Obsługa podróży służbowych na profesjonalnym poziomie będzie konieczna w nadchodzących kwartałach. Dynamiczny powrót podróży służbowych oraz rosnące ceny usług generują firmom większe koszty i niekontrolowane wydatki. Firmy, dla których podróże służbowe są istotnym elementem prowadzonego biznesu muszą korzystać z profesjonalnej obsługi podróży służbowych. W przeciwnym razie stracą kontrole nad kosztami, a wskaźnik ROI z podróży służbowych stanie się mocno ujemny.
Obsługa podróży służbowych - To nie takie oczywiste!
Firmy TMC, zarządzające podróżami służbowymi swoich klientów, pomagają zwiększyć zwrot z inwestycji w podróże służbowe poprzez pełną kontrole wydatków i profesjonalnie zarządzaną politykę podróży. Oprócz obsługi podróży służbowych, pośredniczenia w rezerwacjach, dostępowi do specjalnych cen i rabatów, TMC zajmują się programami hotelowymi, negocjacją stawek, implementacją OBT itd. Tylko TMC w pełni zaspokajają potrzeby klientów w zakresie obsługi podróży służbowych. Jeśli Twoja organizacja nie zdecydowała się jeszcze na obsługę podróży służbowych poprzez outsourcing do TMC, nadszedł czas, aby zrozumieć, że najważniejsze funkcji zarządzania podróżami służbowymi nie są dostępne w standardowym biurze podróży.
Obsługa podróży służbowych - Czego nie oferują biura podróży!
Dziewięć ważnych funkcji firmy zarządzającej podróżami służbowymi.
1. Egzekwowanie zasad opisanych w firmowej polityce podróży służbowych.
Firmy TMC wdrażają dobrze zdefiniowane zasady podróży służbowych, aby zapobiec eskalacji kosztów podróży służbowych pracowników.
TMC rekomendują pracownikom loty, zakwaterowanie i wynajem samochodów zgodnie z ustalonymi zasadami podróży. W związku z tym klientom łatwiej jest kontrolować koszty podróży służbowych bez śledzenia naruszeń zasad.
2. Stawki negocjowane dostępne w Online Booking Tools
Średni koszt podróży służbowej stale rośnie ze względu na globalną inflację. Firmy mogą zwiększyć liczbę podróży służbowych, ale muszą kontrolować koszty podróży służbowych. TMC pomagają klientom znacznie obniżyć koszty podróży służbowych, zapewniając dostęp do negocjowanych stawek firmowych poprzez swoje narzędzia do rezerwacji, które agregują ogromne bazy oferty od setek dostawców i pośredników. Jednocześnie TMC zajmuje się negocjowaniem indywidulanych rabatów dla każdego swojego klienta i udostępnia je w oferowanym narzędziu do rezerwacji.
3. Usługi concierge
Język angielski jest obecnie językiem międzynarodowego biznesu i globalnej komunikacji. Ale angielski nie jest językiem ojczystym w wielu rozwijających się destynacjach podróży służbowych. Pracownicy potrzebują usług concierge, aby uniknąć spędzania dodatkowego czasu w poczekalniach na lotniskach, parkingach i restauracjach. Wiodące TMC ułatwiają osobom podróżującym służbowo skupienie się wyłącznie na celach związanych z podróżą służbową, oferując usługi concierge.
4. Obsługa podróży służbowych 24/7
Pracownicy często podróżują w nieznane miejsca w celach służbowych. Potrzebują zarówno informacji, jak i pomocy w planowaniu podróży służbowych. Ponadto pracownicy potrzebują pomocy w zarządzaniu opóźnieniami lotów, odwołaniami lotów, rozczarowującym zakwaterowaniem i podobnymi zagrożeniami związanymi z podróżami służbowymi.
Wiodące TMC ułatwiają im planowanie podróży służbowych i zarządzanie ryzykiem związanym z podróżami poprzez udostępnianie telefonów alarmowych, hotline i czatów. Pracownicy mogą rozwiązywać pojawiające się problemy, kontaktując się z konsultantem ds. obsługi podróży o każdej porze dnia i nocy.
5. Konsolidacja i kontrola kosztów podróży
Gwałtowny wzrost liczby podróży służbowych powoduje, że dział finansowy lub HR przetwarza dodatkowe wnioski o zwrot kosztów podróży składane przez pracowników. Zespół finansowy musi przyspieszyć zwrot kosztów podróży, aby osoby podróżujące do pracy nie odczuwały stresu.
Jednocześnie muszą skupić się na zapobieganiu naruszeniom zasad i oszustwom związanym z wydatkami. TMC ułatwiają zespołowi finansowemu śledzenie wydatków na podróże służbowe i zarządzanie nimi poprzez przesyłanie skonsolidowanych raportów z wydatków na podróże. Zespół finansowy może uzyskać dostęp do skonsolidowanego raportu, aby śledzić wydatki na podróże poniesione przez wielu pracowników. Najlepsze TMC dostarczają rozwiązania śledzące wydatki w czasie rzeczywistym.
6. Raportowanie audyt i konsulting
Oprócz dostarczania odpowiednich informacji i pomocy pracownikom, TMC pomagają klientom w podejmowaniu decyzji w oparciu o dane. Profesjonalni konsultanci ds. podróży służbowych generują i udostępniają rozbudowane raporty dotyczących podróży w czasie rzeczywistym.
Pomagają również decydentom analizować dane dotyczące podróży dla poszczególnych projektów, działów, pracowników lub miejsc podróży. W związku z tym menedżerom łatwiej jest udoskonalać zasady dotyczące podróży służbowych, dostosowywać pojawiające się trendy, poprawiać doświadczenia związane z podróżami służbowymi i kontrolować koszty podróży służbowych.
7. Automatyzacja obsługi podróży służbowych
Automatyzacja to obecnie jeden z najgorętszych trendów w podróżach służbowych. Firmy oszczędzają obecnie zasoby i ograniczają koszty dzięki automatyzacji zarządzania podróżami służbowymi. Wiodące TMC pomagają klientom zautomatyzować zarządzanie i obsługę podróży służbowych, wdrażając specjalistyczne oprogramowanie.
Pracownicy mogą korzystać z oprogramowania do zarządzania podróżami, aby wysyłać prośby o podróże, rezerwować podróże służbowe, otrzymywać powiadomienia o podróżach i generować automatyczne raporty z wydatków. Jednocześnie zespół finansowy może używać tego samego oprogramowania do zatwierdzania podróży służbowych, przyspieszania zwrotu kosztów i śledzenia wydatków na podróże służbowe.
