Podczas podróży służbowych pracownicy muszą często reagować na zmieniające się warunki i niekomfortowe sytuacje. Odwołany lot, czy overbooking w hotelu, to są te sytuacje podczas których kontrolowanie wydatków i przestrzeganie przepisów polityki podróży służbowych staje się trudne. Jeśli do pokrycia nieplanowych wydatków pracownicy używają gotówki lub prywatnych kart kredytowych, proces rozliczenia takich wydatków i dokonywanie zwrotów staje się bardziej skomplikowany i tym samym generuje większe koszty dla firmy.
Korzystanie z osobistych prywatnych kredytowych może prowadzić również do wzrostu nieuczciwych wydatków, oszustw i wyłudzeń.
Można rozwiązać te problemy, wprowadzając firmowe karty kredytowe do swojego programu podróży. Korporacyjne karty kredytowe nie są już tylko narzędziami pomagającymi pracownikom płacić za podróże służbowe i rozrywkę. Dziś są atutem biznesowych narzędzi płatniczych.
5 korzyści z używania firmowych kart kredytowych
Czym są firmowe karty podróżne?
Mówiąc najprościej, firmowe karty podróżne to karty wydawane przez firmę, z których pracownicy mogą korzystać podczas podróży służbowych na wydatki, takie jak rezerwacje hoteli, posiłki dla klientów, bilety lotnicze itp. Firmowe karty podróżne mają wydrukowane nazwiska pracownia i nazwę firmy.
1. Lepsza kontrola wydatków i widoczność
Jeśli firma nie ma polityki podróży służbowych albo zdefiniowanych limitów wydatków może te dwie kwestie załatwić jednym narzędziem – firmowymi kartami podróżnymi (kredytowymi).
Dzięki nim firma może ustawić limit wydatków na karcie kredytowej lub na każdym typie transakcji przed przekazaniem jej pracownikom. Dzięki dodatkowemu oprogramowaniu do zarządzania karta kredytowa w podróży służbowej pozwala weryfikować wydatki, ponieważ daje pełny wgląd w szczegóły każdej transakcji.
2. Ułatwione rozliczanie wydatków na podróże służbowe
Pracownicy nie muszą martwić się o zbieranie i przechowywanie fizycznych kopii paragonów podczas podróży służbowych. Mogą importować szczegóły transakcji bezpośrednio z systemu wydatków i łatwo tworzyć raporty wydatków. System zarządzania wydatkami automatyzuje proces wydatkowy, oszczędzając w ten sposób mnóstwo czasu.
Ponadto dział finansowy może szybko przeanalizować ogólne wydatki pobrane z systemu wydatków, zapewniając dogłębny wgląd w proces podejmowania decyzji. Co więcej, gdy tylko raport z wydatków zostanie zatwierdzony i wysłany do zespołu księgowego, pracownicy mogą z łatwością ponownie sprawdzić wszystkie szczegóły w celu dokładnego zwrotu kosztów.
3. Wykrywanie oszustw i wyłudzeń
Zawsze istnieje możliwość oszustwa, gdy pracownicy używają prywatnych kart kredytowych lub gotówki. Mogą np. dostarczyć rachunek na wyższą kwotę lub raportować wydatki, których nie ponieśli na podstawie np. prywatnych paragonów.
W takich okolicznościach z pomocą przychodzą firmowe karty podróżne. Dzięki tym kartom menedżerowie i dział finansowy mają pełny wgląd w wydatki pracowników, unikając w ten sposób niezgodnych wydatków. Pracownicy nie otrzymują również zwrotu kosztów na inne karty niż te użyte do transakcji. Nie ma więc miejsca na potencjalne oszustwa. Co więcej, menedżerowie finansowi mogą definiować limity wydatków, aby uniknąć wszelkich szans na przekroczenie wydatków.
4. Nagrody, bonusy, upgrady
Karta kredytowa w podróży służbowej to również świetne narzędzie do gromadzenia bonusów. Korzystając z firmowych kart podróżnych, zarówno firmy, jak i pracownicy mogą otrzymywać nagrody. Można uzyskać zniżki na transport, zakwaterowanie, wynajem samochodów itp., a także zwrot gotówki lub karty podarunkowe.
Ponadto otrzymujesz roczny rabat gotówkowy na zakupy. Niektóre firmy obsługujące karty kredytowe zapewniają również ubezpieczenie podróżne, jeśli rezerwacji dokonano przy użyciu służbowej karty podróżnej.
5. Bezpieczeństwo i ochrona
Karty kredytowe do podróży służbowych mają wysoki poziom bezpieczeństwa, aby zapobiec kradzieży lub niewłaściwemu użyciu. Nawet jeśli pracownicy zgubią służbową kartę podróżną podczas podróży służbowej, mogą poinformować o tym kierownika ds. podróży. Menedżer podróży może ją zablokować, aby zapobiec nieuczciwym obciążeniom i uzyskać nową kartę kredytową.
W przypadku kradzieży danych karty i kradzieży środków firma może skorzystać z procedury chargeback (ma na to 120 dni).
Z chargeback’u można również skorzystać jeśli usługa, która została opłacona kartą kredytową nie została zrealizowana.
Wiele korporacyjnych firm obsługujących karty kredytowe oferuje dodatkowe zabezpieczenia, takie jak awaryjne zaliczki gotówkowe. Zapewniają również inne świadczenia, takie jak ubezpieczenie wynajmu samochodu w razie wypadku, jeśli pracownik zapłacił za usługi wynajmu za pomocą karty.
