Nowoczesne zarządzanie podróżami służbowymi składa się z wielu obowiązków. Najważniejsze z nich to: rezerwacja hoteli i biletów lotniczych, egzekwowania firmowej polityki podróży, śledzenie i kontrola wydatków. Zadania konsultanta ds. podróży służbowych są interdyscyplinarne. Konsultant ds. podróży służbowych musi działać w porozumieniu z kilkoma innymi działami w firmie. Przede wszystkim konsultuje się z działem kadr, działem finansowym, działem szkoleń, marketingu…
Czy konsultant ds. podróży służbowych na etacie wystarczy, aby zapewnić firmie nowoczesne zarządzanie podróżami służbowymi? Postęp technologiczny sprawił, że platformy do zarządzania podróżami stały się bardzo wydajnym narzędziem, które przejmuje dużą część obowiązków konsultanta ds. podróży służbowych. Coraz więcej firm decyduje się na korzystanie z platform do zarządzania podróżami. Umożliwiają one samodzielne organizowanie podróży przez pracowników, a jednocześnie zapewniają pełną kontrole i zgodność z firmową polityką podróży.
Rola konsultanta ds. podróży służbowych?
Konsultant ds. podróży służbowych specjalizuje się w nadzorowaniu i optymalizacji programu podróży firmy. Jego obowiązki wykraczają poza rezerwację lotów i hoteli i obejmują:
- Opracowywanie zasad dotyczących podróży służbowych zgodnych z celami i budżetami firmy
- Negocjacje z dostawcami, takimi jak linie lotnicze i hotele, w celu zabezpieczenia korzystnych stawek
- Analiza danych dotyczących podróży w celu odkrycia możliwości oszczędzania kosztów
- Wspieranie pracowników w przestrzeganiu polityki firmy dotyczącej podróży służbowych
W istocie konsultanci ds. podróży służbowych działają jako doradcy strategiczni, oferując spersonalizowane wsparcie pomagające firmom skutecznie zarządzać programami podróży.
Korzyści z zatrudnienia konsultanta ds. podróży służbowych
Konsultant ds. podróży służbowych może poprawić doświadczenia Twojej firmy w zakresie podróży służbowych na kilka sposobów.
1. Oszczędności kosztów
Umiejętność konsultanta do negocjowania kontraktów z dostawcami i wdrażania polityki obniżania kosztów może przyczynić się do znacznego obniżenia wydatków związanych z podróżami.
2. Usprawnione procesy
Konsultanci kontrolują i usprawniają procesy zatwierdzania wydatków, zajmują się szczegółowym śledzenie wydatków, minimalizując opóźnienia i niewłaściwe zarządzanie.
3. Poprawa zgodności
Konsultant może pomóc zwiększyć przestrzeganie zasad podróży. Rezultatem może być mniej rezerwacji niezgodnych z zasadami, lepsza kontrola wydatków i większa zgodność z przepisami korporacyjnymi.
4. Decyzje oparte na danych
Szczegółowe raporty przygotowane przez konsultantów ds. podróży służbowych ukazują trendy, preferencje pracowników i problemy, umożliwiając menedżerom wprowadzanie świadomych zmian.
Konsultant ds. podróży służbowych kontra agent podróży: jaka jest różnica?
Konsultantów ds. podróży służbowych często myli się z agentami podróży, ale ich role są zupełnie inne.
- Agenci podróży: zajmują się głównie logistyką, rezerwacjami, anulowaniem rezerwacji i wynajmem samochodów.
- Konsultanci ds. podróży służbowych: skupiają się na szerszym zarządzaniu programem, obejmującym zasady dotyczące podróży, zgodność z przepisami i analizę kosztów.
Agenci podróży upewniają się, że lot jest zarezerwowany. Konsultanci ds. podróży służbowych są odpowiedzialni za zapewnienie, że program podróży Twojej firmy przebiega sprawnie i wydajnie.
Dlaczego platformy do zarządzania podróżami są dobrym wyborem
Podczas gdy konsultanci ds. podróży służbowych oferują praktyczną wiedzę specjalistyczną, platformy do zarządzania podróżami zapewniają zaawansowane, oparte na technologii rozwiązania, które usprawniają procesy, obniżają koszty i zwiększają wydajność.
1. Kompleksowa wydajność
Platformy do zarządzania podróżami obejmują każdy aspekt podróży:
- Rezerwacja lotów, zakwaterowania i transportu
- Wdrażanie zasad dotyczących podróży za pomocą automatyzacji
- Śledzenie wydatków i automatyzacja zwrotów kosztów
- Generowanie szczegółowych raportów z podróży
Zamiast polegać na ręcznych interwencjach, platformy te centralizują wszystkie zadania związane z podróżami w jednym, łatwym w obsłudze systemie, oszczędzając czas i zmniejszając ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego.
2. Przejrzystość kosztów i oszczędności
Platformy do zarządzania podróżami mogą oferować bardziej przewidywalne ceny i zautomatyzowane rozwiązania, które pomogą zarządzać kosztami.
Dzieje się tak, ponieważ platformy mają moc analizowania trendów podróży w czasie rzeczywistym, zapewniając praktyczne spostrzeżenia i zalecenia dotyczące oszczędzania kosztów. To zautomatyzowane podejście często prowadzi do znacznych oszczędności bez potrzeby korzystania z usług konsultanta.
3. Skalowalność dla rozwijających się firm
W miarę rozwoju firm zarządzanie większym programem podróży staje się coraz bardziej złożone. Platformy zarządzania podróżami są tworzone w celu skalowania, dostosowując się do zwiększonej liczby pracowników, wielu warstw zasad dotyczących podróży i bardziej skomplikowanych tras.
Ich skalowalność pozwala firmom sprostać rosnącym potrzebom w zakresie podróży bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu lub zasobów.
4. Całodobowe wsparcie podróżnych
Zakłócenia w podróżach służbowych nie ograniczają się do godzin pracy. Platformy do zarządzania podróżami, oferują całodobowe wsparcie w przypadku opóźnień lotów, odwołań lub zmian w planie podróży w ostatniej chwili.
Pracownicy zyskują spokój ducha wiedząc, że pomoc jest zawsze dostępna, a firmy korzystają z krótszych przestojów i płynniejszego działania.
5. Zaawansowane raportowanie dla lepszego podejmowania decyzji
Nowoczesne platformy zarządzania podróżami zapewniają solidne możliwości analizy danych, oferując spostrzeżenia, które mogą pomóc firmom ulepszyć ich programy podróży. Spostrzeżenia te obejmują:
- Trendy w wydatkach na podróże
- Wskaźniki zgodności z polityką
- Zachowanie pracowników w podróży
- Analiza śladu węglowego dla zrównoważonego podróżowania
Dzięki dostępowi do tych raportów firmy mogą podejmować decyzje w oparciu o dane, aby optymalizować swoje programy, zwiększać zgodność z przepisami i ograniczać zbędne wydatki.