Zacznijmy od tego, że w Polsce praktycznie nie mamy dostępu do profesjonalnych usług zarządzania podróżami służbowymi. Jest kilka firm, które mają coś tam wypisane na folderach reklamowych i swoich stronach www. W praktyce większość z nich to zwykłe biura podróży pośredniczące w rezerwacji hoteli i biletów lotniczych. Jeśli Twoja firma szuka poważnego partnera do zarządzania podróżami służbowym powinna skierować się do firm typu TMC ( Travel Management Companies). TMC to firmy specjalizujące się w zarządzaniu podróżami służbowymi i logistyką dla firm. Łączy je zaangażowanie w przejrzystość cen i wyjątkowy poziom usług. TMC będzie nadzorować politykę podróży korporacyjnych, negocjować specjalne stawki w hotelach i wypożyczalniach samochodów, zarządzać spotkaniami lub konferencjami i – co najważniejsze – zaoszczędzić ogromną ilość czasu podróżnym i osobom planującym podróże.
Audyt podróży służbowych
Czy Twój agent to TMC czy zwykły pośrednik?
Niestety, pojęcie TMC zaczęło tracić swoją moc. Na rynku mamy wiele zwykłych biura podróży, które tylko podszywaj się pod firmy typu TMC. Są to pośrednicy, którzy skupiają się tylko na pośredniczeniu w zakładaniu rezerwacji i przejmowaniu płatności. Ich celem jest maksymalizacja ich zysków. Zarabiają wtedy kiedy ich klienci podróżują często i wydają dużo. To jest sprzeczne idei działania profesjonalnego TMC. Prawdziwe TMC działa na rzecz swojego klienta. Celem TMC jest ograniczenie zbędnych wydatków, zwiększanie kontroli i szukanie oszczędności. Najlepsze TMC są wynagradzane na bazie success fee (np % wygenerowanych oszczędności).
Wiele biur podróży zajmuje się podróżami służbowymi bez uczciwości, przejrzystości i wysokich standardów. Zamiast zaufania i jakości oferują niskie (lub nawet zerowe) opłaty serwisowe. Konsekwencją tego jest, niski poziom usług i zawyżone ceny.
Skontroluj swojego agenta ds. podróży służbowych
Jeśli chcesz sprawdzić, czy agencja ds. podróży służbowych, z której korzysta Twoja firma jest nastawiona na generowanie Twoich oszczędności, czy na maksymalizacje własnych zysków i prowizji, zwrócić uwagę na kilka poniższych punktów:
1. Czy obiecują niskie opłaty czy żadnych opłat? Obsługa standardowej podróży służbowej (1 nocleg 3* + bilet lotniczy) przez każdą agencję na świecie kosztuje od 10 do 20 USD. Jeśli za opłatą zaoferowano Ci niższą kwotę, oznacza to, że dzieje się coś pod powierzchnią.
2. Czy agencja oferuje pracownikom planującym podróże służbowe jakieś „programy z nagrodami”? Jeśli tak, Twoja firma płaci za te nagrody, a nie agencja.
3. Czy agent obiecuje brak opłat za zmianę rezerwacji? Zmiany w biletach lotniczych są kosztowne i trudne. Jest to również miejsce, w którym fałszywi TMC mogą najłatwiej ukryć swoje ukryte narzuty. Koszty zmiany linii lotniczej są prawie niemożliwe do skontrolowania – tym bardziej warto zwrócić się do godnego zaufania biura podróży.
4. Jeśli podczas zamawiania biletu agent nie dołącza legalnego dowodu zakupu biletu elektronicznego IATA, to pewny znak, że za kulisami dzieje się coś na koszt Twoje firmy.
5. Kto przetwarza płatności na kartach kredytowych Twoje firmy – linia lotnicza czy agencja? Jeśli jest to agencja, powód jest tylko jeden: ukryte marże.
Konkluzja dla kupującego podróże służbowe przez biuro podróży jest taka, że jeśli nie rozumiesz, w jaki sposób Twój agent ds. podróży służbowych zarabia pieniądze, najprawdopodobniej zostaniesz wykorzystany.
Jeśli potrzebujesz pomocy w wyborze profesjonalnej agencji typu TMC lub wiarygodnego biura do organizacji podróży służbowych, nie wahaj się z nami skontaktować!
