Wszystkie raporty i prognozy z rynku hotelowego mówią, że podróże firmowe będą bardzo ograniczone w 2021r. Ta sytuacja przyczyni się do powstania ostrej wojny cenowej między hotelami. Będzie ona widoczna szczególnie pomiędzy hotelami miejskimi. Największe zmiany w cenach hoteli zobaczymy w tych miastach, które są typowo biznesowe i nie mają mocnej oferty turystycznej (Katowice, Poznań, Warszawa, Szczecin, Wrocław…). W miastach jak Kraków i Gdańsk brak noclegów służbowych będzie rekompensowany większym ruchem turystycznym. Warto wykorzystać wojnę cenową do wynegocjowania dla swojej firmy specjalnych cen na noclegi. Firmy, które mają politykę podróży firmowych, a w niej mają umowy bezpośrednie z hotelami, powinny renegocjować ceny na najbliższy rok. W tym artykule opiszemy co trzeba zrobić, aby stworzyć najlepszą listę rekomendowanych hoteli dla firmy.
Znajdź pracowników, którzy najczęściej organizują podróże firmowe.
Określenie takiej grupy jest podstawą do wszystkich dalszych działań związanych z przygotowaniem listy rekomendowanych hoteli. Te dane powinny być łatwo dostępne jeśli firma korzysta z systemu do zarządzania podróżami służbowymi. Jeśli nie, pozostaje dział księgowości lub dział kadr, ponieważ w tych działach najczęściej gromadzone są np. faktury za noclegi lub rozliczenia delegacji. Budując taką grupę należy zrobić to dokładnie, nie można pominąć żadnego działu, lub oddziału firmy. Grupa pracowników, którzy najczęściej wyjeżdżają w podróże firmowe jest głównym źródłem informacji o tym dokąd firma podróżuje, jak podróżuje i z jakich hoteli korzysta.
Podróże firmowe 2021 i 2022. Określ najważniejsze kierunki.
Jeśli pracownicy najczęściej jeżdżą do oddziałów firmy, sprawa jest oczywista. Warto jednak sprawdzić, czy w danym mieście lub okolicy biura, do którego jedzie pracownik, powstał jakiś nowy hotel. Jeśli podróże firmowe realizowane są najczęściej do klientów firmy, należy koniecznie skonsultować się z działem handlowym, działem eksportu, itd. i ustalić z jakich hoteli korzystają pracownicy oraz z jakich chcieliby korzystać. Warto ustalić też sposób w jaki rezerwują te hotele. Należy również określić te kierunki podróży firmowych, które mogą pojawić się w przyszłości, np. na podstawie planów pozyskania nowych klientów, rynków. Analizując cele podróży firmowych trzeba również brać pod uwagę wydarzenia typu targi i konferencje branżowe.
Kierunki podróży firmowych:
- oddziały firmy
- obecni klienci
- przyszli klienci
- nowe rynki zagraniczne
- targi, kongresy, konferencje
Ustal minimalne wymagania pracowników.
Krótka rozmowa z grupą najczęściej podróżujących powinna wystarczyć. Można również przygotować szybką ankietę. Najważniejsze informacje dotyczące hoteli to:
- lokalizacja w danym mieście – np. blisko biura klienta, autostrady,
- usługi hotelu – np. tylko hotele z recepcja 24h lub tylko hotele z parkingiem,
- wyposażenie pokoju – np. tylko hotele z pokojami z dużym łóżkiem małżeńskim,
Oszacuj liczbę noclegów rezerwowanych rocznie podczas podróży firmowych.
Firmy korzystające z systemów do rezerwacji takich jak Booking.com, mogą szybko wygenerować odpowiedni raport z informacjami o liczbie zrealizowanych noclegów w poprzednim roku. W innym przypadku konieczne jest analizowanie pojedynczych faktur hotelowych. Do oszacowania liczby rezerwowanych potrzebna jest również konsultacja z grupą najczęściej podróżujących pracowników. Mając dane za poprzedni rok oraz informacje o tym, jak będą wyglądać podróże firmowe w kolejnych miesiącach, można szacować liczbę noclegów. Warto zrobić to w podziale na poszczególne miasta.
Przygotuj wstępną listę hoteli.
Korzystając z systemów typu Booking.com łatwo stworzysz taką listę. Wszelkie filtry dostępne na stronie Booking.com oraz możliwość wyszukiwania hoteli na mapie pomogą w wyszukani konkretnych obiektów. Dzięki temu, że Booking ma bezdyskusyjnie największą bazę noclegową znajdziesz tam wszystkie dostępne hotele.
Wyślij profesjonalne zapytanie ofertowe.
Zapytanie ofertowe najlepiej przygotować w formie tabeli i poprosić wybrane hotele o uzupełnienie jej swoimi cenami. O to przykład takiego zapytania. Możesz je również pobrać w wersji xls.
| hotel | miasto | deklaracja liczby noclegów | pok 1 os. stawka ze śniadaniem oraz z VAT | pok 2 os. stawka ze śniadaniem oraz z VAT | Stawki nie dotyczą terminów |
|---|---|---|---|---|---|
| Hilton | Łódź | 50 | ... pln | ... pln | 13-15.09.2021 |
| IBIS | Sopot | 30 | ... pln | ... pln | 03.05.2021 31.12.2021 |
W zapytaniu ofertowym hotel musi podać nam informacje o terminach, w których nie będziemy mogli zarezerwować noclegu. Najczęściej są to terminy, w których hotel ma już potwierdzone rezerwacje grupowe, dużą konferencje, targi itd.
W przypadku kiedy podróże firmowe do danego hotelu są bardzo częste koniecznie trzeba poprosić hotel o ofertę z opcją gwarancji dostępności pokoi. Wówczas hotel może zaoferować nieco wyższą cenę, ale za to firma ma gwarancje, że zawsze w tym hotelu będzie miała nocleg w ustalonej cenie.
Podróże firmowe oraz noclegi organizuj przez
