Zapobieganie oszustwom związanym z wydatkami na podróże służbowe jest kluczowym zadaniem, jeśli chodzi o utrzymanie budżetu. Dowiedz się, jakie są rodzaje oszustw i w jaki sposób je eliminować.
Firmy regularnie ponoszą wydatki na podróże służbowe. Rozliczanie i kontrolowanie tych wydatków ma fundamentalne znaczenie dla uniknięcia potencjalnych strat. W przypadku większych organizacji, w których roczne wydatki na podróże służbowe liczone są w setkach tysięcy lub milionach złotych, ryzyko pojawienia się strat jest duże.
Oszustwa związane z wydatkami na podróże służbowe to coś, na co wszystkie firmy muszą uważać. Dlaczego? Ponieważ mogą one znacznie nadwyrężyć zyski i reputację firmy. Przyjrzymy się, czym są oszustwa związane z wydatkami na podróże i przedstawimy kilka sposobów, dzięki którym można będzie je wyeliminować.
Najczęstsze rodzaje oszustw związanych z wydatkami na podróże
Podobnie jak w przypadku wszystkich rodzajów oszustw, łatwiej jest im zapobiegać niż łagodzić ich skutki po fakcie. Ważne jest, aby zidentyfikować obszary, które są bardziej podatne na oszustwa, takie jak: rejestracje konferencyjne, posiłki służbowe, hotele, transport i rozliczanie kilometrówek w pojazdach prywatnych.
Oto kilka najczęstszych oszustw związanych z wydatkami, na które firmy muszą uważać:
- Pobyty weekendowe na koszt firmy.
- Pobyty innych gości nie będących pracownikami firmy, którzy zatrzymują się u podróżującego służbowo na koszt firmy.
Jak zapobiegać oszustwom wydatkowym
1. Wprowadź solidną politykę dotyczącą podróży i wydatków
Jednym z najlepszych sposobów zapobiegania oszustwom związanym z wydatkami jest posiadanie jasnej i kompleksowej polityki podróży i wydatków, która zapewnia, że zatwierdzone wydatki są wyraźnie wyszczególnione, a wszyscy pracownicy wiedzą, jakie są ich świadczenia. Regularnie przeglądaj i aktualizuj polityki, aby odzwierciedlały zmiany, inflację i upewnij się, że polityki są aktualne.
2. Wprowadź jasne procedury składania wydatków
Upewnij się, że zasady są jasne, aby oryginalne i szczegółowe rachunki były przedstawione, a pracownicy wiedzieli, co muszą zrobić, aby złożyć wniosek o zwrot kosztów. Upewnij się, że masz jasne procesy składania oryginalnych, szczegółowych rachunków dla wszystkich wniosków o zwrot kosztów.
3. Wprowadź proces zatwierdzania i akceptacji
Wprowadź system online do procesu zatwierdzania wniosków delegacyjnych, aby zminimalizować nieautoryzowane wyjazdy wydatki i roszczenia. Dzięki odpowiednim systemom firma będzie miała pewność przed podróżą pracownika, że jego wydatki są uzasadnione. Po zatwierdzeniu podróżni mogą kontynuować rezerwację. Gdy podróżni są w drodze, mogą przesyłać paragony, śledzić je i przesyłać do raportu wydatków, aby uzyskać zatwierdzenie. A dzięki zautomatyzowanej platformie wydatki są łatwo zatwierdzane lub odrzucane.
