Podróże służbowe - dynamiczny wzrost po pandemii
Ostatnie 2 lata pandemii pokazały wyraźnie dlaczego spotkania twarzą w twarz są kluczowe dla większości firm. Od pozyskiwania klientów po zarządzanie rozproszonymi zespołami, 86% ankietowanych przez Travelsupport.pl pracowników naszych klientów stwierdziło, że podróże służbowe są dla nich kluczowe w procesie realizacji projektów i dowożenia wyników.
Świadome firmy, które chciały zachować przewagę konkurencyjną, szybko odblokowały możliwość podróży służbowych swoim pracownikom. Według badań przeprowadzonych przez Deloitte w pierwszym kwartale 2022 r. odnotowano więcej rezerwacji podróży służbowych niż w połowie 2021 r . Natomiast dane z hoteli biznesowych i biur podróży typu TMC za drugi kwartał 2022 pokazały, że liczba delegacji zbliżyła się nawet poziomów z 2019r.
Oszczędzanie pieniędzy na podróżach służbowych w warunkach tak dynamicznego odbicia i w czasach wysokiej inflacji wymaga dodatkowego wysiłku oraz nowego podejścia na najwyższym poziomie. Zaczynając od Dyrektora finansowego, który musi kontrolować roczny budżet firmy, przez kierownika ds. podróży (Travel Managera) zajmującego się polityką podróży służbowych, po pracowników wyjeżdżających w delegacje, na każdym etapie należy szukać zbędnych wydatków i sposobów ich eliminowania.
Zbędne wydatki na podróże służbowe. Jak je ograniczać?
O to lista wskazówek od profesjonalistów z Travelsupport.
1. Uzyskaj dostęp do niższych i lepszych stawek hotelowych, lotniczych, transakcyjnych i serwisowych.
Jednym z absolutnie najlepszych sposobów na natychmiastowe obniżenie kosztów podróży jest uzyskanie lepszych stawek w hotelach i liniach lotniczych. Firmy, które samodzielnie organizują swoje podróże służbowe powinny skierować się w stronę bezpośredniej rezerwacji na stronach linii lotniczych, a w przypadku noclegów wykorzystywać platformy typu Booking.com wraz z programem Genius, który oferuje dostęp do najniższych stawek noclegowych.
Firmy, które korzystają ze wsparcia firmowych biur podróży powinny renegocjować warunki i postarać się zoptymalizować wysokość opłat transakcyjnych i serwisowych doliczanych przez biuro do każdej usługi. Pisaliśmy szczegółowo o tym w naszym artkule “Jak negocjować z biurem podróży”
Rezerwacje z dużym wyprzedzeniem, korzystanie z tanich przewoźników, takich jak EasyJet i Norwegian… firmy mają wiele możliwości, aby zaoszczędzić pieniądze na podróżach. Jeśli Twoja firma korzysta jeszcze ze starych rozwiązań do organizacji podróży służbowych, to będziesz mieć mnóstwo okazji do generowania zbędnych wydatków zamiast oszczędności.
Na rynku jest również wiele możliwości dodatkowe obniżania wydatków, jak choćby poprzez świadome korzystanie z programów lojalnościowych takich jak Program Lojalnościowy Travelsupport
2. Wymagaj elastycznego planowania podróży służbowych
Niezależnie od tego, czy pracownik odwiedza klienta, czy biuro regionalne, musi istnieć elastyczność w terminach takiego wydarzenia. Planując nową podróż służbową pracownik powinien sprawdzać przynajmniej 3 różne terminy wyjazdu, aby uniknąć wyjazdu w terminach, w których ceny noclegów i biletów lotniczych będą wysokie np. z powodu jakiegoś dużego wydarzenia (konferencje, mecze, koncerty…)
Jednak nawet przy najlepszej organizacji plany czasem się zmieniają. Spotkania z klientami zostają odwołane lub przełożone, pracownicy zachorują. Najlepszym sposobem na eliminowanie wydatków związanych z niewykorzystanymi rezerwacjami (non-ref/no-show) i bezzwrotnymi biletami lotniczymi jest nowoczesna polityka podróży służbowych i zestaw prostych zasad opisujący kto i kiedy może korzystać z ofert bezzwrotnych.
3. Odśwież firmową politykę podróży
Posiadanie polityki podróży służbowych ma kluczowe znaczenie. Bez tych jasnych wytycznych pracownik nie może wiedzieć, czy planowana przez niego trasa mieści się w budżecie i innych oczekiwaniach firmy.
Znajomość pełnego zakresu tego, co powinno być zawarte w skutecznej polityce podróży, może być wyzwaniem. W Travelsupport opracowaliśmy szablon, który można dostosować do własnych potrzeb, który może pomóc wdrożyć politykę podróży służbowych w ciągu kilku minut. Polityka podróży służbowych WZÓR
Polityka podróży służbowych powinna określać stanowisko firmy w takich elementach, jak;
- Dopuszczalne wydatki na podróże służbowe na podróże lotnicze, zakwaterowanie, wynajem samochodów i inne środki transportu.
- Zasady dotyczące pracowników rezerwujących loty w klasie ekonomicznej i biznes.
- Proces zatwierdzania rezerwacji hoteli, biletów lotniczych i innych naziemnych środków transportu.
- Dozwolone wydatki na dietę i zasady korzystania z firmowej karty kredytowej.
- Procesy raportowania zwrotów i wydatków.
Zasady dotyczące podróży służbowych powinny być jasne, zwięzłe i łatwo dostępne, a każda polityka firmy, musi się rozwijać i dostosowywać do potrzeb biznesu. Dzięki Travelsupport Twoja firma może z łatwością aktualizować i dynamicznie zarządzać zasadami dotyczącymi podróży. Sprawdź jak to robimy i co możemy zaoferować Twojej firmie.
4. Raportowanie w czasie rzeczywistym, a nie po fakcie
Wiedza to potęga. Tak jak konsument, który chce zaoszczędzić pieniądze w budżecie domowym, będzie potrzebował wiedzy o tym, jakie kategorie wydatków pochłaniają jego dochody, firma musi zrozumieć, które aspekty podróży służbowych generują więcej zbędnych wydatków.
Oto kilka najważniejszych danych do których Twoja firma musi mieć dostęp w każdej chwili:
- Którzy podróżnicy/pracownicy generują najwięcej wydatków w związku z podróżami służbowymi?
- Jaki jest stosunek średniej ceny noclegu rezerwowanego przez firmę w danym mieście do ADR (średniej ceny noclegu oferowanego przez hotele w tym mieście)
- Z jakich usług dodatkowych korzystają pracownicy (np. płatne Wi-Fi, parkingi…)
Każda firma powinna obecnie zoptymalizować swój budżet na podróże służbowe, a pozyskanie danych do przeprowadzenia takiej optymalizacji powinno być możliwe w czasie rzeczywistym.
Firmy powinny korzystać z profesjonalnych narzędzi do rezerwacji podróży, które często zintegrowane są również się z systemami do rozliczania wydatków. Takie rozwiązanie automatycznie wygeneruje szczegółowe raporty, a czasami nawet wskaże zbędne wydatki. Dane z takich systemów pozwalają na przykład określić szybko, które destynacje wymagają niższych budżetów, a które uzasadniają wyższe wydatki.
