Większość oszustw związanych z podróżami służbowymi to sprawy na małą skalę i trudno je złapać. Niestety wiele firm nie zdaje sobie sprawy z tego ile w rzeczywistości traci na tych drobnych oszustwach. Zespół Travelsupport.pl, wspólnie z kilkoma wiodącymi dostawcami systemów do zarządzania wydatkami, przeprowadził konsultacje z kilkunastoma Travel Managerami w dużych polskich firmach. Konsultacje wykazały, że oszustwa związane tylko z bezprawnie zawyżanymi wydatkami, mogą kosztować rocznie polskie nawet 12 milionów złotych. Najczęstszymi sprawcami są pracownicy średniego szczebla, zwłaszcza mężczyźni w działach związanych ze sprzedażą, exportem, usługami serwisowymi. W grupie firm najbardziej narażonych na duże straty związane z oszustwami na delegacjach służbowych, są firmy z branży budowlanej, automatyki przemysłowej, usług serwisowych.
Nowe rozwiązania technologiczne i systemy do zarządzania wydatkami na podróże, w połączeniu z odpowiednią kontrolą wewnętrzną mogą pomóc firmom w ograniczaniu oszustw.
Trzy główne schematy oszustw związanych wydatkami na podróże służbowe.
1. Oszustwa na dieta dziennych
Zgodnie z obowiązującymi przepisami wiele polskich firm wypłaca swoimi pracownikom diety podróżne na pokrycie kosztów związanych z wyżywieniem, czy też noclegiem. Jednocześnie wiele firm umożliwia pracownikom samodzielną organizacje podróży służbowych i opłacanie ich z własnych środków. Wynikające z tego podejścia kłopoty z gromadzeniem rachunków, opóźnienia w wypełnianiu i dostarczaniu raportów z poniesionych wydatków, doprowadziły wiele firm do utraty kontroli. Jeśli cały ten proces odbywa się częściowo na kartkach papieru, częściowo w arkuszach excel, a dodatkowo firma nie ma jasno określonej polityki podróży służbowych, tworzy się idealne środowisko do nadużyć.
Jeśli pracownik bierze udział w konferencji/szkoleniu, które obejmuje wszystkie posiłki – nie ponosi kosztów wyżywienia, ale wciąż ma szanse tak zmanipulować raport swoich wydatków, aby otrzymać dodatkową dietę od pracodawcy. Pracownicy starają się dostarczać rachunki i faktury, na których nie będzie jasno wyszczególnionych usług gastronomicznych. Obiekty noclegowe w Polsce często zgadzają się na ukrywanie tego typu usług w finalnej fakturze.
Jak tego uniknąć: korzystać z łatwych w użyciu elektronicznych systemów zarządzania kosztami podróży, które zmniejszają lub eliminują potrzebę diet dziennych. Na polskim rynku mamy już nie tylko dużych międzynarodowych graczy jak SAP Concur, ale też dobrą ofertę mniejszych firm np. BeeOffice, Delegowany, Mindento.
2. Kilometrówka, a podróże służbowe
Nadużycia paliwowe kosztują. Zgłaszanie zawyżonej liczby przejechanych kilometrów, napełnianie kanistrów podczas tankowania samochodu służbowego, czy tankowanie prywatnego auta na firmową kartę to najczęstsze oszustwa stosowane przez pracowników korzystających z samochodów służbowych, czy używających samochodów prywatnych do celów służbowych.
W skali rocznej, dla niektórych firm, straty tego typu oszust mogą sięgać dziesiątek tysięcy PLN. Biorąc pod uwagę, że koszty paliwa stanowią często 25-30% kosztów całej podróży służbowej nawet niewielkie oszczędności poprzez eliminacje nadużyć będą miały duży wpływ na finanse firmy.
Jak tego uniknąć: korzystać z elektronicznych systemów zarządzania kosztami podróży. Systemy takie automatycznie oszacują długość trasy i koszty związane z kilometrówką. Jeśli wyjazd służbowy o długości 300km zostanie zatwierdzony w takim systemie przez przełożonego, to próba rozliczenia 450 km kilometrówki zostanie zablokowana przez system, i będzie wiązała się z dodatkowymi wyjaśnieniami u przełożonego. Tego typu rozwiązania mają wszystkie systemy wyposażone w moduł ewidencji przebiegu pojazdów.
3. Fałszywe wydatki z własnej kieszeni
Wiele firm korzysta już z nowoczesnych systemów do zarządzania podróżami służbowymi i kontroli wydatków. Niestety żaden system nie jest idealny i nie jest w stanie wyeliminować w 100% oszust.
Istotnym problemem w procesie rozliczania i kontroli wydatków na podróże służbowe jest wyłapanie tych nadużyć, które związane są z wydatkami pracowników, opłacanymi z własnej kieszeni. Systemy typu SAP CONCUR, Delegowany, czy Beeoffice, mogą zostać połączenie z aplikacjami do rezerwacji hoteli, biletów lotniczych, wynajmu samochodów i taksówek, dzięki czemu duża część wydatków na podróż służbową będzie pod kontrolą. Niemniej jednak zostają jeszcze takie rzeczy jak wydatki na parkingi miejskie, bilety autostradowe, komunikacja miejska itp., które opłacane są najczęściej przez pracownika jego pieniędzmi. Te wydatki raportowane są na podstawie paragonów, a firmy najczęściej zwracają 100% tych wydatków pracownikowi. Jest to kolejna idealna sytuacja do pojawienia się nadużyć. “Okazja czyni złodzieja”.
Jeden z Travel Managerów dużej polskiej firmy, podczas naszych konsultacji przytoczył przykład grupy przedstawicieli handlowych, którzy tylko na biletach parkingowych potrafili wyciągnąć z firmy po kilkaset PLN miesięcznie, przez okres kilku lat. Mechanizm był prosty. Odwiedzając swoich klientów korzystali z najtańszych parkingów, następnie zbierali pozostawione przez inne osoby paragony z drogich parkingów w największych centrach biznesowych. W raportach (oczywiście papierowych) pojawiały się paragony nawet o wartości kilkudziesięciu PLN. Osoby rozliczające te wydatki i zatwierdzające zwroty, zawalone tonami takich raportów, nie miały motywacji aby skupiać się na kontrolowaniu tak niskich kwot. W efekcie, kilka takich paragonów w miesiącu potrafiło zbudować pokaźną kwotę oszustwa. Jeśli pomnożymy to przez grupę kilku lub kilkunastu osób, straty firmy tylko w wyniku drobnego nadużycia osiągają rocznie zawrotne kwoty.
