Agencji ds. podróży służbowych nie raportują oszczędności
Większość biur podróży, które zajmują się kompleksową obsługą podróży służbowych nie jest w stanie zaprezentować wiarygodnych danych (raportów oszczędnościowych), które pokażą wartość oszczędności jaka została wygenerowana dzięki ich usługom. Biura podróży często nie mają wystarczających kompetencji, aby takie dane gromadzić i analizować. Co więcej, część biur podróży nie chce tego robić, ponieważ taka analiza wykazałaby, że ich usługi przyczyniły się do zwiększenia kosztów organizacji podróży u klientów. Tylko niewielka grupa agencji typu TMC (Travel Management Company) będzie zainteresowana dostarczaniem takich danych i rzetelną ich analizą. Agencje typu TMC działają w interesie swoich klientów. Ich celem jest generowanie wymiernych oszczędności poprzez profesjonalne zarzadzanie podróżami służbowymi.
Jeśli biuro podróży, z którego korzysta firma, nie jest w stanie dostarczyć raportów oszczędnościowych, firma musi zrobić to samodzielnie.
W tym artykule prezentujemy sposoby analizowania danych dotyczących wydatków na podróże służbowe. Pokazujemy jak wyliczyć oszczędności, jak ocenić swoją agencje ds. podróży służbowych i firmową politykę podróży.
Podróże służbowe - Analiza oszczędności
- Aby policzyć oszczędności wynikające z korzystania z biura podróży służbowych, należy porównać koszty podróży przed i po wdrożeniu współpracy z biurem. Oto kroki, które pomogą w obliczeniach:
1. Zbierz dane historyczne
-
Koszty podróży przed współpracą z biurem podróży (np. bilety lotnicze, hotele, transport lokalny, opłaty za zmiany rezerwacji).
-
Koszty podróży po rozpoczęciu współpracy (te same kategorie wydatków).
-
Średnie ceny biletów i hoteli przed i po wdrożeniu.
2. Zidentyfikuj oszczędności
-
Lepsze stawki negocjacyjne – Biura podróży często mają dostęp do preferencyjnych cen hoteli, biletów lotniczych czy wynajmu samochodów.
-
Zmniejszona liczba anulacji i opłat za zmiany – Biura podróży często (nie zawsze) pomagają planować podróże efektywniej.
-
Automatyzacja procesu – Mniej czasu pracowników poświęconego na rezerwacje (czas to pieniądz).
-
Optymalizacja tras i klas podróży – Możliwość wyboru bardziej opłacalnych połączeń i hoteli.
3. Oblicz oszczędności
Można zastosować prosty wzór:
- ŚKPbA – Średni koszt podróży służbowej organizowanej bez udziału agencji
- ŚKPzA – Średni koszt podróży służbowej organizowanej za pośrednictwem agencji
- ŚKOA – Średni koszty obsługi agencyjnej (uśredniona wysokość opłaty serwisowej)
Można też rozbić oszczędności na poszczególne kategorie:
-
Oszczędności na biletach lotniczych = (średni koszt biletu rezerwowany bezpośrednio na stronach linii lotniczych – średni koszt biletu kupionego przez agencje) × liczba biletów
-
Oszczędności na hotelach = (średni koszt noclegu rezerwowanego bez agencji (np. na Booking.com) – średni koszt noclegu zarezerwowanego przez agencje) × liczba noclegów
-
Oszczędność czasu = (czas poświęcony na rezerwacje bez agencji – czas po współpracy) × stawka godzinowa pracownika
4. Przeanalizuj ROI współpracy
Wskaźnik zwrotu z inwestycji (ROI) można policzyć jako:
5. Uwzględnij oszczędności pośrednie
-
Mniej błędów w rezerwacjach – Unikanie kosztownych pomyłek.
-
Lepsza polityka podróży – Możliwość lepszej kontroli wydatków i raportowania.
-
Możliwość cashbacku lub zniżek od dostawców.
Dzięki tym krokom firma może ocenić, czy współpraca z biurem podróży rzeczywiście przynosi realne oszczędności.
