Posiadanie odpowiedniego rozwiązania do rozliczania podróży służbowych jest kluczowe dla zarządzania wydatkami i utrzymania motywacji podróżujących służbowo.
Metody płatności za podróże służbowe
Polskie firmy mogą aktualnie wybierać spośród szerokiej gamy metod płatności za podróże służbowe. W zależności od potrzeb firmy w zakresie podróży, niektóre metody płatności mogą być mniej lub bardziej łatwe i skuteczne do przyjęcia.
Centralne karty korporacyjne
Centralne karty korporacyjne są wydawane przez firmy w celu pokrycia wydatków związanych z działalnością gospodarczą . Karta jest opłacana przez firmę i ma na sobie jej nazwę. Wielu dostawców kart, takich jak Visa, Mastercard i American Express, oferuje karty korporacyjne i powiązane z nimi korzyści. Mogą również oferować uproszczone raportowanie wydatków na podróże, co przyspiesza proces raportowania poprzez wyeliminowanie potrzeby ręcznego raportowania.
Zalety
- Pracownicy nie muszą płacić z własnej kieszeni
- Wysokie limity kredytowe
- Zapewnia zgodność z polityką podróży
- Uproszcza proces śledzenia wydatków
- Łatwa analiza danych
- Programy korzyści i nagród (mile, punkty lojalnościowe, dostęp do saloników lotniskowych i cashback)
Wady
- Potencjalnie wysokie opłaty roczne
- Mniejsza ochrona niż w przypadku kart osobistych
Indywidualne karty korporacyjne
Indywidualne karty korporacyjne są najbardziej elastyczną opcją płatności za podróże służbowe . Są wydawane przez firmę konkretnemu pracownikowi w celu pokrycia wydatków służbowych, w tym wydatków na podróże autoryzowanych przez program podróży. Podróżujący służbowo musi zgłosić swoje wydatki za pośrednictwem narzędzia do zarządzania wydatkami po zakończeniu podróży służbowej.
Zalety
- Pracownicy nie muszą płacić z własnej kieszeni
- Pracownicy mogą rezerwować podróże służbowe według własnego uznania i preferencji
- Wysokie limity kredytowe
- Obsługuje wyłącznie uzasadnione płatności za podróże służbowe, zgodnie z polityką podróży służbowych firmy
- Oddziela wydatki na podróże służbowe i osobiste
- Programy korzyści i nagród (mile, punkty lojalnościowe, dostęp do saloników lotniskowych i cashback)
Wady
- Firmy mogą mieć trudności z kontrolowaniem wydatków na podróże, jeśli nie korzystają z wydajnego narzędzia do zarządzania podróżami
Karty osobiste
W niektórych przypadkach firmy wolą prosić pracowników o używanie ich osobistych kart do płacenia za wydatki służbowe . Jednak ta metoda ma kilka wad dla pracowników, którzy muszą ponosić ciężar kosztów podróży służbowych przez tygodnie lub miesiące, zanim otrzymają zwrot kosztów od swojego pracodawcy.
Zalety
- Zmniejsza początkowe koszty i obciążenia związane z podróżami służbowymi w firmie
Wady
- Pracownicy muszą wydać własne pieniądze, zanim otrzymają zwrot kosztów od firmy. Ten proces może być długi i zniechęcać pracowników do podróżowania
- Firmy mają mniejszą kontrolę nad wydatkami na podróże służbowe, a przestrzeganie polityki podróży jest trudniejsze do osiągnięcia
Karty doładowujące przedpłacone
Karty doładowujące przedpłacone pozwalają Twojej firmie na doładowanie ich ustaloną kwotą pieniędzy, dzięki czemu pracownicy mogą używać ich jako kart debetowych podczas podróży służbowych. Nie są powiązane z kontem bankowym i można je doładowywać w czasie rzeczywistym.
Zalety
- Idealna do zarządzania wydatkami, gdyż kartę można doładować zdefiniowanym budżetem
- Pracownicy nie muszą pokrywać początkowych wydatków
- Brak opłat administracyjnych
- Wgląd w koszty podróży w czasie rzeczywistym
Wady
- Kartę można łatwo dezaktywować w przypadku kradzieży lub zgubienia
- Niezbyt elastyczny w przypadku zmiany wymagań podróży służbowej
- Ograniczone wsparcie walutowe
Wirtualna karta płatnicza
Wirtualna karta płatnicza , taka jak ta oferowana przez AirPlus, to taka, która fizycznie nie istnieje, ale jest przeznaczona do z góry określonego użytku. Kwota, którą można wydać, jest stała, a karta nie jest powiązana z kontem bankowym użytkownika. Szczegóły karty są unikalne dla każdej transakcji, przy użyciu kodu bezpieczeństwa i daty ważności. Ta sama karta może zostać wydana do pojedynczego lub wielokrotnego użytku.
Zalety
- Szeroki zakres kanałów płatności: aplikacje, strony internetowe i transakcje telefoniczne
- Zwiększone bezpieczeństwo w porównaniu do kart fizycznych
- Łatwo dezaktywować w przypadku kradzieży lub zgubienia
- Ulepszone śledzenie wydatków dzięki kategoryzowaniu i organizowaniu płatności
- Lepsza kontrola nad wydatkami
Wady
- Nie można używać w bankomatach
- Wymagane jest połączenie z internetem
- Może nie być wszędzie akceptowane
Przelew bankowy
Regularne przelewy bankowe są nadal jedną z najpopularniejszych i najbezpieczniejszych form płatności bezgotówkowych. Mogą być dobrą opcją na opłacenie przedpłaconych podróży służbowych.
Zalety
- Bezpieczny
- Obowiązują przepisy ochronne
Wady
- Nie można wykorzystać do rezerwacji np. na Booking.com
- Potencjalne opóźnienia
- Nie będzie można go używać do wydatków w podróży np. parkingi, citytax…
Jak wybrać najlepszą metodę płatności dla swojej firmy
Wybór właściwego rozwiązania płatniczego dla firmy to decyzja, która zależy od potrzeb pracowników i procesów finansowych.
Oto główne kryteria, na które należy zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji, która metoda płatności za podróże służbowe będzie najlepsza dla firmy:
1. Określenie potrzeby w zakresie płatności za podróże służbowe
Pierwszym krokiem do zrozumienia, jakie jest najlepsze rozwiązanie dla płatności za podróże służbowe, jest analiza zwyczajów podróży służbowych w firmie . Czy podróże służbowe są częste, okazjonalne czy rzadkie? Do jakich krajów podróżują pracownicy i czy większość pracowników podróżuje służbowo, czy tylko niektórzy z nich?
2. Opinie pracowników
Niezależnie od tego, czy odbywa się to na spotkaniu osobistym, czy za pośrednictwem ankiety, zebranie opinii od pracowników, którzy są przyzwyczajeni do podróży służbowych, może być bardzo pomocne. Będą oni w stanie opowiedzieć Ci o wszelkich potencjalnych problemach związanych z wydatkami biznesowymi i ich doświadczeniach z obecnym systemem.
3. Analiza obecnych rozwiązań płatności korporacyjnych
Aby zidentyfikować problemy i obszary wymagające udoskonalenia, kluczowe jest przeanalizowanie obecnego rozwiązania w zakresie płatności za podróże służbowe:
- Zwróć uwagę na to, jak sprawnie działa proces uzgadniania kosztów podróży, czy jest wydajny i czy pracownicy są z niego zadowoleni.
- Zastanów się, czy możesz śledzić wydatki na bieżąco, a jeśli nie, czy taka funkcja byłaby dla Ciebie przydatna.
- Czy Twoja obecna metoda płatności ma funkcję preautoryzacji wydatków? Ma to na celu upewnienie się, że wydatek jest zgodny z budżetem i polityką podróży.
- Dowiedz się, czy Twoja metoda płatności może być używana do transakcji międzynarodowych i czy jest akceptowana online i offline. Bez względu na to, którą metodę wybierzesz, Twoi podróżujący służbowo powinni móc z niej korzystać bezproblemowo i bez obaw.
- Aby zmaksymalizować, Twoje rozwiązanie płatnicze powinno mieć program nagród. Wiele kart korporacyjnych pozwala na zdobywanie punktów, mil lub cashbacku.
- Na koniec upewnij się, że obsługa klienta jest dostępna za pośrednictwem wielu kanałów, aby móc szybko rozwiązać wszelkie potencjalne problemy.
Na podstawie tych kryteriów możesz określić, które z wielu rozwiązań płatności biznesowych najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.
Znalezienie właściwego rozwiązania dla płatności za podróże służbowe wymaga trochę badań i eksperymentów. Ale kluczową decyzją jest zarządzanie wydatkami na podróże służbowe i upewnienie się, że Twoi pracownicy mają dobre doświadczenia z podróży.
