Przeczytaj te najważniejsze wskazówki, jak skutecznie przeprowadzić przetarg lub zapytanie ofertowe (RFI) na zarządzanie podróżami.
1. Zaangażuj w proces zakupowy wszystkich zainteresowanych!
First things first! Na samym początku procesu zakupowego ważne jest, aby ustalić kluczowych interesariuszy. Od osób decyzyjnych na szczeblu kierowniczym, przez dział finansowy i HR, aż po dział IT i bezpieczeństwa danych, należy aktywnie zaangażować ich w tworzenie zapytania ofertowego (RFP). Jednak gdy w proces zaangażowana jest duża grupa, z których każda ma własne potrzeby i oczekiwania, sytuacja może się nieco skomplikować.
Różne perspektywy często prowadzą do powielania zasadniczo tych samych lub bardzo podobnych pytań, co utrudnia zrozumienie zapytania ofertowego (RFP). Dlatego tak ważne jest, aby projekt prowadziła jedna osoba – osoba odpowiedzialna za zapewnienie, że wszystkie różne perspektywy interesariuszy połączą się w jeden spójny głos. Tutaj główna role powinien odgrywać Travel manager.
Najważniejszą grupą, której opinie należy koniecznie brać pod uwagę, są oczywiście pracownicy , którzy dokonują rezerwacji podróży służbowych i podróżują. Jeśli chodzi o użytkownika końcowego, jego zaangażowanie i aktywny udział w rozwiązaniu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu programu.
2. Poznaj rynek podróży służbowych – nie wszyscy dostawcy są tacy sami!
“Dobry research” i zaangażowanie przed przetargiem to druga najważniejsza sprawa. Poznanie rynku, możliwości dostawców, a także technologie podróży służbowych jest KLUCZOWYM elementem. Dowiedz się czym różni się biuro podróży od TMC. Co to jest lowcost carrier i dlaczego stawki NDC mogą być znacznie niższe od tych w GDS.
“Potrzebujesz wiedzy na temat podróży służbowych. Czytaj Blog Travelsupport.pl i sprawdzaj swoją wiedze w naszych QUIZACH.”
3. Rozmawiaj z oferentami i odpowiadaj na ich pytania!
Dialog z oferentami w trakcie procesu – zarówno bezpośredni, jak i w formie pytań wyjaśniających to podstawa. Zawsze możesz podzielić się z innymi oferentami wszelkimi przydatnymi spostrzeżeniami lub wynikami współpracy, aby zapewnić uczciwy i prawidłowy przebieg procesu. Bezosobowe, bezobsługowe, wyłącznie cyfrowe podejście do procesu zamówień, bez angażowania innych osób i z wykorzystaniem technologii elektronicznej, zniechęci wielu oferentów, zwłaszcza tych dostawców, którzy cenią sobie relacje.
4. Jasno określ zakres swoich wymagań!
Wyjaśnij dlaczego Twoja firma szuka wsparcia do obsługi podróży służbowych. Powiedz rynkowi jasno czego szukasz? Co będzie miało wpływ na Twój program podróży? Jakie są niepodważalne elementy? I wreszcie, jakie elementy, Twoim zdaniem, przyniosą wartość Twojej firmie?
Kiedy dokładnie znasz swój zakres, poproś o dowody. Wiele biur podróży służbowych i firm typu TMC jest do siebie podobnych, więc co je różni? Co je wyróżnia? W końcu wszyscy podróżujemy służbowo. Co da ci pewność, że wybrany przez Ciebie dostawca jest odpowiedni?
5. Poznaj technologię obsługującą podróże służbowe!
Wiedza o tym, czego oczekujesz od narzędzia i od jego dostawcy w kontekście technologii, może mieć dla oferenta realne znaczenie.
Na rynku jest wiele biur podróży chwalących się tym, że posiadają nowoczesne narzędzia do organizacji podróży służbowych. W praktyce narzędzia te różnią się od siebie, i to bardzo. Część systemów typu Self Booking Tool ma ograniczona ofertę hotelową – nie oferują nawet tego co Booking.com. Inne nie oferują biletów lotniczych z Ryanair, Wizz, Easyjet. Inne nie mają żadnych funkcjonalności pozwalających na szczegółowe raportowanie.
6. Poproś o streszczenie
Streszczenie to świetny sposób na szybkie poznanie oferenta – kim jest, jakie ma wartości, infrastrukturę i doświadczenie. Czy jest zgodne z jego rozmową przed przetargiem, podczas której buduje relacje? Czy wysłuchał Twoich oczekiwań i czy odniosłeś pozytywne wrażenie? Streszczenie jest bardzo ważne, ponieważ nie jest to pytanie, na które trzeba odpowiedzieć – to pierwsza okazja, aby zaangażować publiczność i zrobić na niej wrażenie.
7. Poproś o referencje i case study
Aby uzyskać rzeczywisty obraz możliwości dostawcy i jego funkcjonowania w realnym świecie, koniecznie poproś o referencje i studia przypadków z portfolio klientów oferenta. Jeśli jest taka możliwość umów się na rozmowę z klientem który korzysta z usług oferenta.
8. ustalaj realistyczne ramy czasowe
Najważniejsze jest realistyczne podejście do terminów. Jeśli zapytanie ofertowe jest złożone i wymaga szczegółowej odpowiedzi, udzielenie zaledwie 10 dni może skutkować brakiem ofert lub ogólnikowymi odpowiedziami, bez możliwości rzeczywistego sprawdzenia, co dostawca może zrobić dla Twojego programu podróży.
9. Informacja zwrotna
Poświęcenie czasu na udzielenie szczerej i rzetelnej informacji zwrotnej. Oczywiście, część oferentów będzie rozczarowana przegraną, ale z przyjemnością dowiedzą się, dlaczego. To jedyny sposób, aby zrozumieć co przyczyniło się do przegranej lub sukcesu. To pomaga oferentom uczyć się i doskonalić. Chodzi o naukę.
10. Na zakończenie
W wielu przypadkach „koszt jest najważniejszy”, ale dotarcie do sedna zwrotu z inwestycji (ROI) i zrozumienie, jak wygląda najlepsza wartość, to właśnie to najważniejsze. Dzięki dobremu procesowi przetargowemu można naprawdę coś zmienić, a poprzez proces przetargowy, możemy pokazać kulturę, osobowość, usługi i wartość.
