Travelsupport.pl

Raportowanie podróży służbowych

Raportowanie podróży służbowych

Udostępnij:

Cztery powody, dla których raportowanie podróży służbowych powinny być priorytetem przy wyborze TMC lub agencji obsługującej podróże służbowe w firmie.

Dla większości firm koszty podróży służbowych oznaczają ważny wydatek roczny. Koszty te to nie tylko koszty podróży (hotelu, biletu lotniczego…), ale także koszty ponoszone podczas podróży (np. parkingi, bilety autostradowe, kolacje, spotkania, diety, mandaty…). Zagregowane koszty podróży służbowych w wielu firmach osiągają wartości liczone w milionach. Statystycznie, prawidłowo zagregowane koszty podróż służbowych stanowią 3 najwyższy koszt w firmie i często ich wartość przekracza 10% rocznych przychodów w firmie (w zależności od branży). Prawidłowe raportowanie wydatków na podróże służbowe zapewnia możliwość zarządzania i redukcji kosztów bez obciążania celów biznesowych firmy.

Raportowanie podróży służbowych

Dlaczego, tak wiele firm nie jest w stanie powiedzieć ile rocznie wydają na podróże służbowe?

Dlatego, że nie korzystają z odpowiednich narzędzi do raportowania.

Spójrzmy na 4 powody, dla których narzędzia do raportowania wydatków na podróże służbowe powinno być priorytetem przy zakupie podróży lub wyborze odpowiedniego partnera (biura podróży lub TMC)

Optymalizacja wydatków

Najnowsze technologie zapewniają dziś spersonalizowane i skuteczne raportowanie wydatków każdego podróżnego. Zakres raportowania obejmuje noclegi, transport lotniczy, kolejowy, morski, wynajem samochodów, wydatki reprezentacyjne, itd. Posiadając dostęp do pełnych i wiarygodnych danych o podróżach służbowych firma może świadomie zarządzać tymi wydatkami i je optymalizować. Wiedząc, np. że podróżni regularnie wybierają hotele w danej sieci hotelowej, firma może wynegocjować konkretne rabaty sieciowe. 

Konsolidacja danych i raportowanie

Dzięki dużym zbiorom danych w zarządzaniu podróżami służbowymi konsolidacja danych oferuje atrakcyjne możliwości. Dane umożliwiają analizę predykcyjną na podstawie wcześniejszych podróży lub preferowanych wyborów podróżującego. Pomaga zarządzać kategoriami wydatków na podróże lub dostosowywać wybory treści. Dzięki skonsolidowanym danym w raportach podróży służbowych, firma może np. określić to czy pracownicy starają się planować podróże służbowe z wyprzedzeniem, czy jednak częściej rezerwują podróże na ostatnią chwilę. 

Przestrzeganie firmowej polityki podróży

Raporty dotyczące zarządzania podróżami oferują mapę drogową wzorców wydatków na podróże, a także pomagają śledzić i analizować wydatki na podróże. Raporty te pozwalają firmie zweryfikować przestrzeganie polityki dotyczącej podróży. Ułatwiają namierzenie przecieków i fraudów. To dodatkowo pomaga analizować, budżetować i kontrolować wydatki na podróże służbowe. Firmom, które posiadają politykę podróży służbowych, prawidłowe raportowanie pozwala również aktualizować politykę i dostosowywać ją do realiów rynkowych.   

Dostęp do informacji

Śledzenie i analiza wydatków na podróże pomagają zidentyfikować możliwości obniżenia kosztów. Raporty są dostępne dla pracownika, działu lub dowolnej osoby w hierarchii. Interaktywne wykresy i wykresy dynamiczne podkreślają możliwości oszczędności. Raportowanie daje również obraz szerszych trendów podróży w całej organizacji.

A jak wygląda raportowanie podróży służbowych w Twojej firmie?

Zrób szybki test, aby zrozumieć, że w Twojej firmie również nie zwraca się uwagi na jakość raportowania wydatków na podróże służbowe

  • Czy Twoja firma porównuje oferty agencji zajmujących się obsługa podróży służbowych, pod kątem raportowania?
  • Ile Twoja firma wydała na usługi noclegowe w 2022?
  • Jaka jest cena średnia biletu lotniczego (Fare) za 2022?
  • Ile pokojonocy Twoja firm rezerwuje średnio w roku?
  • Jaki jest średnie “booking window” w Twojej firmie?

 

firmowa polityka podróży

Rezerwuj regularnie przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zawsze zwrot do 3% wartości swoich rezerwacji.

Najczęściej czytane:

NDC british Airways Amadeus

Oferta NDC British Airways w GDS Amadeus

British Airways rozpoczyna sprzedaż treści NDC za pośrednictwem Amadeus. British Airways zaczęło oferować treści oparte na NDC za pośrednictwem Amadeus Travel Platform na rodzimym rynku

Kolejowe programy lojalnościowe

Kolejowe programy lojalnościowe w Europie

Wybierając kolejowy program lojalnościowy dla siebie lub swojej firmy, należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Na przykład niektóre programy oferują więcej korzyści w jednym kraju, podczas gdy

Nasze usługi