozdabiane dziełami sztuki. W Polsce nazwa „hotel butikowy” jest nadużywana i uległa dewaluacji. W rzeczywistości, w naszym kraju mamy tylko kilka prawdziwych hoteli butikowych. Lista wg Travelsupport

Billback – Refakturowanie

Gdy hotel wystawia rachunek bezpośrednio na biuro podróży(TMC), przez które podróżny dokonał rezerwacji noclegu. Podróżni nie muszą płacić za pokój w hotelu, chociaż nadal mogą zostać poproszeni przez hotel o udostępnienie danych karty kredytowej przy zameldowaniu na wypadek nieprzewidzianych okoliczności.

Business Travel Policy – Polityka podróży służbowych

Polityka podróży służbowych to zestaw wytycznych stworzonych przez firmę dla podróży służbowych swoich pracowników. Zawiera limity wydatków i instrukcje dotyczące procesu ich rozliczania.

Codeshare

Umowa między co najmniej dwoma liniami lotniczymi, która umożliwia jednemu przewoźnikowi sprzedaż miejsc w samolocie należącym i obsługiwanym przez innego przewoźnika.

CNR – Corporate Negotiated Rate

Korporacyjna stawka negocjowana.

COS – Class of Service

Klasa usługi.

Chain Rebates – Rabaty sieciowe

Rabat negocjowany między firmami a całymi sieciami hotelowymi. Jeśli firma jest wystarczająco duża, może otrzymać ogólną zniżkę we wszystkich obiektach należących do sieci.

CCA – Credit Card Authorisation

Autoryzacja karty kredytowej to przegląd, który sprawdza, czy klient ma wystarczające środki na swojej karcie, aby zapłacić za transakcję.

Central Billing – Scentralizowane rozliczenia

Forma rozliczeń, w której klient otrzymuje zbiorczą fakturę na wszystkie opłaty za podróż.

Consortia Rate – Stawka agencyjna

Umowa o obniżonej cenie między agencją a hotelem. Stawki konsorcjów są negocjowane przez firmy zarządzające podróżami (TMC) i biura podróży. Następnie podmioty te udostępniają stawki wszystkim swoim klientom korporacyjnym. Oprócz obniżonej ceny stawki agencyjne mogą mieć również lepsze warunki anulacji i gwarancje dostępności.

Deadhead

Pracownik linii lotniczej po służbie podróżujący na miejscu pasażera.

Dynamic Pricing – Ceny dynamiczne

Dynamic Pricing to strategia, w której linie lotnicze i hotele zmieniają ceny w oparciu o algorytmy uwzględniające ceny konkurencji oraz podaż i popyt.

Duty of Care

Obowiązek staranności to moralny i prawny obowiązek organizacji do dbania o pracowników podczas prowadzenia przez nich działalności. W odniesieniu do podróży służbowych obowiązek staranności polega na zapewnieniu bezpieczeństwa podróżującym pracownikom.

Direct flight – Lot bezpośredni

W odróżnieniu od „bez międzylądowania”, pasażer lecący lotem bezpośrednim nie będzie miał połączeń ani zmiany numeru lotu — ale może zatrzymać się w celu uzupełnienia paliwa, dodania/wyokrętowania pasażerów lub faktycznej zmiany samolotu.

Fixed-rate negotiations – Stawka negocjowana

Stawka hotelowa, którą firma wynegocjowała ze stałą ceną i zestawem udogodnień, które obowiązują przez cały rok, takich jak LRA, anulowanie lub elastyczność zameldowania.

GDS – Global distribution system (GDS)

Globalne systemy dystrybucji (GDS) to skomputeryzowane systemy rezerwacji miejsc lotniczych, pokoi hotelowych, wypożyczonych samochodów i innych usług związanych z podróżą. Amadeus, Sabre i Travelport, Apollo i Galileo to globalne systemy dystrybucji.

HUB

Miasto, w którym linia lotnicza ma dużą obecność.

Hotel Program – Program hotelowy

Jest to ogólny termin używany przez Travel Managerów w firmie do opisania wszystkich pokoi i stawek dostępnych dla podróżnych.

Hotels Chains – Sieci hotelowe

Największą strukturą organizacyjną grupy hotelowej są sieci hotelowe. Przykłady obejmują Marriott, Hilton, IHG, Accor, Radisson, Best Western, Choice i wiele innych. Każda sieć zawiera wiele marek, zwykle mają setki lub tysiące nieruchomości i obejmują wiele rynków.

Hotels Brands

Marki to drugi poziom organizacji hoteli, w którym zbiór obiektów o podobnym poziomie luksusu i oferty jest zgrupowany pod jedną nazwą, np. Ibis, Novotel, Hilton By Hampton, DoubleTree. Sieci mogą rozwijać własne marki lub nabywać mniejsze sieci i przekształcać je we własne marki.

IFE – IN-Flight Entertainment

Rozrywka podczas lotu, taka jak monitory wideo na tylnych siedzeniach w samolotach, pokładowe Wi-Fi i kanały muzyczne.

IATA

Międzynarodowe Stowarzyszenie Przewoźników Powietrznych, stowarzyszenie handlowe wielu światowych linii lotniczych.

ICAO – Alfabet fonetyczny

 International Radiotelephony Spelling Alphabet jest używany przez przemysł lotniczy i wojsko, aby zapewnić wyraźną komunikację na arenie międzynarodowej. 26 liter alfabetu angielskiego to: Alfa, Bravo, Charlie, Delta, Echo, Foxtrot, Golf, Hotel, India, Juliett, Kilo, Lima, Mike, November, Oscar, Papa, Quebec, Romeo, Sierra, Tango, Uniform , Victor, whisky, prześwietlenie, Yankee, Zulu.

INDEPENDANT Hotels – Niezależne hotele

Hotele niezwiązane z siecią lub marką. Chociaż hotele te mogą mieć pewne umowy z sieciami, zachowują swoją nazwę i pełną autonomię w zarządzaniu nieruchomościami.

LDW (Loss Damage Waiver) – Ubezpieczenie od strat

Jest to dodatkowe ubezpieczenie wynajmu samochodu, które obejmuje kradzież, akty wandalizmu i szkody wypadkowe.

LRA – Last Room Availabile – Ostatni dostępny pokój.

Gwarancja dostępności pokoju standardowego po ustalonej cenie; tak długo, jak hotel dysponuje choćby jednym pokojem standardowym. LRA nie daje gwarancji dostępności pokoju w hotelu, ale gwarantuje cenę i warunki rezerwacji ustalone w umowie LRA.

LCC – Low Cost Carrier – Przewoźnik niskokosztowy, Tania linia lotnicza

Linie lotnicze oferujące tanie loty z obniżonymi usługami pasażerskimi. Wizzair, EasyJet, Ryanair, Norwegian…

LEAK – Przeciek

Dzieje się tak, gdy pracownicy rezerwują podróże służbowe poza preferowanymi kanałami; wiele przecieków w zarządzanym programie podróży może prowadzić do utraty możliwości oszczędności i osłabienia obowiązku opieki.

Metal

Slang branży turystycznej, który odnosi się do przewoźnika obsługującego lot.

MCT – Minimum Connnect Time -Minimalny czas połączenia

Najkrótszy czas potrzebny na pomyślne przejście na lot łączony na lotnisku.

NET FARE – Taryfa netto, stawka netto

Oznacza to, że prowizja została już dodana do ceny taryfy.

NPS – Net Promoter Score  

Miara prawdopodobieństwa zarekomendowania Twojego produktu, usługi lub rozwiązania znajomemu lub współpracownikowi. NPS jest silnym wskaźnikiem kondycji programu podróży służbowych obok adopcji i satysfakcji podróżnych.

NDC – New Distribution Capability

New Distribution Capability (NDC) to nowy i bardziej wydajny sposób pozyskiwania ofert od linii lotniczych. Skraca czas wyszukiwania, daje dostęp do niższych stawek niż w GDS’ach, wyświetla odpowiednie informacje we właściwym czasie, a także stwarza możliwość tworzenia dynamicznych ofert w oparciu o indywidualnego użytkownika.

Nonstop flight – Lot bez postojów

Lot bez przystanków na trasie do miejsca docelowego pasażera.

Non- LRA – Przeciwieństwo LRA.

Przeciwieństwo dostępności ostatniego pokoju. Niedostępność ostatniego pokoju oznacza, że ​​hotele nie muszą gwarantować, że wynegocjowana przez firmę stawka może zostać wykorzystana w rezerwacji ostatniego dostępnego pokój standardowego. Oznacza to, że podróżny może zobaczyć, że pokój jest dostępny w hotelu, ale może nie mieć możliwości zarezerwowania go wg stawki wynegocjowanej przez firmę w tym hotelu.

Open-Jaw

Plan podróży, w którym pasażer leci do jednego miasta, a następnie wylatuje w dalszą podróży z innego miasta. Na przykład bilet rozpoczynający się w JFK i lecący do LHR, a następnie z powrotem MAN do JFK.

Offline Connection – Połączenie offline

Połączenie, które wymaga przesiadki zarówno na nowy samolot, jak i zmianę linii lotniczej.

Occupancy rate – Obłożenie

Liczba rezerwacji oczekiwanych w danym okresie.

O&D – Origin and Destination

Początek i cel podróży.

OBT – Online Booking Tool  – Narzędzie do rezerwacji online

OBT to wybrana przez firmę platforma do rezerwacji hoteli i biletów lotniczych; służy do zarządzania i monitorowanie planów podróży służbowych.

OTA – Online Travel Agency  -Internetowe biuro podróży.

Strona internetowa, posiadająca własny silnik rezerwacyjny, który pomaga podróżnym rezerwować loty, pokoje hotelowe, transport naziemny oraz inne produkty i usługi związane z podróżami. Booking.com, Expedia.com.

Per Diem – Dieta

Ustawowo określona kwota, przysługująca pracownikowi podczas podróży służbowej.

PFC – Passenger Facility Charge – Opłata lotniskowa

Opłata doliczana do ceny biletu; dodatkowa opłata za korzystanie z lotniska przez pasażera.

Price to Beat – Cena do pokonania

Cena do pobicia to funkcja dostępna w specjalnych programach motywacyjnych. Jeśli podróżni dokonają rezerwacji poniżej ceny do pokonania, mogą otrzymać nagrody za wybór tańszej opcji zakwaterowania lub lotu.

Pitch

Przestrzeń na nogi między fotelami lotniczymi mierzona od oparcia jednego fotela w samolocie do fotela przed nim.

PNR – Passenger Name Record – „Numer rezerwacji; biletu lotniczego”

Wpis w bazie danych komputerowego systemu rezerwacji (CRS) zawierający plan podróży pasażera lub grupy pasażerów podróżujących razem.

Point-to-Point Fares

Taryfy między dwoma miastami.

RTW Fare – Round the World Fare -Taryfa dookoła świata

Bilety „Dookoła świata” to pakiety lotnicze, które pozwalają odwiedzić wiele miejsc docelowych „na całym świecie” za jedną cenę. Bilety te oferowane są przez sojusze lotnicze (np. One World, SkyTeam, Star Alliance itp.). Wszystkie zarezerwowane loty muszą odbywać się na liniach lotniczych należących do sojuszu. W przypadku tras RTW za bilet płacisz z góry i musisz wybrać i zarezerwować wszystkie loty przed odlotem pierwszym lotem.

Red-Eye Flight – Lot z czerwonymi oczami

Lot Red-eye to lot, w którym podróż odbywa się w godzinach od 21:00 do 7:00.

Rack Rate

Cena hotelu przed rabatem. Standardowa stawka hotelu pokazywana na tablicy w recepcji hotelowej.

Split Ticketing – Podział biletów

Zakup dwóch oddzielnych biletów, aby zbudować swój plan podróży, często w celu uzyskania niższej ceny. Podróżni robią to na własne ryzyko, tak jak w przypadku utraty połączenia, obie linie lotnicze mogą zdecydować, że nie zmienią rezerwacji podróżnego, chyba że kupią nowy bilet.

Segment

Część lub odcinek trasy lotniczej, w tym jeden start i jeden lądowanie.

STPC – Stopover Paid by Carrier –  Postój opłacany przez przewoźnika

Stopover Paid by Carrier to program, w ramach którego linie lotnicze mogą oferować bezpłatne międzylądowanie, aby zachęcić podróżnych do korzystania z mniej optymalnego połączenia. Linie lotnicze pokrywają umówiony hotel, transport naziemny oraz środki podczas postoju.

TMC – Travel Management Company

Travel Management Company (TMC) to biuro podróży służbowych (takie jak AmexGBT, BCD, CWT, eTravel), które pomaga firmom zarządzać ich programami podróży. TMC realizuje rezerwacje podróży, wspiera obowiązki organizacji związane z opieką i identyfikuje potencjalne możliwości obniżenia kosztów, optymalizuje politykę podróży służbowych oraz procesy rozliczania wydatków na podróże.

Travel Manager – Menedżer podróży

Travel manager to osoba odpowiedzialna za politykę podróży firmy. Opracowuje politykę, zarządza (preferowanymi) relacjami z dostawcami, monitoruje i zatwierdza trasy podróży i rezerwacje, przetwarza raporty T&E i nie tylko.

Travel Agent – Biuro podróży/Agencja podróży

Biuro Podróży to firma, której zadaniem jest organizowanie podróży  dla klientów końcowych (osób fizycznych, grup, korporacji) w imieniu dostawców (hotele, linie lotnicze, wypożyczalnie samochodów, linie wycieczkowe, koleje, ubezpieczenia podróżne, wycieczki zorganizowane). Ich zadaniem jest uproszczenie procesu rezerwowania podróży dla swoich klientów.

TEM – Travel Expense Management-  Zarządzanie kosztami podróży.

Zarządzanie kosztami podróży lub TEM to system używany przez firmę do przetwarzania, opłacania i audytu wydatków inicjowanych przez podróżnych.

Ubezpieczenie podróżne

Ubezpieczenie podróżne to ubezpieczenie, które ma pokryć koszty leczenia, anulowanie podróży, zagubiony bagaż, wypadek lotniczy i inne straty poniesione podczas podróży, zarówno międzynarodowej, jak i krajowej.

Unmanaged Travel – Niezarządzana podróż służbowa

Niezarządzane podróże służbowe odnoszą się do sytuacji, gdy firma nie ma programu lub zestawu narzędzi do rezerwacji podróży służbowych. Powoduje to często, że pracownicy samodzielnie rezerwują i zarządzają własnymi wydatkami na podróże służbowe.

ULCC – Ultra Low Cost Carrier – Przewoźnik o bardzo niskich kosztach

Ultra-low-cost-carrier lub ULCC to linie lotnicze, które oferują niskie ceny biletów. Wybór miejsca, bagaż lub napoje podczas lotu mogą być pobierane jako dodatkowa opłata. Obecnie przykłady ULCC można znaleźć głównie w USA i w Chinach.

UATP – Universal Air Travel Plan

Universal Air Travel Plan to specyficzna forma płatności (karta płatnicza), która jest wspólną własnością wielu linii lotniczych, w tym: AeroMexico, Lufthansa, Air Canada, Air New Zealand, Air Niugini, AirSerbia, American Airlines, APG Airlines, Austrian, China Eastern , Delta, El Al Israel Airlines, Etihad Airways, Frontier, GOL Airlines, Hanh Airlines, Japan Airlines, Jet Blue, Qantas, Shandong Airlines, Sichuan Airlines, Southwest, Sun Country Airlines, Tui Fly, Turkish Airlines, United i WestJet. Jest również akceptowany przez niektóre hotele, przewoźników kolejowych i innych dostawców.

VCN – Virtual Card Number – Numer karty wirtualnej

Numer karty wirtualnej lub VCN to bardzo bezpieczny, jednorazowy numer wirtualnej karty kredytowej używany w celu zminimalizowania ryzyka oszustwa.