Travelsupport.pl

Raportowanie wydatków na podróże służbowe

Raportowanie wydatków na podróże służbowe

Udostępnij:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email

Raportowanie wydatków na podróże służbowe jest podstawą do tworzenia budżetów i aktualizowania polityki podróży służbowych. Budżetowanie wydatków należy do dyrektorów finansowych i zespołów finansowych. Muszą oni mieć dostęp do wiarygodnych i szczegółowych danych, aby skuteczniej planować wydatki biznesowe i zarządzać nimi w nadchodzącym kryzysie 2023. Muszą również potrafić prawidłowo analizować dostępne dane. Do tego potrzebna jest również podstawowa wiedza o rynku podróży służbowych i/lub wsparcie ze strony profesjonalnego TMC (Travel Management Company).

Raportowanie wydatków - Co to są raporty T&E?

Raporty z podróży i wydatków to dokumenty fizyczne lub cyfrowe, które zawierają wszystkie istotne szczegóły dotyczące wydatków związanych z podróżą, w tym kwotę zakupu, datę i kategorię wydatku. Oryginalne paragony są zazwyczaj dołączane do raportów T&E, tak aby w przypadku kontroli zeznania podatkowego firma mogła przedstawić dowód wydatków podlegających zwrotowi. 

Elementy raportu z podróży i wydatków:

  • Data zakupu
  • Dostawca
  • Kategorie wydatków, takie jak klient, projekt, konto lub dział, MPK, Cost Center…
  • Imię i nazwisko pracownika, który kupił usługę podróży
  • Wszelkie dodatkowe uwagi dotyczące zakupu
  • Suma częściowa zakupu
  • Wszelkie podatki lub VAT związane z zakupem
  • Suma całkowita (wraz z podatkiem)
  • Plik PDF, JPG lub PNG paragonu lub faktury

W większości krajów na całym świecie podróże podlegają pełnemu odliczeniu, o ile mają uzasadniony cel biznesowyTym celem może być rozwój zawodowy, rekrutacja, sprzedaż, zaopatrzenie, obsługa klienta na miejscu i nie tylko. Aby jednak zgodnie z prawem odliczyć wydatki i podatki potrzebny dowód w postaci paragonu lub faktury. 

Raportowanie nie dotyczy tylko organów podatkowych w krajach, w których prowadzisz działalność. Zrozumienie kosztów podróży jest również ważne dla Twojej firmy. Na przykład dzięki wglądowi w czasie rzeczywistym w wydatki na podróże możesz podejmować natychmiastowe decyzje, aby zmieścić się w budżecie. Dzięki miesięcznym i kwartalnym raportom możesz identyfikować projekty lub zespoły, które przekraczają wydatki. 

 

Zwrot kosztów podróży jest przedmiotem oszustw pracowniczych. Dzięki odpowiednim procedurom możesz wyeliminować straty wynikające z oszustw.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Twoja firma powinna zautomatyzować raporty dotyczące podróży i wydatków?

Nawet jeśli pracownicy bezbłędnie przestrzegają wytycznych określonych w polityce podróży służbowych, wypełnienie standardowego/papierowego raportu z wydatków zajmuje 20 minut, a jego przeprocesowanie w takiej formie kosztuje firmę średnio od 20-50 PLN. Gdy raporty wydatków wymagają korekty, zajmuje to dodatkowe 18 minut i kolejne 20 PLN na przetworzenie. I to tylko dla jednego raportu wydatków. 

Umieśćmy to w kontekście. Jeśli przetwarzasz średnio 20 raportów wydatków na podróż miesięcznie, będzie Cię to kosztować minimum 400 PLN, jeśli wszystkie zostaną poprawnie wypełnione. Jeśli jednak trzeba będzie je zmieniać, poniesiesz dodatkowe koszty w wysokości +- 400 PLN, co daje roczną sumę 9600 PLN wydawanych wyłącznie na procesy raportowania kosztów podróży. 

Im większa firma, tym więcej raportów z wydatków na podróże trzeba będzie uwzględnić. Dlatego automatyczne raportowanie kosztów podróży jest jedyną opłacalną opcją dla nowoczesnych firm, które poważnie podchodzą do ochrony swoich zysków. 

Oprócz oszczędności pieniędzy wdrożenie automatycznego raportowania wydatków na podróże przynosi wiele innych korzyści biznesowych. 

  1. Ogranicza papierowy obieg dokumentów i ręczne procesy.
  2. Zmniejsza ryzyko popełnienia błędów we wpisach.
  3. Zapewnia wgląd w koszty podróży służbowych w czasie rzeczywistym.
firmowa polityka podróży

Rezerwuj przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zwrot do 3% wartości swoich rezerwacji.

Najczęściej czytane:

Nasze usługi