Travelsupport.pl

Koszty podróży służbowych – 5 błędów i efekt skali

Koszty podróży służbowych - 5 błędów i efekt skali

Udostępnij:

Myślisz, że rezerwacja najtańszego lotu na Ryanair.com pozwala zaoszczędzić pieniądze Twojej firmie? Zastanów się jeszcze raz!

Myślisz, że jak rezerwujesz noclegi przez Booking.com i Genius 3 to redukujesz koszty podróży służbowych i Twoja firma powinna być Tobie wdzięczna?

Wielu pracowników w dużych firmach, którzy regularnie podróżują służbowo uważa, że ​​swoim indywidulanym podejściem do organizacji podróży służbowej oszczędza firmowe pieniądze. Niestety, ale w wielu przypadkach są to błędne przekonania, które w rzeczywistości mogą prowadzić do nadmiernych wydatków. Czas obalić kilka podstawowych mitów o oszczędnościach w kosztach podróży służbowych.

Mit numer 1
Rezerwacja najtańszych ofert pozwala zaoszczędzić firmie najwięcej pieniędzy

Rzeczywistość: Najtańsza opcja nie zawsze jest najbardziej opłacalna. Jasne, tania linia lotnicza może wydawać się kusząca z punktu widzenia ceny za bilet, ale ukryte opłaty za bagaż, wybór miejsc i usługi w trakcie lotu mogą szybko się sumować. Jeśli weźmiemy pod uwagę:

  • potencjalne opóźnienia lotów,
  • dodatkowe koszty dojazdu z lotniska “lowcostowego” do centrum miasta,
  • brak możliwości uzyskania faktury VAT za bilet lotniczy
  • i całkowity brak możliwości odzyskania opłat lotniskowych i paliwowych w przypadku anulacji lub no-show’a,

Nagle ta niska cena za bilet na Skyscannerze przestaje być taka atrakcyjna. Jej atrakcyjność jest jeszcze mniejsza z punktu widzenia całej firmy. Pracownikom często wydaje się, że kupując bilet samodzielnie w Internecie robi przysługę swojej firmie i oszczędza pieniądze. Niestety, w wielu przypadkach jest to mit. W wielu przypadkach firma ma większe koszty związane z rejestrowaniem i  rozliczaniem takich wydatków. Brak odpowiednich dokumentów finansowych za zakup biletów na stronach internetowych pośredników to zmora w działach finansowych. Kolejnym problemem i kosztem są opłaty pobierane za korzystanie z kart płatniczych. Pracownik rezerwując bilet poprzez OTA często nie zwraca uwagi na te opłaty (np. 8 EUR za użycie karty debetowej). Natomiast firma, której pracownicy robią dziesiątki takich rezerwacji widzi te koszty już w znacznie większej skali. Jednak największym problemem i tym co w skali firmy generuje największe koszty/straty, jest to, że najtańsze opcje z zasady mają najsurowsze warunku anulacji. W przypadku odwołania wyjazdu lub zmiany planów podróży, tani bilet lotniczy, czy też bezzwrotna rezerwacja noclegu, staje się dla firmy stratą. Jeśli takie sytuacje zdarzą się kilkunastu pracownikom tylko 1 raz w roku, to efekt skali wygeneruje firmie wielotysięczną stratę. 

Prawidłowe podejście:  Firma może zdecydować się na współpracę z korporacyjnym agentem podróży typu TMC, aby zabezpieczyć konkurencyjne stawki z liniami lotniczymi, zapewniając sobie najlepszą ofertę bez ukrytych kosztów. Ponadto TMC może zapewnić gwarancję ceny, zmieniając rezerwację lotów, jeśli ceny spadną. Wykorzystując ich wiedzę wewnętrzną i preferencyjne stawki, firma możesz zaoszczędzić do 15% na kosztach podróży służbowych bez poświęcania komfortu lub wygody. Dodatkowo, agent typu TMC, ma możliwość:

  • wystawiania faktur VAT za każdą usługę wchodzącą w skład podróży służbowej.
  • odzyskiwania opłat lotniskowych i paliwowych z tak zwanych “nieprzelecianych” biletów lotniczych
  • część agentów typu TMC oferuje zwrot części prowizji jaką otrzymują za rezerwacje hotelowe,

Mit numer 2
Polityka podróży służbowych to bezsensowna biurokracja

Uważasz, że firmowe zasady dotyczące podróży służbowych są uciążliwe i nie pozwalają zaoszczędzić pieniędzy?

Rzeczywistość: Bez polityki podróży służbowych pracownicy mogą rezerwować zakwaterowanie lub loty, kierując się osobistymi preferencjami, a nie opłacalnością, co prowadzi do niespójnych i często wyższych kosztów podróży służbowych.

Inteligentne podejście: Jasna i prosta polityka podróży służbowych ujednolici proces rezerwacji i zapewni, że pracownicy będą korzystać z ofert pochodzących od preferowanych dostawców i wynegocjowanych stawek. Ta spójność może prowadzić do znacznych oszczędności na podróżach służbowych i lepszej kontroli nad budżetem podróży. Ponadto korzystanie z TMC może pomóc w bezproblemowym egzekwowaniu tych zasad. Hotele zazwyczaj oferują około 10% zniżki, ale rezerwując za pośrednictwem inteligentnego agenta korporacyjnego, można złapać jeszcze lepsze oferty.

Mit numer 3
Samodzielna rezerwacja podróży jest bardziej opłacalna

Myślisz, że zrobienie czegoś samemu (DIY) zawsze jest tańsze niż korzystanie z usług firmy zarządzającej podróżami (TMC)? Ile czasu poświęcasz na samodzielne wyszukiwanie i rezerwowanie podróży służbowych? Policz ile czasu spędzasz na gromadzeniu dokumentów, rachunków i faktur aby prawidłowo rozliczyć wydatki za rezerwacje z kilku różnych stron internetowych?

Rzeczywistość: DIY może wydawać się na początku oszczędnością pieniędzy, ale szybko może przerodzić się w chaotyczny i kosztowny koszmar. Żonglowanie organizacją podróży oznacza stres związany ze znalezieniem najlepszej oferty, śledzeniem wydatków na podróż i radzeniem sobie ze zmianami w ostatniej chwili. 

Inteligentne podejście: Współpracuj z TMC i pozwól profesjonalistom się tym zająć. Zajmą się wszystkim, od rezerwacji lotów po sortowanie wynajmu samochodów i zakwaterowania. Ponadto ich wiedza specjalistyczna i wiedza poufna mogą odblokować specjalne stawki i zniżki , co prowadzi do znacznych oszczędności na podróżach służbowych. Pracownik zyskuje spokój ducha, Cała firma ma bezproblemową organizacje podróży służbowych, a pracownicy mogą zając się pracą, a nie porównywaniem dziesiątek stron internetowych w poszukiwaniu “niby” najtańszej opcji. 

Myślisz, że możesz przechytrzyć firmę turystyczną dzięki samodzielnym rezerwacjom internetowym? Oblicz ile czasu pracownicy w Twojej firmie spędzają na samodzielnej organizacji i rozliczaniu podróży służbowych. 

Mit numer 4
Niewykorzystane środki na podróże i zwroty. A co to jest?

Śledzenie zwrotów kosztów podróży i innych należności przysparza więcej kłopotów niż pożytku. To są małe kwoty, więc to strata czasu. 

Rzeczywistość: Nie odzyskiwanie środków za opłaty lotniskowe i paliwowe z niewykorzystanych biletów lotniczych, jest jak pozostawianie pieniędzy na stole. Firmy zazwyczaj mają 11% swoich wydatków zablokowanych w niewykorzystanych biletach. 

Inteligentne podejście: Korzystanie z TMC pozwala usprawnić proces, zapewniając odzyskanie każdego grosza. 

Mit numer 5
Korzystanie z usług korporacyjnego agenta podróży to niepotrzebny wydatek

Myślisz, że zatrudnienie korporacyjnego agenta podróży lub TMC to po prostu kolejny wydatek bez większej wartości?

Rzeczywistość: Zastanów się jeszcze raz! Doświadczona firma zarządzająca podróżami może zaoszczędzić firmie więcej pieniędzy, niż kosztują jej usługi. Dzięki dostępowi do ekskluzywnych zniżek, ofert insiderów i możliwości targowania się o lepsze stawki za loty, hotele i wynajem samochodów TMC wygeneruje firmie średnio 10% oszczędności tylko na usługach turystycznych. Dodatkowe oszczędności pojawią się w procesie rozliczania i kontroli wydatków. 

Inteligentne podejście: Korzystanie z usług agenta TMC jest jak posiadanie Travel managera ds. podróży służbowych. Firma nie ma kosztów związanych z etatem, płaci tylko opłaty serwisowe. Agenci typu TMC. zajmują się wszystkimi szczegółami podróży, oferują wsparcie w czasie rzeczywistym i zabezpieczają najbardziej konkurencyjne stawki. 

firmowa polityka podróży

Rezerwuj regularnie przez nasz dostęp do Booking.com i otrzymuj zawsze zwrot do 3% wartości swoich rezerwacji.

Najczęściej czytane:

Raportowanie wydatków na podróże służbowe

Raportowanie wydatków na podróże służbowe

Raportowanie wydatków na podróże służbowe jest podstawą do tworzenia budżetów i aktualizowania polityki podróży służbowych. Budżetowanie wydatków należy do dyrektorów finansowych i zespołów finansowych. Muszą

Nasze usługi