Travelsupport.pl

Polityka podróży służbowych – WZÓR – Travelsupport.pl

Polityka podróży służbowych to zestaw reguł określających w jaki sposób pracownicy mogą rezerwować podróże służbowe.
polityka podróży

Udostępnij:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email

Polityka podróży służbowych to ważny dokument, ponieważ pozwala firmom kontrolować koszty wysyłania pracowników na wyjazdy służbowe i utrzymuje kontrolę nad wydatkami pracowników podczas podróży służbowych. W przypadku większych firm polityka podróży ma również znaczenie ze względów bezpieczeństwa i odpowiedzialności firmy za swoich pracowników. W Polsce niestety niewiele firm stosuje politykę podróży. W krajach UE oraz w USA jest to standard. W tym artykule przedstawiamy zasady przygotowania polityki podróży oraz udostępniamy nasz gotowy WZÓR.

Ustal cele polityki podróży służbowych.

Każda firma może mieć inne priorytety. Są firmy, dla których najważniejsze będzie ustalenie sposobów rezerwowania podróży służbowych. Inne firmy będą dążyć do ogranicza kosztów związanych z rozliczaniem wydatków. Jeszcze inne będą chciały uzyskać pełną kontrole nad całym procesem zarządzania podróżami służbowymi.  

Weź pod uwagę potrzeby osób podróżujących.

Ustal główne kierunki podróży, zarówno te obecne jak i te przyszłe. Przygotowując politykę podróży należy brać pod uwagę kierunki rozwoju firmy. Konsultacja z działem sprzedaży  i/lub exportu będzie tutaj potrzebna. Dowiedz się, czy np. w perspektywie 1-2 lat twoja firma będzie wchodzić na nowe rynku zagraniczne.

Skonsultuj się z pracownikami, którzy najczęściej podróżują, ustal w jaki sposób rezerwują podróże, jak je rozliczają, jak za nie płacą. Określ jakie zmiany będzie można wprowadzić bezboleśnie, a które spotkają z dużą niechęcią.  

Wprowadź do polityki podróży listę partnerów.

W każdej dobrej polityce podróży znajduje się punkt z listą partnerów, z których pracownicy muszą korzystać. Może to być lista hoteli, w których pracownicy najczęściej nocują, dedykowane biuro podróży lub konkretne strony internetowe. Tworząc listę partnerów należy brać pod uwagę wszystkie korzyści wynikające z ich oferty, a nie tylko oferowaną przez nich cenę lub co najgorsze – sentyment pracowników. Szczegółowe informacje o tym jak tworzyć listę preferowanych hoteli znajdziesz TUTAJ.

Wyraźnie określi limity.

Polityka podróży musi być zwięzła i jasna. Nikt nie lubi dokumentów, które trzeba przeczytać w całości, aby dowiedzieć się, czy można zarezerwować w Warszawie hotel 3* w cenie 300 PLN. Określ jasne limity wydatków i zapisz je w prostych tabelach. Im bardziej rozbudowana polityka i zróżnicowane limity tym gorzej. Staraj się unikać dzielenia limitów wg wielu kategorii pracowników. Wprowadzenie 3 kategorii wystarczy np. Zarząd; Managerowie; Pracownik;     

Główne obszary polityki podróży służbowych.

Twoja polityka podróży MUSI odnosić się do wszystkich aspektów związanych z podróżami służbowymi. Nawet jeśli dzisiaj Twoja firma nie podróżuje w pełnym zakresie, np. nie korzysta z biletów lotniczych, czy nie wypożycza samochodów, nie oznacza to, że w przyszłości się to nie zmieni.  Dobra polityka podróży nie może być aktualizowana ad’hoc. 

Zasady polityki podróży powinny dotyczyć tych obszarów:

  • Rezerwacje lotnicze, kolejowe, hotelowe i wypożyczalnie samochodów.
  • Korzystanie z innych środków transportu, takich jak taksówki.
  • Zasady dotyczące wydatków na miejscu, w tym posiłków, rozrywki i rozmów telefonicznych.
  • Bezpieczeństwo związane z podróżą.  
  • Zasady dotyczące prezentów, które można dać lub otrzymać podczas podróży służbowej.
  • Tworzenia polecenia wyjazdu służbowego.
  • Zasad rozliczania wszelkich wydatków poniesionych podczas podróży. 

Najczęściej czytane:

Audyt podróży służbowych