Na globalnym rynku dostępnych jest obecnie mnóstwo opcji dotyczących płatności za podróże firmowe. Branża turystyczna stara się iść z duchem czasu i oferować tu coraz to nowsze rozwiązania. Niestety, na polskim rynku podróży firmowych mamy dominacje jednej metody – PRZELEW 14, 21, 30, 90 dni. Według nas jest to przestarzały i kosztowny sposób płatności za podróże firmowe. W Travelsupport porównaliśmy oferty biur podróży firmowych w zakresie ich części dotyczącej sposobów płatności. W tym artykule przedstawimy wszystkie wady i zalety każdej z oferowanych opcji: przelew, karta kredytowa, karta prepaid, etc.
Karty kredytowe a podróże firmowe.
W międzynarodowym środowisku korporacyjnym firmowe karty kredytowe są niezwykle powszechne, i można śmiało powiedzieć, że są również podstawowym sposobem opłacania kosztów podróży firmowych (a nawet wszystkich rodzajów kosztów biznesowych). Wielu dostawców kart kredytowych, takich jak American Express, Visa i MasterCard, oferuje specjalistyczne karty komercyjne dla osób podróżujących służbowo, a każdy wystawca zapewnia określone korzyści. Wielu dostawców, oprócz samych kart kredytowych udostępnia również systemy do zarządzania i rozliczania wydatkami. Takie systemy idealnie współistnieją i uzupełniają politykę podróży firmowych. Pozwalają między innymi na tworzenie wirtualnych kart kredytowych dla konkretnych pracowników, projektów, itd. Umożliwiają zarządzanie limitami na kartach.
Zalety
Biznesowe karty kredytowe często zapewniają wyższe limity kredytowe niż karty osobiste, zapewniając jednocześnie firmom szybkie i łatwe źródło finansowania, które nie obciąża rachunku firmowego. Środki z kart kredytowych pochodzą z oprocentowanego kredytu. Środkami pochodzącymi z kart kredytowych, firma może opłacać podróże firmowe nawet przez 54 dni bez kosztów odsetkowych. Karty kredytowe oferują również kontrole ułatwiające monitorowanie wydatków na podróże: można tworzyć wielu użytkowników, powierzając określonym pracownikom zakupy biznesowe zgodnie z polityką podróży firmowych. Karty kredytowe pozwalają na szybkie rezerwowanie najtańszych ofert. Można dzięki nim korzystać z ofert hotelowych typu non-ref, które mogą być nawet 30% tańsze od standardowych ofert typu Rack Rate. Kupując bilety lotnicze z wykorzystaniem karty kredytowej, proces rezerwacji, płatności i wystawienia biletu lotniczego jest praktycznie automatyczny. Dzięki temu firmy mogą kupować bilety znacznie taniej niż przez biuro podróży.
Wady
Chociaż korzystanie z firmowych kart kredytowych ma tak wiele wyraźnych zalet, należy również pamiętać o pewnych wadach. Trzeba mieć świadomość tego, że roczne opłaty za karty firmowe karty kredytowe mogą być wyższe niż w przypadku osobistej karty kredytowej (chociaż wielu dostawców obecnie w ogóle z nich rezygnuje). Wiele firm nie chce udostępniać kart kredytowych swoim pracownikom w obawie przed bezprawnym użyciem. Ta wada jest eliminowana przez limity które można zapisać na każdej karcie. Można np. udostępnić kartę kredytową pracownikowi, i określić że może ona być użyta tylko do zakupu usług związanych z podróżami firmowymi, np. do rezerwacji noclegu w kwocie max 300 PLN.
Rezerwuj przez nasz dostęp do Booking.com i zgarnij 2% wartości swojej rezerwacji.
Przelew firmowy po usłudze.
Obecnie, na świecie jest to już najbardziej „oldskulowa” opcji płatności. Oczywiście nie bierzemy tutaj pod uwagę czegoś takiego jak “przedpłata przed usługą”, bo z takiej formy płatności korzystają chyba tylko te firmy których wydatki na podróże firmowe są skrajnie rzadkie. Mimo, że na świecie odroczony przelew bankowy uważany jest za przestarzały model płatności przy podróżach firmowych, zadziwiające jest to, że większość polskich firm cały czas z niego korzysta jako z głównej formy płatności. Przelew bankowy jest solidną, wszechstronną opcją, z wieloma potencjalnymi zastosowaniami, ale w przypadku wydatków na podróże firmowe, ma niestety istotne wady. Firmy, które oczekują od biur podroży wydłużania terminu płatności powyżej 21, 30, 45 a nawet 90 dni, nie mają świadomości tego, że nic nie zyskują , a wręcz tracą znacznie więcej niż mogłyby się spodziewać. Im dłuższy termin płatności tym biuro podróży, hotel, linia lotnicza będzie chciała oferować wyższe opłaty transakcyjne, wyższe ceny za swoje usługi. Pieniądz, mimo że obecnie nie jest drogi, to przecież nie jest darmowy. Płynność finansowa w biurze podróży, hotelu czy linii lotniczej często jest ważniejsza niż liczba rezerwacji dokonywanych przez klientów. Firmy, które swoje wydatki na podróże firmowe reguluj odroczonym przelewem, tracą część kontroli. Rezygnują z dostępu do lepszych ofert, i co bardzo ważne, ograniczają swoje możliwości refundacji i zwrotów za niedostarczone usługi.
Zalety
Przelewy bankowe należą do najbezpieczniejszych dostępnych opcji płatności. Wiesz, że pieniądze zostały zdeponowane na koncie Twojego klienta i że istnieją przepisy chroniące Ciebie i sprzedawcę. Nie masz problemu z obciążeniami zwrotnymi. Firmy korzystające z odroczonego przelewu bankowego najczęściej wykonują 1,2 lub 3 transakcje w miesiącu na podstawie faktur zbiorczych. Biuro podróży wystawia np. 1 fakturę zbiorczą za wszystkie rezerwacje hotelowe, jedna kwota = jeden przelew.
Wady
Przelew bankowy jest wolny, proces płatności, księgowania, między różnymi bankami może trwać nawet 2-3 dni. Ta wada skutecznie uniemożliwia rezerwowanie tanich biletów lotniczych czy super okazji hotelowych na serwisach typu Booking.com. Używając przelewu odroczonego firmy skazane są na korzystanie z pośredników (biur podróży), a to wydłuża proces rezerwacji. Na przykład, od momentu, w którym pracownik firmy znajdzie w Internecie bilet lotniczy w cenie 900 PLN, do momentu kiedy biuro podróży go zarezerwuje, może minąć kilka godzin. To prawdopodobnie spowoduje, że bilet już nie będzie dostępny w cenie 900 PLN, a 1100 PLN. Kolejną ważną wadą przelewu jest to, że po przelaniu pieniędzy nie mamy już nad nimi żadnej kontroli. W przypadku przelewu bankowego nie występuje coś takiego jak procedura charge-back. W 2020 firmy doświadczały potężnych opóźnień w procedurach zwrotów za odwołane bilety z powodu covid. Część linii lotniczych i cześć biur podróży przeciągała w nieskończoność oddanie firmom potężnych pieniędzy.
