Początek nowego roku oznacza, że nadszedł czas na głęboką analizę i podsumowanie 2025r. Przygotowując się do na nowe roku należy podsumować efekty działanian polityki podróży słuzbowych w 2025 i dostposować ja do warunków rynkowych w 2026r. To nie jest efektowne, ale niezbędne. Solidny przegląd roczny zapewni zgodność z przepisami, utrzymanie budżetu na właściwym poziomie i zadowolenie podróżnych wkraczających w nowy rok.
Zespół ekspertów Travelsupport.pl przygotował przegląd listy kontrolnej dla standardwoej polityki podróży służbowych.
Polityka podróży służbowych - AUDYT
Szczegółowo przeanalizuj wydatki na podróże
Ile Twoja firma wydała w tym roku na loty, hotele, pociągi i wynajem samochodów? Więcej/mniej niż w 2024r? Dlaczego? Jaka była średnia cena doby hotelowej spędzonej przez pracownika w podróży służbowej?
Te i wiele innych pytań powienien zadac sobie prawdziwy Travel Manager.
Porównaj rzeczywiste wydatki z budżetem i zidentyfikuj ewentualne trendy:
W Audycie polityki podróży chodzi o znalezienie możliwości zaoszczędzenia w przyszłym roku.
Zgodność z audytem
Zasady są dobre tylko wtedy, gdy ludzie ich przestrzegają. Sprawdź, jak często pracownicy dokonywali rezerwacji za pośrednictwem zatwierdzonych kanałów i korzystali z usług preferowanych dostawców. Jeśli przestrzeganie zasad jest słabe, zbadaj przyczynę. Najczęstsze przyczyny:
- Polityka jest zbyt skomplikowana
- Podróżni nie wiedzą,jak korzystać z firmowej platformy do rezewracji podróży służbowych.
- Narzędzia do dokonywania rezerwacji nie są przyjazne dla użytkownika
Zaktualizuj preferowanych dostawców
Koniec roku to idealny moment na przegląd listy dostawców. Czy Twoje preferowane linie lotnicze, hotele i wypożyczalnie samochodów nadal oferują najlepsze oferty? Jeśli nie, renegocjuj umowy lub poszukaj nowych partnerów. Programy lojalnościowe i negocjowane stawki mogą znacząco wpłynąć na Twoje wyniki finansowe.
Odśwież swoją politykę
Trendy w podróżowaniu zmieniają się szybko – Twoja polityka również powinna się zmieniać. Zadaj sobie pytanie:
- Czy obejmuje ona pracę zdalną i hybrydowe harmonogramy?
- Czy uwzględniono cele zrównoważonego rozwoju? (Pomyśl o opcjach rekompensaty emisji dwutlenku węgla lub alternatywnych środkach transportu kolejowego.)
- Czy obowiązek zachowania ostrożności (Duty of Care)(jest aktualny? Bezpieczeństwo jest nie do podważenia, zwłaszcza w przypadku podróży zagranicznych.
Komunikacja i edukacja są kluczem
Po wprowadzeniu aktualizacji, rozpowszechnij informacje. Wyślij przyjaznego e-maila na koniec roku, zorganizuj krótki webinar lub udostępnij jednostronicową ściągawkę. Cel? Upewnij się, że podróżni znają nowości, zanim zarezerwują kolejną podróż. Im więcej ich poinformujesz, tym łatwiej będzie Ci zapewnić zgodność z przepisami.
