Travelsupport.pl

Organizowanie podróży służbowych online, czy klasycznie?

Organizowanie podróży służbowych online czy klasycznie

Udostępnij:

Internetowy system rezerwacji podróży służbowych vs tradycyjne biuro podróży: Co jest lepsze?

Każdy menadżer ds. podróży służbowych (Travel Manager) odpowiada za rezerwację podróży służbowych w swojej firmie i zarządzanie nimi. Większość Travel Managerów prawdopodobnie zetknęła się z typowym wyzwaniem związanym z organizacja podróży służbowych, czyli powolnym procesem rezerwacji, który generuje wysokie koszty i nie daje szansy na korzystanie z najtańszych ofert.

Większość polskich firm, z wydatkami na podróże służbowe przekraczającymi 200k PLN rocznie, skłania się w stronę outsourcingu zarządzania podróżami służbowymi. Oddają część tego zadania wyspecjalizowanym biurom podróży. Jednak niewiele tych “wyspecjalizowanych” biur podróży oferuje nowoczesne rozwiązania. Większość z nich to klasyczni pośrednicy, którzy pośredniczą tylko w zakładaniu rezerwacji i w procesie płatności. Niewiele jest biur podróży na polskim rynku, które zwracają się w stronę technologii, która automatyzuje organizacje podróży służbowych, oszczędzając jednocześnie czas i pieniądze dla klienta.

W tym artykule przyjrzymy się różnicom między dwoma rodzajami biur podróży, aby pomóc Ci zdecydować, który rodzaj jest najlepszy dla Twojej firmy.

Dwa rodzaje biur podróży służbowych

Tradycyjne biuro podróży

 
W zależności od potrzeb klienta związanych z podróżami służbowymi, tradycyjne biuro podróży podejmuje zazwyczaj następujące zadania:
 
  • Rezerwacja lotów i innych środków transportu (wynajem samochodów, pociągi itp.)
  • Dokonywanie rezerwacji hotelowych
  • Tworzenie planów podróży dla podróży służbowych.
  • Współpraca z działami finansowymi w celu usprawnienia procesów związanych z fakturowaniem i płatnością.
  • Udzielanie pomocy osobom podróżującym służbowo.
Polskie firmy częściej korzystają z tradycyjnych agencji, ponieważ są przekonane, że pozwoli im to  uzyskać dostęp do lepszych ofert turystycznych. Tradycyjne biura podróży często mają wieloletnie doświadczenie w branży turystycznej i dostęp do tańszych ofert. Jednak nie zawsze mogą lub chcą oferować je swoim klientom. Bardzo istotnym ograniczeniem tradycyjnych biur podróży jest długi proces rezerwacji oparty na osobie agenta/konsultanta, która musi wyszukać, porównać, przygotować i wysyłać ofertę turystyczną dla klientów. Taki proces trwa od kilku minut do kilku godzin, w zależności od stopnia skomplikowania podróży służbowej. W efekcie, oferty wysyłane przez email do klientów mogą być nieaktualne już w momencie ich wysyłania. Każdy Travel Manager doskonale wie, że ceny biletów lotniczych i hoteli mogą się zmienić w każdej chwili. Jeśli weźmiemy dodatkowo pod uwagę czas jaki potrzebuje firma/klient na wybór oferty, jej zatwierdzenie i wysłanie tej informacji do biura podróży, to okaże się, że proces rezerwacji może trwać nawet kilka godzin. W tym czasie najlepsze ceny biletów lotniczych i hoteli są rezerwowane przez tych klientów, którzy mają szybszy proces rezerwacji.
 
Drugim, ważnym problemem dla firm korzystających z tradycyjnych agentów jest to, że często trzeba zadzwonić na infolinię, aby zarezerwować podróż służbowo – a każde połączenie będzie kosztować. I jeszcze jedno. Większość tradycyjnych biur podróży oferuje swoje usługi w godzinach 9–17, i często pobierają dodatkowe opłaty za wsparcie poza godzinami pracy. Często są to kwoty w przedziale 30-60 PLN za 1 rezerwacje. 
 
Na koniec, najważniejsze.
Dlaczego tradycyjne biura podróży, mimo, że często mają dostęp do niższych stawek hotelowych i lotniczych, nie zawsze są chętne oferować je swoim klientom? A to dlatego, że konsultanci/agenci, którzy przygotowują oferty często wolą iść na skróty i do swoich ofert włączają te stawki, które najłatwiej jest im zarezerwować i ewentualnie anulować lub zmieniać. Jeśli konsultant będzie miał np. do zaoferowania bilet lotniczy z kanału NDC (tańszy) i z GDS (droższy), to jest duża szansa, że do oferty załączy droższy bilet z GDSu.  Wynika to z tego, że niektóre systemy rezerwacyjne, z których korzystają konsultanci w biurach podróży są łatwiejsze lub trudniejsze w obsłudze. 
 

Nowoczesne biuro podróży z ofertą online

Nowoczesne biura podróży służbowych z
 
Dają możliwość samodzielnego zarządzania i usprawniania każdego aspektu procesu podróży służbowych z poziomu jednej platformy. Dają firmom natychmiastowy dostęp do dużej bazy lotów z kanałów NDC i GDS równocześnie. Umożliwiają natychmiastową rezerwacje noclegów również po specjalnych cenach negocjowanych.
 
  • Każdy pracownik firmy może samodzielnie z łatwością wyszukiwać, rezerwować i zarządzać wszystkimi rezerwacjami lotów i zakwaterowania.
  • Firma otrzymuje bezpośredni dostęp do obszernego asortymentu ofert z różnych kanałów, umożliwiającego rezerwację po konkurencyjnych stawkach.
  • Systemy rezerwacji online, oferowane przez nowoczesne biura podróży, mogą również kontrolować zasady firmowej polityki podróż i uniemożliwiać pracownikom dokonywanie rezerwacji w zbyt wysokich cenach.

 

  • Systemy online dostępne są 24/7 przez 365 dni w roku.

Większość polskich firm  nadal korzysta z tradycyjnych procesów zarządzania podróżami w coraz bardziej cyfrowym świecie, co po prostu nie odpowiada potrzebom nowoczesnych organizacji chcących zaoszczędzić czas i pieniądze.

Łącząc usługi ludzkie i najnowocześniejszą technologię, nowoczesne biura podróży i oferowane przez nie systemy rezerwacji mogą pomóc firmom zautomatyzować procesy, które zwykle trwają godzinami, zaoszczędzić pieniądze, oferując najlepsze stawki (na które nie ma wpływu limit agenta!) oraz zapewnić elastyczność i wsparcie potrzebne do skutecznej realizacji programu podróży służbowych.

 
firmowa polityka podróży

Rezerwuj regularnie przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zawsze zwrot do 3% wartości swoich rezerwacji.

Najczęściej czytane:

Najlepsze aplikacje OTA

Hopper – najlepszą aplikacją OTA w 2021r

Podczas gdy podczas pandemii koronawirusa ucierpiały rezerwacje podróży, korzystanie z aplikacji internetowych biur podróży w rzeczywistości wzrosło podczas kryzysu, ponieważ konsumenci w domu przeglądali miejsca

ukryte koszty podróży służbowych

Ukryte koszty podróży służbowych

Koszty podróży służbowych w dzisiejszych czasach są są wyższe i będą rosnąć. Wraz ze wzrostem średniego kosztu podróży służbowej rosną ukryte koszty podróży służbowych, o

Gwarancja ceny biletu lotniczego

Gwarancja ceny biletu lotniczego od Google

Google chce zaoferować klientom korzystającym z wyszukiwarki lotów Google Flights gwarancje ceny. Nowa usługa ma gwarantować klientom zwrot pieniędzy (różnicy w cenie) jeśli okaże się,

Nasze usługi